在筆記型電腦前工作的人舉著杯子、摸著狗的俯瞰圖。

在家工作時提高生產力的 7 個簡單秘訣

從原本每天通勤到辦公室,改成在家工作,這可能是一個令人愉快的變化,但是即使在我們舒適的家中也可能要面對許多挑戰。
不像在辦公室裡有責任制和一般的例行公事,在家還有來自家人、室友、小孩、寵物和其他同在一個屋簷下的人的干擾,您可能會成為自己最大的敵人。
透過制定一些基本規則和事先安排一天的工作,這樣可以降低分心的可能性,有動力地完成工作,創造出一個富有效率的工作環境。
以下是在家工作時幫助您提高生產力的 7 個秘訣

1. 創造理想的工作空間

放置在桌上的電腦

現在您在家工作,擁有專屬的工作空間本身就是一種奢侈。有些人可能在自己的家中擁有專屬的辦公室空間,但許多包括在 Kingston 上班的人,我們必須將就在廚房的中島上工作,或是任何我們可以當作臨時辦公桌的平坦桌面。

無論您所面對的情況是什麼,試著在家裡找到一個地方並將它改造成專屬您的工作空間。可以是您的房間或是您的廚房。甚至是您的客廳。選出一個可以讓您遠離干擾,並專注工作的地方。

並且試著把放鬆和工作空間分開。 在放鬆和工作的空間之間保持明確的界限,就能創造出讓您覺得該好好工作的環境。

目標是即使您在家工作,也要將工作和家庭生活區分開來。在放鬆和工作之間劃清界限,圈出專屬工作的空間,這樣有助於保持生產力,同時降低分心的可能性。

2. 規劃並排定上班日的日程

踏入辦公室時,自然有一套工作節奏,可以幫助您建立當天的日程。 您為開始新的一天所做的大大小小準備,都有助於建立您的一天。 通勤去辦公室之前,您早晨的例行事項可在精神上為上班做好準備。

放置在桌上的筆記型電腦

自從轉換為在家工作後,上班前的例行事項已和過去完全不同。 您不再需要在特定的時間安排做某些事。在您精疲力竭或過勞之前,建立這些界限對於保持您的心理健康至關重要。

試著建立一個日程表,明確定義您在家中的工作時間。如果您在早上工作效率較好,即可將日程往上提,盡可能地利用早上的時間工作。 如果您在下午晚些時候效率較好,那就將工作集中安排在下午左右,這樣您每天即可保持最佳狀態。

另外,別忘了休息一下。尤其是您的午休時間。在工作時間內盡可能地提高生產力極為重要,但休息一下讓您的身心得到休息也同樣重要。儘管在家工作可能會給人一種壓力較小的印象,但您很容易讓自己過度勞累,所以一定要在安排好的時間休息,因為休息是可以健康又有效率地工作的關鍵。

3. 離開「辦公室」即一天的結束

時鐘

您可能會有在家工作可以建立更多生活與工作間平衡的印象。由於你已經在自己的家中過得舒適,您會很容易陷入工作之中,永遠不會有「放假的一天」。記下時間,並給自己總結一天的機會,把工作拋在腦後。

知道終點線的存在將幫助您盡可能地利用時間以提高生產力。如果您坐在那裡沒完沒了地工作,看不到盡頭,您很可能會過勞、精疲力竭且一事無成。如果您不設定界限,那麼期限緊迫且艱鉅的專案和工作可能會使您喘不過氣。

在辦公室工作時,當每個人都在收拾東西準備結束這一天的時候,很容易提醒您是時候該回家了。 當您在家時,沒有其他人可以提醒您一天已經結束了。 您不必每天都在同一時間下班,但設定這些界限來定義您的工作時數和下班時間將有助於您離開工作空間並放鬆身心,同時給您時間來為第二天做準備。

4. 運用正確的工具

由於每個人都在家獨立工作,因此溝通與合作比以往任何時候都更加重要。我們當中的許多人都在使用視訊和語音通話,與同事保持聯絡以及舉行會議和簽到。 一些必要的工具,如合適的鍵盤和滑鼠、USB 轉接器、螢幕顯示器、麥克風和耳機,可以幫助您輕鬆保持效率和生產力,且不必擔心一些小麻煩。

電腦放在書桌上的俯視圖

除了您的筆記型電腦,有一個額外的螢幕顯示器可以讓您在工作上更加靈活。 您可以同時開啟不同的軟體和應用程式,並在螢幕上開啟多個視窗,讓您更容易管理並處理工作事項。

使用全尺寸的鍵盤和滑鼠可以在長時間電腦前工作時帶來更多舒適感。看起來似乎沒什麼,但是使用全尺寸鍵盤和滑鼠而不是筆記本電腦的鍵盤和觸控板,可以更舒適地工作、提高效率,從而提升工作生產力。

此外,使用耳機進行視訊及語音通話可以讓一切變得不同。無線耳機可以用藍牙連線,不須擔心額外的傳輸線和電線。 您也不需要單獨的麥克風,因為大多數耳機都有麥克風。 有些是內建的,有些是可拆式的。

我們最喜歡的一些在家工作產品包括加密 USB 隨身碟Nucleum USB-C 集線器。您可以使用加密 USB 隨身碟,輕鬆又迅速地在裝置之間來回傳輸資料,而且出色的加密保護功能可以確保您的資訊安全無虞。 如果您必須回公司電腦存取檔案,可以考慮使用加密 USB 來確保資料安全無虞。

Nucleum 是可以一次使用不同裝置的集線器。 它可以連接滑鼠、螢幕顯示器、USB,甚至為您的裝置充電。 如此一來,您可以在筆記型電腦上一次找回所有已經習慣的功能,是您在家工作空間的完美夥伴。

5. 溝通是關鍵

人們在筆記型電腦上進行視訊通話

在家工作時,溝通至關重要。與您的同事就專案進行溝通,讓他們了解最新的工作和可用的資源,對於保持流暢以及輕鬆在家工作的體驗相當重要。

遠端工作的目標是儘管與您的同事分隔多地,仍有在一起工作的感覺。 有許多應用程式和工具都是為幫助您與團隊成員保持聯絡而設計的,從中選擇適合且可讓您和您的團隊在家中保持高生產力,就能提高工作效率。

在 Kingston,我們使用 Asana 和 Microsoft Teams 保持聯絡並管理我們的專案和工作事項。 談到溝通及整理工作細節時,我們則使用 Microsoft Teams 進行通話和舉辦視訊會議。 而工作項目的管理上,我們用的是 Asana,進行檔案上傳和共享,指派專案並安排完成期限。

我們還使用 Zoom 舉辦有趣的團體活動,例如遊戲之夜和歡樂時光。 這些有趣的活動可以建立團隊凝聚力,也是讓同事們在下班時間繼續保持聯絡及互動的好方法。

電腦前的狗

6. 降低分心的可能性

無庸置疑地,在家工作感覺是很舒服,但這並不代表家是理想的工作環境。 分心是在家工作時最大的挑戰之一。下班後,您所期待的一切都觸手可及。在工作時保持專注是很難的,在家工作就更難了。

在您的休息時間去做其他事也可以,比如將衣服丟進洗衣機,或者快速地吃點點心,但您要注意這很容易讓自己分心。避免參與會佔用太多時間和精力的活動。

為您的休息時間設定計時器可以幫助您避免偏離正軌並提醒您何時該回去工作。既然我們的同事不在辦公室,我們就必須負起責任,那就必須更努力來消除這些干擾。

7. 社交和參與

筆記型電腦使用者在視訊通話中拿著啤酒

自從在家工作以來,我們已經失去了許多我們熟悉的社交互動,原本這些互動可以打破工作的單調性,並讓人與人有所連結。過去工作上的閒聊跟小插曲,可以讓我們的工作變得有趣,也能讓一天更快結束。

若要遠距工作,請透過 Slack 和 Microsoft Teams 等通訊軟體或透過 Skype 或 Zoom 之類的視訊會議程式與您的同事交談。一點人際和社交互動和可以大幅減少孤獨感和隔離感。 與同事保持聯絡,並與團隊保持健康的社交關係。

而這些不一定僅只適用於您的同事。您可能無法與他人親自見面,但舉辦一次虛擬活動來與您的朋友或親戚聚聚是保持社交並與他人來往的好方法。儘管我們在家,與他人接觸、聯絡、分享我們的生活仍然是很重要的。

加密 USB 隨身碟

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