Vue verticale d'une personne travaillant sur un ordinateur portable, tenant une tasse et caressant un chien

7 conseils simples pour augmenter la productivité du télétravail

oct. 2020
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Travailler chez soi apporte des changements bienvenus, à commencer par la disparition des trajets quotidiens au bureau. Mais il peut aussi poser de nombreux défis, même dans le confort de votre propre domicile. Vous pouvez devenir votre propre pire ennemi, si vous ne vous responsabilisez pas suffisamment, si vous tombez dans des pièges de la routine quotidienne, les distractions des membres de votre famille, de vos colocataires, de vos enfants, de vos animaux domestiques et de toute autre personne qui habite sous votre toit. En définissant quelques règles de base et en structurant votre journée, vous pouvez créer un environnement de travail productif, pour limiter les distractions et vous motiver dans la continuité de chaque tâche. Voici 7 conseils pour vous aider à augmenter la productivité de votre travail à domicile.

1. Créer votre espace de travail idéal

Ordinateur sur un bureau

Maintenant que vous travaillez chez vous, avoir un espace de travail réservé est presque un luxe en soi. Certains peuvent transformer une pièce entière en bureau, mais d'autres doivent, comme plusieurs d'entre nous chez Kingston, travailler avec les moyens du bord, que ce soit un plan de travail de cuisine ou une simple surface plane transformée en bureau.

Quelle que soit votre situation, essayez de trouver un endroit qui peut être transformé en espace de travail dédié. Vous pouvez par exemple réserver un espace dans votre chambre ou votre cuisine. Peut-être même dans le salon. L'essentiel est de choisir un espace qui vous isole des distractions et vous permette de vous concentrer sur votre travail.

Ne jouez pas là où vous travaillez et ne travaillez pas là où vous jouez. Il est essentiel de maintenir une frontière clairement définie entre votre espace de détente et votre espace de travail, pour créer un environnement qui vous donne le sentiment qu'il est temps de travailler et d'être productif.

L'objectif est de séparer votre vie professionnelle et votre vie privée, même si vous travaillez chez vous. En traçant cette ligne de démarcation entre le travail et la détente, vous créez un espace réservé au travail qui vous aidera à rester efficace et productif tout en limitant les distractions.

2. Structurez et définissez les priorités de chaque journée de travail

Avant, votre journée avait un rythme naturel qui vous aidait à créer une routine. Tous les petits préparatifs en coulisses pour commencer votre journée vous aidaient à établir votre planning personnel. Votre routine matinale avant d'arriver au bureau vous permettait de préparer mentalement à votre journée de travail.

Ordinateur portable sur un bureau

Cette routine a changé depuis le premier jour de votre travail à domicile. Vous n'avez plus cette structure qui imposait certaines actions à certains moments. Il est essentiel de créer de nouvelles limites pour préserver votre santé mentale afin de ne pas vous épuiser ou vous surmener.

Essayez de créer un horaire qui définira clairement vos heures de travail basées sur votre vie privée. Si vous travaillez mieux le matin, essayez de planifier le gros de votre travail pendant les premières heures de la journée. Si vous travaillez mieux l'après-midi, concentrez votre emploi du temps professionnel dans l'après-midi afin de donner le meilleur de vous-même chaque jour.

N'oubliez pas de prendre des pauses. En particulier la pause de midi. Il est important de maximiser votre productivité pendant vos heures de travail, mais il est tout aussi important de prendre des pauses pour permettre à votre corps et à votre esprit de se reposer. Bien que le travail à domicile puisse donner l'impression que les choses seront moins stressantes, vous pouvez facilement vous surmener. C'est pourquoi il est important de prendre des pauses complètes pour avoir un horaire de travail sain et productif.

3. Quitter votre "bureau" en fin de journée

Horloge

Vous pourriez croire que travailler chez soi permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Comme vous êtes déjà chez vous, dans le confort de votre domicile, il est facile de se laisser prendre par son travail et de ne jamais "sortir du bureau", même mentalement. Comptez vos heures, et donnez-vous la possibilité de terminer votre journée et de vous séparer de votre activité professionnelle.

Le fait de savoir qu'il y a une ligne d'arrivée vous aidera à optimiser vos heures de travail, et rester productif. Si vous restez assis à travailler constamment sans interruption et sans voir une ligne d'arrivée, vous serez très probablement surmené et épuisé sans rien accomplir. Si vous ne fixez pas de limites, vous serez vite entouré de projets et de tâches trop impressionnantes avec des échéances toujours imminentes.

Dans l'entreprise, il est facile de se rappeler quand il est temps de rentrer à la maison, puisque tout le monde autour de vous prend son manteau pour rentrer chez soi. Lorsque vous êtes chez vous, aucun rappel collectif ne vient vous signaler la fin de la journée. Vous n'êtes pas obligé de quitter votre travail à la même heure chaque jour. Mais en mettant des limites à vos heures de travail et en fixant l'heure de la sortie, vous pourrez plus facilement sortir de votre bulle professionnelle et vous détendre, tout en vous donnant le temps de préparer le lendemain.

4. Utiliser les bons outils

La communication et la collaboration sont aujourd'hui plus importantes que jamais, puisque chacun travaille individuellement chez soi. Nous sommes nombreux à utiliser les appels vidéo et audio pour rester en contact, tenir des réunions et prendre des nouvelles. Certains outils essentiels comme un clavier et une souris adaptés, des adaptateurs USB, des moniteurs, un micro et des écouteurs peuvent vous aider à rester efficace et productif sans être gêné par une multitude de petits inconvénients.

Vue de dessus d'un bureau avec un ordinateur

En plus de votre ordinateur portable, un écran supplémentaire est très utile et confortable pour donner à votre espace une dimension plus professionnelle. Plus l'écran est grand, plus vous pourrez ouvrir différents programmes, fenêtres et applications. Les choses deviennent alors plus faciles à gérer et plus pratiques, plus efficaces.

Le choix d'un clavier et d'une souris de taille normale ajoute un confort supplémentaire lorsque vous travaillez pendant de longues périodes. Vous serez surpris de constater à quel point un clavier standard avec clavier numérique, et une souris de taille normale peuvent améliorer le confort, la productivité, accélérer le travail, par rapport au clavier et au pavé tactile d'un ordinateur portable.

De plus, un casque pour vos appels vidéo et audio peut changer complètement la situation. Certains casques sans fil sont équipés d'une connexion Bluetooth, et vous évite d'avoir à gérer des fils supplémentaires. La plupart des casques sont équipés d'un micro et supprime donc le micro sur tige posé sur le bureau. Certains sont intégrés au casque, tandis que d'autres sont amovibles.

Parmi nos produits préférés pour le travail à domicile, citons les clés USB cryptées et le concentrateur Nucleum USB-C. Une clé USB cryptée permet de transférer rapidement et facilement des données d'un appareil à l'autre. Elle offre une sécurité exceptionnelle pour sauvegarder vos informations. Si vous devez absolument aller dans l'entreprise pour récupérer des fichiers, choisissez une clé USB cryptée pour garder vos données en sécurité.

Nucleum est le concentrateur pour les gouverner tous. Nucleum permet de brancher simultanément une souris, un moniteur, des clés USB et même de charger des appareils connectés. Vous retrouvez tous les accessoires dont vous avez l'habitude sur votre ordinateur portable. C'est le compagnon idéal pour créer votre espace de travail idéal chez vous.

5. La communication est la priorité

Des personnes en conversation vidéo sur un ordinateur portable

Pour travailler chez soi, la communication est la fonction indispensable. Vous devez communiquer avec vos collègues sur les projets en cours, les informer et suivre les tâches et les disponibilités, maintenir une expérience de travail à domicile facile et ordonnée.

L'objectif du télétravail est de rester connecté et productif malgré l'isolement et la distance physique. Il existe de nombreuses applications et outils conçus pour vous aider à rester en contact avec les membres de votre équipe. Le choix des applications qui vous conviendront à vous et à votre équipe sera déterminant pour assurer votre productivité chez vous.

Chez Kingston, nous avons Asana et Microsoft Teams pour rester en contact et gérer nos projets et nos tâches. Lorsqu'il s'agit de communiquer et de faciliter les détails des projets, nous utilisons Microsoft Teams pour discuter et organiser des vidéoconférences. Pour gérer les tâches, nous préférons Asana qui nous permet de télécharger et de partager des fichiers, d'assigner des projets et de programmer des échéances.

Zoom nous sert à organiser des événements sociaux amusants, tels que des soirées de jeux et des moments d'échange et de détente. C'est une excellente façon de garder le contact, de socialiser avec les membres de notre équipe en dehors des heures de travail, de participer à des activités amusantes et pour renforcer l'esprit d'équipe.

Un chien devant un ordinateur

6. Limiter les distractions

Travailler chez soi est sans doute une expérience plus confortable, mais cela n'est pas pour autant un environnement de travail idéal. Les distractions sont l'un des plus grands défis du télétravail. Tout ce dont vous avez envie après le travail est désormais à portée de main, à chaque instant. Garder un bon niveau de concentration est déjà difficile dans l'entreprise, mais c'est encore plus difficile chez soi.

Vous pouvez vous consacrer à d'autres tâches pendant votre pause, par exemple faire une lessive ou préparer une collation, mais faites attention à ne pas vous laisser distraire. Évitez de commencer des activités qui vous demanderont trop de temps et de concentration.

Vous pouvez régler des alarmes sur votre téléphone portable pour limiter la durée de vos pauses, ne pas rester absorbé dans une activité privée, et vous rappeler quand il est temps de retourner au travail. Comme nos collègues ne sont pas au bureau avec nous pour nous demander des comptes, des efforts supplémentaires sont indispensables pour éliminer les distractions.

7. Socialiser et s'engager

Utilisateur d'un ordinateur portable tenant une bière pendant un chat vidéo

Depuis que nous travaillons à domicile, nous avons perdu un grand nombre de nos interactions sociales habituelles, qui rompent agréablement la monotonie, et soutiennent nos amitiés. Nous n'avons plus ces bavardages et ces événements uniques qui donnaient une atmosphère spéciale à chaque journée, gommait la banalité du quotidien, nous accélérant d'une certaine façon vers la fin de la journée.

Pour effacer la distance, bavardez avec vos collègues avec des outils de messagerie comme Slack et Microsoft Teams ou des programmes de vidéoconférence comme Skype ou Zoom. Avec toutes ces petites interactions et ces moments consacrés à prendre des nouvelles, nous effaçons agréablement nos sentiments d'isolement, nous sommes moins solitaires et toujours membres d'une équipe. Restez en contact avec vos collègues et préservez des relations sociales saines avec votre équipe.

Tout cela ne s'applique pas seulement à vos collègues de travail. Vous ne pouvez peut-être pas vous rencontrer en personne, mais des événements virtuels vous aideront à prendre des nouvelles, à garder le contact avec vos amis ou votre famille. C'est un excellent moyen de maintenir votre vie sociale et de rester proches des autres. Même si nous sommes à la maison, il est important de tendre la main, de se connecter et de partager nos vies les uns avec les autres.

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