CODICE DI CONDOTTA KINGSTON

Kingston Technology Company, Inc. e le sedi aziendali di tutto il mondo (da qui in poi collettivamente denominate con il nome “Kingston”) si impegnano ad adottare il Codice di condotta (Versione 7.0 – 2021) della Responsible Business Alliance (RBA) che definisce gli standard finalizzati a garantire che le condizioni di lavoro siano sicure, che i lavoratori siano trattati con rispetto e dignità e che le operazioni aziendali siano gestite in maniera responsabile sotto il profilo ambientale. Kingston ritiene che l’adozione e l’integrazione di questo Codice di condotta RBA (di seguito denominato “questo Codice”) nelle sue operazioni aziendali sia in grado di promuovere e preservare l’integrità in tutti gli aspetti delle operazioni aziendali. Al fine di preservare e applicare le regole indicate nel Codice, Kingston si aspetta che i suoi fornitori operino in conformità al medesimo Codice, che stabilisce standard in materia di protezione dell’ambiente, relazioni con la società, pratiche etiche, privacy dei dati, qualità e sicurezza dei prodotti, salute e sicurezza del personale e altre misure relative al sistema di gestione. Sebbene Kingston riconosca che gli ambienti culturali in cui i fornitori di tutto il mondo operano siano estremamente variegati, questo Codice stabilisce i requisiti minimi che tutti i fornitori devono seguire nel condurre le loro relazioni commerciali con Kingston. I fornitori sono tenuti a cooperare con Kingston nella valutazione delle prestazioni per attestarne la conformità al Codice e dimostrare apertura verso le ispezioni, incluse quelle in situ delle strutture del fornitore da parte dei rappresentanti di Kingston. I fornitori sono tenuti a conservare tutta la documentazione necessaria ad attestare la conformità al presente Codice e devono fornire a Kingston l’accesso a tale documentazione, quando richiesto. I fornitori devono consentire ai rappresentanti di Kingston un livello di accesso ragionevole alle strutture produttive, durante le visite di ispezione. Le violazioni di questo Codice da parte dei fornitori di Kingston può risultare nella cessazione dei rapporti commerciali. Pertanto, Kingston si aspetta che tutti i fornitori cooperino con la valutazione delle prestazioni per attestarne la conformità al Codice, quando richiesto. Il codice viene manutenuto e aggiornato integrando le revisioni apportate da RBA.

A. Condizioni e termini di lavoro

Kingston si impegna a tutelare i diritti umani dei lavoratori e trattarli con dignità e rispetto, secondo quanto stabilito dalla comunità internazionale. Tali regole sono applicabili a tutti i dipendenti, inclusi quelli con contratti a termine, migranti, studenti, a contratto, dipendenti diretti e di qualunque altro tipo. Gli standard riconosciuti, elencati nella sezione “Riferimenti” sono stati utilizzati per la redazione del Codice e possono costituire utili fonti di informazioni aggiuntive.

Gli standard in materia di lavoro sono:

  1. Impiego scelto liberamente

    È fatto assoluto divieto di utilizzare qualunque forma di lavoro sotto ricatto (inclusi i casi di lavoro obbligato derivante da debiti), servitù debitoria, lavoro forzato in prigionia, schiavitù o traffico di persone. Tali divieti includono il trasporto, alloggio, reclutamento, trasferimento , o ricevimento di persone sotto minaccia, forza, coercizione, rapimento o frode nell’applicazione di norme e servizi per l’impiego. I dipendenti non devono essere soggetti ad alcun tipo di restrizione di movimento irragionevole sul luogo di lavoro, né devono essere sottoposti a restrizioni irragionevoli durante l’accesso e l’uscita dalle strutture aziendali, inclusi, quando applicabili, i dormitori e gli alloggi dei dipendenti. Come parte integrante del processo di reclutamento, ai dipendenti deve essere presentato un contratto di lavoro scritto nella lingua di appartenenza, che includa anche una descrizione dei termini e delle condizioni di impiego. I dipendenti immigrati stranieri, devono ricevere il contratto di lavoro prima della sua partenza dal paese di origine. Tale contratto di lavoro non deve essere modificato o soggetto a sostituzioni all'arrivo del dipendente presso il paese di destinazione, fatti salvi i casi in cui tali modifiche siano effettuate al fine di garantire la conformità alle norme locali e garantire termini di lavoro pari o superiori a quelli del contratto originale. Tutti i lavori devono essere effettuati su base volontaria, e i dipendenti devono essere liberi di poter lasciare il loro impiego o terminare il loro contratto di lavoro in qualunque momento. Datori di lavoro e agenti non possono trattenere o altrimenti distruggere, nascondere, confiscare o negare l’accesso dei dipendenti ai loro documenti di immigrazione, come i documenti di identità emessi dal governo, passaporti o permessi di lavoro. I dipendenti possono trattenere tale documentazione solo per gli scopi previsti dalle leggi vigenti. In tal caso, ai dipendenti deve essere garantito l’accesso ai loro documenti in qualunque momento. I dipendenti non sono tenuti a pagare alcuna tassa di reclutamento o altri compensi al datore di lavoro, agenti o sub-agenti. Qualora si dovessero riscontrare casi di pagamenti di tali compensi da parte dei dipendenti, gli importi corrispondenti devono essere restituiti ai dipendenti.

  2. Dipendenti di giovane età

    È fatto assoluto divieto di utilizzare qualsivoglia forma di sfruttamento del lavoro minorile durante qualunque fase di produzione. Il termine “bambino” indica qualunque persona di età pari a 15 anni, l’età minima per il completamento del ciclo di studi obbligatorio, o l’età minima prevista per l’impiego nel paese di appartenenza. In caso di divergenze sulle norme da applicare, farà sempre fede la norma che prevede l’età maggiore. Kingston adotta misure specifiche per verificare l’età dei suoi dipendenti. Il Codice supporta l’uso di programmi di apprendimento conformi a tutte le leggi e regolamenti vigenti. I dipendenti di età inferiore a 18 anni (giovani dipendenti) non devono essere assegnati a mansioni che mettano a rischio la loro salute e sicurezza, inclusi turni notturni e straordinari. Kingston adotta misure atte a garantire una gestione adeguata degli studenti lavoratori, attraverso una gestione adeguata dei registri degli studenti, rigorose attività di due diligence dei partner di formazione e misure di tutela dei diritti degli studenti, in conformità con le norme e i regolamenti vigenti. Kingston fornisce adeguato supporto e formazione a tutti gli studenti lavoratori. In assenza di norme locali, i trattamenti salariali di studenti lavoratori, stagisti e apprendisti, deve essere almeno pari al salario base dei dipendenti appena assunti e addetti a mansioni simili. Nei casi in cui vengono individuati casi di sfruttamento del lavoro minorile vengono adottate misure di supporto/correttive.

  3. Orari di lavoro

    Studi condotti sulle modalità di esecuzione delle mansioni lavorative indicano chiaramente lo stress lavorativo a una ridotta produttività, maggiore turnover del personale e a un incremento di infortuni e malattia. Gli orari di lavoro non devono superare gli orari massimi stabiliti dalle normative locali. Inoltre, il cumulo ore per settimana lavorativa non deve essere superiore a 60 ore alla settimana, inclusi straordinari e fatti salvi i casi di emergenze o situazioni esenti. Tutti gli straordinari devono essere effettuati su base volontaria. I dipendenti devono avere almeno un giorno di riposo alla settimana, ogni sette giorni.

  4. Salari e indennità

    I compensi corrisposti ai dipendenti devono essere conformi a tutte le normative in materia di salari, incluse quelle relative ai salari minimi, alle ore di straordinario e ai vantaggi legali minimi obbligatori. In conformità alle normative locali, i dipendenti devono essere compensati per gli straordinari con salari superiori a quelli delle tariffe orarie standard. Non sono consentite deduzioni salariali come misura disciplinare. Per ciascun periodo salariale, i dipendenti riceveranno un salario periodico puntuale e descritto in maniera comprensibile, comprendente informazioni sufficienti a verificare la corretta entità del compenso per i servizi prestati. Qualunque utilizzo di manodopera temporanea, o esterna deve essere effettuato in conformità alle norme locali.

  5. Trattamento umano

    I dipendenti non devono essere sottoposti ad alcun tipo di trattamento disumano incluse violenze, abusi sessuali, punizioni corporali, mentali o coercizione fisica, bullismo, umiliazioni pubbliche, abusi verbali o minacce. È inoltre vietato intraprendere anche solo azioni di minaccia in relazione agli atti di cui sopra. Regole disciplinari e procedure in supporto a tali requisiti devono essere chiaramente definite e notificate ai dipendenti.

  6. Non discriminazione

    Kingston si impegna a creare un luogo di lavoro esente da molestie e discriminazioni verso i dipendenti. Le aziende sono tenute a evitare qualunque forma di discriminazione o molestia sulla base di razza, colore, età, genere, orientamento sessuale, identità di genere ed espressione, etnicità o origini nazionali, disabilità, religione, affiliazione politica, affiliazione sindacale, stato di veterano, informazioni genetiche protette o stato civile, ai fini dell’assunzione e del trattamento del rapporto di lavoro, come stipendi, promozioni, riconoscimenti o accesso ai corsi di formazione. Ai dipendenti devono essere assegnati spazi adeguati per le pratiche religiose. Inoltre, dipendenti e potenziali tali non devono essere sottoposti a esami medici o fisici che possono essere utilizzati a fini discriminatori, come test di gravidanza o verginità oppure esami fisici che potrebbero essere utilizzati in maniera discriminatoria. Tale documento è stato redatto tenendo in considerazione il documento C111 - Convenzione sulla discriminazione (impiego e professione) dell’ILO.

  7. Libertà di associazione

    In conformità alle norme locali, Kingston rispetta i diritti di tutti i lavoratori in materia di formazione e partecipazione a sindacati di loro scelta, alla contrattazione collettiva, dei trattamenti di lavoro e al diritto di assembramento pacifico, nonché al rispetto dei diritti dei lavoratori Kingston dovessero decidere di astenersi dal partecipare a tali attività. I dipendenti e i loro rappresentanti devono avere la libertà di comunicare apertamente e condividere idee e problemi con i dirigenti, in materia di condizioni di lavoro e pratiche di gestione, senza alcuna paura di discriminazione, rappresaglia, intimidazione o molestia.

B. SALUTE E SICUREZZA

Kingston riconosce che, oltre a minimizzare l’incidenza di infortuni e malattie sul luogo di lavoro, un ambiente di lavoro sano e sicuro contribuisce a migliorare la qualità di prodotti e servizi, l’uniformità dei processi produttivi e la lealtà e il morale del personale. Kingston riconosce inoltre che la formazione continua rappresenta un fattore chiave per il personale al fine di identificare e risolvere i problemi di salute e sicurezza sul luogo di lavoro. Il Codice è stato redatto facendo riferimento alle Linee guida ISO 45001 e ILO in materia di sicurezza e salute occupazionale, e pertanto tale documento può costituire un’utile fonte di informazioni aggiuntive.

Gli standard di salute e sicurezza includono:

  1. Sicurezza occupazionale

    Il potenziale dei dipendenti verso eventuali esposizioni a rischi per la salute e la sicurezza (come quelli chimici, elettrici e derivanti da altre fonti di energia, nonché incendi, veicoli e rischi di cadute), devono essere identificati, valutati e mitigati attraverso una “gerarchia di controlli” che include l’eliminazione di di rischi, la sostituzione di processi e materiali, la verifica della correttezza dei design, l’implementazione di misure di progettazione e amministrative, manutenzione preventiva e procedure di lavoro sicure (incluse quelle di lockout/tagout), nonché pratiche di formazione continua in materia di salute e sicurezza. Laddove tali rischi non possono essere adeguatamente controllati mediante tali misure, i dipendenti devono essere dotati di adeguate dotazioni di protezione personali in condizioni d’uso ottimali, unitamente a materiali formativi finalizzati ad accrescere il loro livello di competenza verso i pericoli associati a tali rischi. È inoltre necessario adottare misure adeguate per rimuovere donne incinta o madri in allattamento da ambienti di lavoro in cui sono esposte a elevati rischi, rimuovere o ridurre qualunque rischio per salute e sicurezza per donne incinta e in allattamento, inclusi quelli associati alle mansioni loro assegnate, nonché fornire alloggi adeguati per le madri in allattamento.

  2. Preparazione per casi di emergenza

    È necessario identificare e valutare potenziali situazioni ed eventi di emergenza, minimizzando il loro impatto attraverso l’implementazione di piani di emergenza e procedure correttive, inclusi rapporti di emergenza, notifiche per i dipendenti e procedure di evacuazione, formazione e addestramenti per il personale. È anche necessario eseguire esercitazioni alle emergenze, almeno su base annuale, oppure secondo quanto richiesto dalle norme locali, in base alle normativa più stringente. I piani di emergenza devono anche includere adeguate misure e attrezzature di rilevamento e estinzione degli incendi, uscite e ingressi di emergenza adeguati e liberi da ostruzioni, informazioni di contatto per i servizi di emergenza e piani di ripristino. Tali piani e procedure devono essere incentrati verso la minimizzazione dei rischi per la vita umana, l’ambiente e i beni immobili.

  3. Infortuni sul lavoro e malattia

    È necessario adottare procedure e sistemi per la prevenzione, gestione, monitoraggio e il reporting di infortuni sul lavoro e malattie, includendo anche misure atte a incoraggiare i rapporti da parte dei dipendenti, classificare e registrare i casi di infortuni e malattia, fornire i necessari trattamenti medici, investigare i casi e implementare azioni correttive per eliminare le cause, e facilitare il ritorno al lavoro da parte dei dipendenti.

  4. Igiene industriale

    L’esposizione dei dipendenti ad agenti chimici, biologici , e fisici deve essere identificata e controllata in base alla Gerarchia di controlli. In presenza di potenziali rischi, Kingston si adopererà per eliminare e/o mitigare i potenziali rischi. Se l’eliminazione o la riduzione dei rischi non è fattibile, i potenziali rischi dovranno essere controllati attraverso adeguate misure di design, progettazione e misure amministrative. Laddove tali rischi non possono essere adeguatamente tenuti sotto controllo mediante i metodi di cui sopra, sarà necessario dotare i dipendenti di adeguate dotazioni di protezione personali in buono stato di manutenzione a titolo gratuito. I programmi di protezione devono essere condotti su base continua e includere materiali formativi illustranti i rischi associati a tali pericoli.

  5. Mansioni che richiedono elevati sforzi fisici

    L'esposizione dei dipendenti a mansioni che comportano rischi o richiedono intensi sforzi di lavoro fisici includono la movimentazione manuale di pesi elevati, sollevamenti ripetuti, periodi di lavoro prolungati stando in piedi e operazioni altamente ripetitive o forzate devono essere identificate, valutate e controllate.

  6. Salvaguardia dei macchinari

    Produzione e altri macchinari devono essere valutati per evidenziare l’eventuale presenza di rischi per la sicurezza. È necessario installare e preservare in condizioni ottimali protezioni fisiche, interblocchi e barriere per tutti i macchinari esposti a rischi di infortuni utilizzati dai dipendenti.

  7. Igiene, alimentazione e alloggi

    I dipendenti devono disporre di un facile accesso a bagni puliti, acqua potabile e cibi preparati in maniera igienica, nonché avere accesso ad adeguate aree di stoccaggio e aree mensa. I dormitori per i dipendenti forniti da Kingston o dall'agente intermediario incaricato della gestione dei dipendenti devono essere puliti e sicuri, dotati di adeguate uscite di emergenza, acqua calda per docce e bagni del personale, un adeguato livello di illuminazione, riscaldamento e ventilazione, alloggi individuali sicuri per la conservazione di oggetti preziosi e personali e una quantità ragionevole di spazio, unitamente a ragionevoli diritti di accesso e uscita da tali strutture.

  8. Comunicazioni su sicurezza e salute

    Kingston fornisce ai dipendenti adeguate informazioni formazione in materia di salute e sicurezza sul luogo di lavoro, nella lingua madre dei dipendenti, oppure in una lingua comprensibile per i dipendenti, illustrando tutti i rischi identificati presso il luogo di lavoro a cui i dipendenti sono esposti, inclusi, ma non solo, i rischi di natura meccanica, elettrica, chimica, agli incendi e ai rischi di natura fisica. Le informazioni relative a salute e sicurezza devono essere chiaramente illustrate nella struttura, oppure posizionate in un luogo facilmente identificabile e accessibile per il personale. La formazione deve essere fornita a tutti i dipendenti prima dell’inizio del contratto di lavoro e, successivamente, con cadenze regolari. I dipendenti devono essere incoraggiati a esternare i loro dubbi in materia di salute e sicurezza senza alcun timore di ritorsioni.

C. Tutela ambientale

Kingston riconosce la sua responsabilità verso l'ambiente come parte integrante dei processi di produzione di prodotti di classe mondiale. Kingston identifica gli impatti ambientali e minimizza gli effetti avversi verso comunità, ambiente e risorse naturali derivanti dai suoi processi di produzione, tutelando la salute e la sicurezza del pubblico. La redazione del Codice è ispirata da altri sistemi di gestione riconosciuti, come l’ISO 14001 e l’Eco Management and Audit System (EMAS), e pertanto tali documenti possono costituire un’utile fonte di informazioni aggiuntive.

Gli standard ambientali sono:

  1. Permessi e reporting in materia di tutela ambientale

    È necessario ottenere, preservare e mantenere aggiornati tutti i permessi ambientali richiesti (per esempio, il monitoraggio degli efflussi), approvazioni e registrazioni, nonché osservare tutti i requisiti operativi e di reporting a essi associati.

  2. Prevenzione dell’inquinamento e riduzione degli sprechi di risorse

    Le emissioni e gli efflussi di sostanze inquinanti e la generazione di rifiuti devono essere minimizzati o eliminati alla fonte, oppure mediante procedure specifiche, come l’aggiunta di apparecchiature per il controllo dell’inquinamento; modifica dei processi di produzione; processi di manutenzione e di gestione delle strutture di processo, oppure mediante altri mezzi. L’impiego delle risorse naturali, inclusa acqua, combustibili fossili, minerali e prodotti delle foreste vergini, deve essere tutelato mediante procedure specifiche, come la modifica dei processi di produzione; processi di manutenzione e di gestione delle strutture, la sostituzione dei materiali, il riutilizzo, la conservazione, il riciclo o mediante altri mezzi.

  3. Sostanze pericolose

    Sostanze chimiche, rifiuti e altri materiali che comportano rischi per gli esseri umani e l'ambiente devono essere identificati, etichettati e gestiti adeguatamente per garantire una movimentazione, stoccaggio, riciclaggio, riutilizzo e smaltimento sicuri.

  4. Rifiuti solidi

    Kingston adotta un approccio sistematico per identificare, gestire, ridurre e smaltire o riciclare in maniera responsabile i rifiuti solidi (non pericolosi).

  5. Emissioni in atmosfera

    Le emissioni di sostanze chimiche volatili, aerosoli, sostanze corrosive, particolati, sostanze chimiche dannose per lo strato di ozono e sottoprodotti combusti derivanti dai processi di produzione devono essere identificati, monitorati regolarmente, controllati e trattati come richiesto prima dello scarico. Le sostanze che danneggiano lo strato di ozono devono essere gestite adeguatamente, in conformità al Protocollo di Montreal e agli altri regolamenti applicabili. Kingston condurre periodici e regolari monitoraggi delle prestazioni dei sistemi di controllo delle emissioni in atmosfera.

  6. Restrizioni in materia di materiali

    Kingston aderisce a tutte le norme di legge applicabili, ai regolamenti e ai requisiti dei clienti in materia di proibizioni o restrizioni delle sostanze specifiche associate a prodotti e processi produttivi, inclusi quelli associati all'etichettatura, al riciclaggio e allo smaltimento.

  7. Gestione delle acque

    Kingston implementa un programma di gestione delle acque nell'ambito del quale documentare, caratterizzare e monitorare fonti, utilizzo e scarico delle acque; identificare le opportunità per la conservazione dell'acqua; e controllare i canali di contaminazione. Tutte le acque reflue devono essere classificate, monitorate, controllate e trattate come richiesto, prima dello scarico o dello smaltimento. Kingston conduce monitoraggi periodici delle prestazioni dei sistemi di trattamento e contenimento delle acque reflue, al fine di garantire prestazioni ottimali e conformità ai regolamenti.

  8. Consumi energetici ed emissioni di gas serra

    Kingston definisce obiettivi di riduzione dei gas serra che interessano l’intero ecosistema aziendale. I consumi energetici e le emissioni di gas serra relative alle direttive Scope 1 e 2, devono essere monitorati, documentati e pubblicamente relazionati e comparati agli obiettivi di riduzione dei gas serra. Kingston identifica i metodi più economici ed efficaci per migliorare l’efficienza energetica e minimizzare consumi energetici ed emissioni di gas serra.

D. Etica

Al fine di operare in conformità con le responsabilità sociali e conseguire il successo sul mercato, Kingston e i suoi agenti osservano i più rigidi standard etici, tra cui:

  1. Integrità aziendale

    È necessario garantire i più elevati standard aziendali durante le interazioni commerciali. Kingston adotta un approccio improntato alla tolleranza zero che vieta qualunque forma di corruzione, tangenti, estorsioni o peculato.

  2. Nessun vantaggio improprio

    È fatto assoluto divieto di ricorrere a promesse, offerte, autorizzazioni, concessioni, tangenti o altri strumenti utilizzati per ottenere vantaggi impropri. Tale divieto include qualunque promessa, offerta, autorizzazione, accettazione o concessione di qualunque oggetto di valore, sia in forma diretta, che indiretta, attraverso soggetti terzi, al fine di ottenere o preservare vantaggi o condizioni commerciali, intrattenere contatti commerciali diretti con qualunque soggetto terzo o al fine di acquisire vantaggi in maniera scorretta. Le procedure di monitoraggio, mantenimento delle registrazioni e applicazione delle procedure devono essere implementate in maniera corretta al fine di garantire la conformità alle leggi anti corruzione.

  3. Divulgazione delle informazioni

    Tutte le attività aziendali devono essere condotte in maniera trasparente ed accuratamente registrate nei registri commerciali Kingston. La divulgazione delle informazioni relative alle pratiche associate a lavoro, salute e sicurezza, tutela dell'ambiente, attività aziendali, struttura, situazione finanziaria e performance, di Kingston devono essere effettuate in conformità alle normative applicabili e alle prassi di settore prevalenti. La falsificazione dei dati o l’incorretta rappresentazione di prassi e condizioni nella catena di approvvigionamento sono inaccettabili.

  4. Proprietà intellettuale

    I diritti di proprietà intellettuale. Devono essere rispettati, il trasferimento di tecnologie e conoscenze deve essere effettuato in maniera tale da proteggere i diritti di proprietà intellettuale e le informazioni personali del cliente e dei fornitori devono essere salvaguardate.

  5. Prassi commerciali eque, pubblicità e concorrenza

    È necessario attenersi all’osservanza di adeguate prassi improntate a comportamenti equi in ambito commerciale, nelle attività pubblicitarie e in quelle associate alla concorrenza.

  6. Protezione dell’identità e clausola di non rappresaglia

    I programmi che garantiscono confidenzialità, anonimità e protezione dei dipendenti che rivelano anomalie e scorrettezze devono essere preservati, fatti salvi i casi in cui questi siano vietati dalle norme vigenti. I fornitori devono disporre di un processo di comunicazione che consenta al personale di esprimere e notificare qualunque tipo di problema senza alcuna paura di rappresaglie.

    I dipendenti di Kingston e dei suoi fornitori devono inviare rapporti confidenziali relativi a potenziali violazioni etiche, problemi e lamentele tra clienti dei fornitori e Kingston, utilizzando uno dei metodi seguenti:

    Sede Stati Uniti, California
    Hotline 1(888)435-5453
    Email [email protected]
    Indirizzo 17600 Newhope Street, Fountain Valley, CA 92708
  7. Approvvigionamento responsabile dei minerali

    Kingston adotta regole ed effettua pratiche di due diligence sulle fonti e sulle catene che custodiscono tantalio, stagno, tungsteno e oro nei prodotti fabbricati. Ciò al fine di ottenere ragionevoli rassicurazioni sul fatto che tali metalli siano estratti secondo metodi conformi con le Linee guida dell’ Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) in materia di approvvigionamento responsabile delle catene di approvvigionamento dei minerali provenienti da aree in cui sono in atto conflitti o ad alto rischio, oppure secondo metodi di due diligence di valore equivalente e riconosciuti.

  8. Privacy

    Kingston si impegna a tutelare in maniera ragionevole la privacy dei dati personali associati a qualunque entità con cui essi intrattengono relazioni di qualunque tipo, inclusi altri fornitori, clienti, consumatori e dipendenti. Kingston opera in conformità alle normative sulla privacy e ai requisiti regolamentari durante la raccolta, l’archiviazione, l’elaborazione, la trasmissione e la condivisione dei dati personali.

F. Gestione Centralizzata

I fornitori devono adottare o definire un sistema di gestione la cui funzione sia conforme al contenuto di questo Codice. Il sistema di gestione è progettato per garantire: (a) la conformità con le normative, regolamenti e requisiti applicabili associati a operazioni e prodotti del Fornitore; (b) conformità al presente Codice; e (c) identificazione e mitigazione dei rischi operativi associati al Codice. L’osservanza con tali regole dovrebbe anche consentire di facilitare il miglioramento costante.

Il sistema di gestione dovrebbe includere i seguenti elementi:

  1. Impegno aziendale

    Dichiarazione di responsabilità sociale aziendale e ambientale attestante l’impegno di Kingston a garantire la conformità e il miglioramento continuo, con il supporto della dirigenza, e pubblicato nella lingua locale all’interno della struttura.

  2. Affidabilità e responsabilità della gestione

    Kingston identifica chiaramente i dirigenti e i rappresentanti aziendali responsabili per l’implementazione dei sistemi di gestione e dei programmi a essi associati. I dirigenti al vertice hanno il compito di valutare lo stato del sistema di gestione su base periodica.

  3. Requisiti legali e dei clienti.

    Un processo atto a identificare, monitorare e comprendere le normative, i regolamenti , e i requisiti dei clienti applicabili, inclusi i requisiti di questo Codice.

  4. Valutazione e gestione dei rischi

    Un processo atto a identificare la conformità legale, le pratiche ambientali, di salute e sicurezza sul luogo di lavoro, nonché i rischi etici associati alle operazioni del gruppo Kingston. Determinazione dell’importanza relativa di ciascun rischio e implementazione di adeguati controlli procedurali e fisici per controllare i rischi identificati e garantire la conformità normativa.

  5. Obiettivi di miglioramento

    Compilazione di obiettivi scritti relativi alle performance, nonché piani di definizione dei target e dei processi di implementazione finalizzati a migliorare le performance di Kingston negli ambiti sociale, ambientale, e della salute e della sicurezza, inclusa una valutazione periodica delle nostre performance nel conseguimento di tali obiettivi.

  6. Formazione

    Programmi di formazione per manager e dipendenti, al fine dell’implementazione di regolamenti e procedure aziendali di Kingston, nonché degli obiettivi di miglioramento finalizzati alla conformità ai requisiti legali e normativi applicabili.

  7. Comunicazioni

    Un processo per la comunicazione chiara e accurata delle informazioni relative a regole, prassi, aspettative e performance di Kingston verso dipendenti, fornitori terzi e clienti.

  8. Feedback, partecipazione e lamentele dei dipendenti

    Include una serie di processi attivi su base costante, compreso un efficace meccanismo di gestione dei reclami finalizzato a valutare il livello di comprensione dei dipendenti e all’ottenimento di un feedback su eventuali violazioni delle pratiche e delle condizioni include in questo Codice, e finalizzate alla promozione del miglioramento costante. Ai dipendenti deve essere garantito un ambiente di lavoro sicuro che consenta loro di esprimere cause di scontento e fornire feedback senza alcun timore di rappresaglie o ritorsioni.

  9. Audit e valutazioni

    Autovalutazioni periodiche finalizzate a garantire la conformità ai requisiti legali e normativi, al contenuto di questo Codice e ai requisiti contrattuali dei clienti in materia di responsabilità sociale e ambientale.

  10. Procedure di azione correttive

    Una procedura per la correzione tempestiva delle carenze identificate mediante valutazioni, ispezioni, investigazioni e analisi interne ed esterne.

  11. Documentazione e registri

    Creazione e manutenzione di documentazione e registri finalizzati a garantire l'aderenza e la conformità normative ai requisiti aziendali, unitamente a un adeguato livello di confidenzialità per la tutela della privacy.

  12. Responsibilità del fornitore

    Un processo finalizzato a comunicare i requisiti del Codice ai fornitori e al monitoraggio della conformità del fornitore al Codice.