在笔记本电脑前办公的一个人端着杯子并抚摸狗的俯视图
提高在家办公效率的七个小提示

相比每日通勤前往办公室,在家办公是个受欢迎的改变,但是,即便在自己舒适的家中,我们也可能面临大量挑战。由于缺少问责和每日常规,以及来自家人、室友、儿童、宠物以及与您一同呆在家里的其他人的干扰,您可能会成为自己最可怕的敌人。通过制定一些基本原则并精心安排每日工作,您可以打造一个富有成效的工作环境,减少干扰因素并保持专心做事的积极性。下文介绍了提高在家办公效率的七个提示。

1. 开辟专门的理想工作空间

桌上的计算机

既然在家办公,拥有专门的工作空间本身就几乎是一种奢求。一些人可能在家里拥有专门的办公房间,但许多人,包括我们的部分金士顿员工,必须利用手头的一切资源,例如在厨房台面上办公,或将可以找到的任何平面当作临时办工桌。

无论您的个人情况如何,尝试在家里找到一个地方,并把它变成专门的工作空间。这可能是房间或厨房。甚至可能是客厅。只要选择的是能让您避开干扰因素并专心工作的地方即可。

不要在工作的地方娱乐,也不要在娱乐的地方工作。在休息区和工作区设立明确的界限,是创造一个理想环境并让您感觉工作时间到了并把事情做好的关键。

目标是将工作与家庭生活分离开,即便在家办公也不例外。开辟专门用于处理工作的空间,在工作与休息之间划定界限,将有助于让您保持工作效率,同时减少干扰因素。

2. 精心安排工作日并设定优先级

进入办公室,您在每一天会有一种自然节奏,帮助您形成常规和规律。您在一天开始时在幕后完成了所有微不足道的准备工作,这都有助于形成个人日程。您在通勤前往办公室之前的晨间常规习惯让您从心理上为工作日做好了准备。

桌上的笔记本电脑

开始在家办公后,这种常规被打破了。不再有安排要求您在特定时间做特定事情。设定这些界限有助于让您保持心理健康,避免精疲力尽或工作劳累过度。

尝试创建一个日程,其中明确定义工作时间与家庭生活。如果在早晨能更好地开展工作,尝试优化日程,以便您始终可以充分利用早晨这段富有成效的工作时间。如果在下午工作效果更好,将日程安排在下午,以便您每天都有最佳表现。

此外,不要忘记休息。午休时间尤为重要。在工作时间保持最高工作效率是件重要的事情,而通过休息放松身心也同样重要。尽管在家办公让人感觉工作压力减轻,但您很容易让自己工作劳累过度,因此充分休息对于健康、富有成效的工作日程至关重要。

3. 一天结束时离开“办公室”

钟表

您可能会认为在家办公会改善工作与生活的平衡。由于身处自己舒适的家中,很容易陷入自己的工作之中,从不“下班”。掌控时间,让自己有机会结束一天的工作,并将工作抛到脑后。

知晓终点线的存在,将有助于让您充分利用工作时间,提高工作效率。如果您只是坐在桌前无休无止的工作,全无结束的迹象,您很有可能工作劳累过度、精疲力尽,但没有完成任何工作。如果不设定界限,马上要交付的令人生畏的项目和任务将始终萦绕在您的眼前。

在办公室中,当大家都在收拾东西并准备下班时,您很容易想起回家时间到了。而在家中,就没有这种同事间的提醒来告诉您一天结束了。您不必每天都在同一时间下班,但设定这些界限来定义工作时间和非工作时间,将有助于让您离开自己的工作区间并放松身心,让自己有时间为第二天做好准备。

4. 利用正确的工具

由于每个人都独自在家办公,沟通与协作现在变得比以往任何时候都重要。我们许多人都使用视频和语音电话与同事保持联系,以及举行会议和签到。借助一些基本工具,例如合适的键盘和鼠标、USB 适配器、显示器、麦克风和耳机,对于保持高效率大有帮助,同时让您不必担心小麻烦。

桌子与计算机的顶视图

除了笔记本电脑,添置一台显示器也有助于扩展您的办公空间。您可以同时打开不同的程序和应用,并在屏幕上开启多个窗口,让事情更易于管理和方便使用。

在计算机前长时间工作时,使用全尺寸键盘和鼠标可以提高工作舒适性。这可能看起来意义不大,但使用全尺寸键盘和鼠标,而不是笔记本电脑的键盘和触摸板,让您可以工作起来更快、更舒适,从而提升工作效率。

此外,使用耳机进行视频和语音通话会让一切大不相同。您可以使用蓝牙连接的无线耳机,不必担心额外的电缆和电线。您也不需要单独的麦克风,多数耳机都自带麦克风。一些麦克风是内置的,而其他可能是可拆式。

我们喜欢的一些在家办公产品包括加密 USB 闪存盘Nucleum USB-C 集线器。加密 USB 闪存盘让您可以快速轻松地在设备之间来回传输数据,还提供卓越的数据安全性,保障信息安全。如果您必须在工作时检索文件,可以考虑使用加密 USB 闪存盘确保数据安全。

一台 Nucleum 集线器支持多台设备。它支持您使用鼠标、显示器、USB 设备,甚至通过直通充电为连接的设备充电。您将拥有您爱在笔记本电脑上使用的所有外设的功能,使得此集线器成为您打造理想在家办公空间的完美搭档。

5. 沟通是关键

多人通过笔记本电脑进行视频聊天

沟通对于在家办公必不可少。与同事就项目进行沟通并让他们及时了解任务和忙闲时间,对于保持顺利、轻松的在家办公体验至关重要。

尽管远程办公会与其他同事分离开,但目标是仍有归属感。有大量应用程序和工具可以帮助您与队友保持联络,为您和您的团队使用正确的工具对于保持在家办公效率至关重要。

在金士顿,我们使用 Asana 和 Microsoft Teams 保持联络,并管理我们的项目和任务。在沟通和处理工作细节时,我们使用 Microsoft Teams 进行聊天和举行视频会议。为了管理任务,我们使用 Asana 上传和共享文件、分配项目和安排截止日期。

我们还用 Zoom 举办娱乐性社交活动,例如游戏之夜和欢乐时光。通过这个好方法,我们可以在非工作时间与团队成员保持联络和社交,从而有机会开展有趣的团建活动。

狗在计算机前

6. 减少干扰因素

在家办公无疑会带来更舒适的体验,但这并不意味着这就是理想的工作环境。干扰因素是在家办公的最大挑战。您期盼下班后拥有的所有东西现在触手可及。工作时保持专注本身就很难,在家里则更难。

在休息时间做些其他事情是可以的,例如把一堆衣服扔进洗衣机或迅速做份快餐,但要留意自己分心的时间。避免从事占用过多时间和精力的活动。

为任何休息设定定时器,有助于避免分心,并在需要返回工作时发出提醒。由于我们同事与我们不在办公室,无法让我们负起责任来,尽最大努力减少干扰因素非常重要。

7. 社交与互动

视频聊天中手握啤酒的笔记本电脑用户

由于在家办公,我们失去了许多我们熟悉的社会交往,这类社交活动有助于消除工作的枯燥性并让我们保持社交。我们不再有闲聊和偶然性事件,而这些会让我们感觉没那么单调,让工作日更快地结束。

为了克服距离带来的影响,可以通过 Slack 和 Microsoft Teams 等聊天应用程序或通过 Skype 或 Zoom 等视频会议程序与同事谈话。小小的互动和社交性签到对于减少孤独感和隔离感大有帮助。与同事保持联络并与团队保持健康的社交关系。

所有这些并非仅仅适用于您的同事。您可能无法亲自与人见面,但组织一场虚拟活动并与好友或亲戚叙旧,也不失为保持社交和与人交往的好方法。即便我们在家办公,接触他人、联络他人并与他人分享我们的生活仍然非常重要。

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