カップを持ち、犬をかわいがりながらノートパソコンのそばで仕事をしている人物を見下ろす画像

在宅勤務中の生産性を向上させるための7つの簡単なヒント

10 2020
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在宅勤務の体験は、オフィスへの通勤の毎日と比べればうれしい変化ですが、快適な自宅ですら、多くの問題があります。 一人で責任を負わねばならず、家族、ルームメイト、子ども、ペット、同居するその他の誰かとのやりとりで気が散るため、自分で自分を苦しめてしまうかもしれません。 基本的なルールと1日のスケジュールを決めれば、仕事の邪魔を減らした生産的な仕事環境を作り、仕事のモチベーションを保つことができます。 ここでは、在宅勤務時の生産性を向上させる7つのヒントを紹介します。

1. 理想的な作業スペースを確保する

デスク上のコンピューター

在宅勤務で専用の作業スペースを持てること自体が、すでにぜいたくです。 自宅に専用のオフィスルームを持つ人もいますが、Kingstonの社員数名を含め、多くはキッチンのカウンターで作業したり、その場しのぎの机として使用できる平面を使用したりして、やり繰りしなければなりません。

どんな状況であれ、家の中で作業スペース専用に割り当てられる場所を見つけましょう。 それは自分の部屋かもしれませんし、キッチンかもしれません。居間になる場合もあり得ます。邪魔が入らず、仕事に集中できれば十分です。

仕事をする場所で遊ばず、遊ぶ場所で仕事をしないでください。リラックスする場所と働く場所をはっきりと区別することが、仕事を始めよう、終わらせようという気分になる環境を作るカギになります。

目標は、在宅勤務中でも仕事と家庭生活を分けることです。 仕事を完了するためのスペースを確保し、仕事と気晴らしの間に一線を画すことが、仕事の邪魔を制限しながら生産性を保つのに役立ちます。

2. 仕事がある日のスケジュールと優先順位を決める

出社する場合は、1日の自然なリズムがあり、日課を作るのが容易です。1日を始めるために行う小さな準備のすべてが、個人のスケジュールを立てるのに役立ちます。 通勤前、毎朝の日課を通じて、1日の仕事の心構えを持つことができます。

デスク上のノートパソコン

在宅勤務になってから、日課も変化しました。
決まった時間に決められた事を行わなければならない仕組みは、もうありません。 燃え尽きたり働き過ぎないようメンタルヘルスを保つために、これらの区別は大切です。

家庭生活から勤務時間を明確に区別するスケジュールを作りましょう。朝に仕事をすると調子が良い人は、午前中に生産的な作業時間を最大限確保できるよう、スケジュールを調整しましょう。 午後に仕事をすると好調な人は、毎日最善を尽くすことができるように、午後にスケジュールを集中させましょう。

また、休憩を忘れずにとってください。特に昼食の休憩です。勤務時間中に生産性を最大限に上げることは重要ですが、休憩をとり、身体と心を休ませることも同じように重要です。テレワークにはストレスが少ない印象があるかもしれませんが、働き過ぎになりやすいのです。それが、健康的で生産的な勤務スケジュールのために十分な休憩をとることが重要な理由です。

3. 1日の終わりに「退社」する

時計

テレワークでは、より適切なワークライフバランスが確立するはずと思い込む場合があります。ただでさえ自宅で快適に過ごしていると、仕事に熱中してしまい、「退社」しない状態になりがちです。時間の記録を取り、1日を締めくくり、仕事を切り上げる機会を作りましょう。

ゴールがあることが分かれば、勤務時間の生産性を最大限に上げるのに役立ちます。いつまで続くかわからない状態で際限なく働き続けると、何も成し遂げることなく、働き過ぎ、燃え尽きる可能性が高くなります。仕事の切り上げを設定していないと、期限が迫ったプロジェクトやタスクがずっと気になってしまいます。

オフィスでは、みんなが荷物をまとめ、帰る準備をするので、帰宅のタイミングが容易にわかります。家では、1日の終わりを示す共同のリマインダーはありません。毎日同じ時間に仕事を終える必要はありませんが、勤務時間とそれ以外を区別する境界を設定すれば、作業スペースを離れ、翌日に備える時間をとりながらリラックスできやすくなります。

4. 適切なツールを活用する

誰もが自宅で個別に働いている今、コミュニケーションとコラボレーションはかつてないほど重要性を増しています。 多くの人は、ビデオと音声の通話を使用して同僚と連絡をとり、ミーティングや確認を行っています。 適切なキーボードとマウス、USBアダプター、モニター、マイク、ヘッドホンなど最低限のツールを用意すれば、些細な問題を心配せずに効率性と生産性を保てる効果があります。

コンピューターのあるデスクを見下ろした図

ノートパソコンの隣にディスプレイモニターを追加すると、セットアップがより一層効率的になります。 複数のウィンドウでさまざまなプログラムとアプリを同時に開き、より便利に操作して管理できるようになります。

フルサイズのキーボードとマウスを使用すれば、コンピューターの前で長時間働いても、さらに快適に過ごすことができます。大したことではないと思うかもしれませんが、ノートパソコンのキーボードとトラックパッドよりも、フルサイズのキーボードとマウスを使用する方が、より速く快適にワークフローをこなせ、生産性が上がります。

また、ビデオとオーディオの通話にヘッドセットを使用すると状況は一変します。Bluetooth接続のワイヤレスヘッドセットがあれば、余分なケーブルを気にする必要はなくなります。また、ほとんどのヘッドセットはマイクを内蔵しているため、別途マイクは必要ありません。 マイクは内蔵されていたり、着脱式であったりします。

弊社がお勧めする在宅勤務用製品には、暗号化USBドライブとNucleum USB-Cハブがあります。 暗号化USBドライブは、デバイス間のデータの転送を素早く簡単に行え、ユーザーの情報を守る優れたデータ保護も実現します。 仕事で絶対にファイルを取得しなければならない場合は、データを安全に守る暗号化USBを検討してください。

Nucleumは1台のハブですべてを制御します。マウス、モニター、USBを接続でき、接続デバイスを充電する電力パススルー機能も利用できます。 ノートパソコンとともに慣れ親しんだアクセサリーすべての機能を活用でき、理想的な在宅勤務空間を作りあげるの完璧なツールです。

5. コミュニケーションがカギ

ノートパソコンのビデオチャットの人々

在宅勤務にコミュニケーションは欠かせません。 プロジェクトの同僚とコミュニケーションをとり、タスクと勤務状況を伝えることは、スムーズかつ手軽に在宅勤務を維持するのに重要です。

離れた場所から勤務する場合の目標は、他の同僚と離れていてもつながっている感覚を維持することです。 チームメンバーとの連絡に役立つよう設計されたアプリとツールは豊富にあります。自分とチームの仕事に合う適切な物を使用すれば、自宅にいながら生産性に大きな違いが出ます。

KingstonではAsanaとMicrosoft Teamsを使用して、プロジェクトとタスクの連絡と管理を行っています。仕事の詳細を連絡し、円滑に進めるために、Microsoft Teamsを使用してチャットし、ビデオ会議を主催しています。 タスクの管理には、ファイルのアップロードと共有、プロジェクトの割り当て、締め切りの決定ができるAsanaを使用します。

また、Zoomも使用して、ゲームナイトやハッピーアワーなどの楽しいソーシャルイベントを主催します。これは、楽しくチームをまとめる活動に取り組む機会を求めて、勤務時間外でもチームメンバーと連絡を欠かさず、交流するための優れた方法です。

コンピューターのそばに座る犬

6. 仕事の邪魔を減らす

テレワークは疑いなく快適な体験ですが、理想的な労働環境とは言えません。 仕事の邪魔は、テレワークの最大の問題のひとつです。仕事の後にしたいことのすべてが、今すぐできてしまうからです。 仕事に集中し続けることは大変ですが、在宅ではさらに難しくなります。

洗濯物を洗濯機に入れたり、軽食を素早く作ったりするなど、休憩時間中に他のタスクをこなすことは問題ありませんが、どの程度仕事の邪魔になるのか注意を払ってください。 時間がかかり過ぎる、または多くの集中力が必要な活動に関わるのは避けてください。

休憩でタイマーをセットすると、仕事以外の事をして仕事に戻るタイミングを忘れないようにできます。オフィスで気を配ってくれる同僚がいないため、気分転換や仕事の邪魔を切り上げる努力が重要になります。

7. 社交的活動と互いとのつながり

ビールを持ちながらビデオチャットをするノートパソコンのユーザー

在宅勤務では、仕事の単調さを破り、交流を維持するのに役立つ、おなじみの社会的なつながりの多くが失われます。 1日が退屈にならないように、仕事の日が何とか早く終わるように、おしゃべりをしたり、何か新しいことをしたりすることはできません。

距離を縮めるために、 SlackやMicrosoft Teamsなどのメッセージアプリや、SkypeやZoomなどのビデオ会議プログラムを使用して同僚と話しましょう。 ちょっとした交流と社会的な連絡は、孤独感を抑える効果があります。同僚との連絡を欠かさず、チームとの健康的な社会関係を保ちましょう。

こうした心構えは、同僚だけに当てはめる必要はありません。 物理的に会うことはできなくても、バーチャルイベントを計画して、友人や親戚と情報を交換するのは、社交性を保ち、他の人と関わるために良い方法です。 お互い在宅の身ですが、手を差し伸べ、つながり、生活を共有することは依然として重要です。

#KingstonIsWithYou

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