CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES DE KINGSTON

Kingston Technology Company, Inc. y sus centros de todo el mundo (en lo sucesivo denominados colectivamente “Kingston”) asumen el compromiso de adoptar un código de Responsabilidad social corporativa. Este Código se establece con el objeto de garantizar que las condiciones de trabajo en nuestra organización sean seguras, y que sus actividades empresariales sean ecológicamente responsables. En Kingston consideramos que mediante la adopción del Código y su incorporación en nuestras actividades comerciales nos permitirán promover y mantener la honestidad en todas las áreas de nuestra empresa. Mediante la implantación de las políticas establecidas en este Código de Responsabilidad social corporativa, Kingston espera que sus proveedores cumplan el Código, que establece normas en materia de protección del medio ambiente, relaciones con la sociedad, prácticas éticas, privacidad de los datos, calidad y seguridad de los productos, higiene y seguridad de sus empleados y sistemas de gestión. Estas normas son algunos de los numerosos factores que Kingston utiliza a la hora de seleccionar proveedores.

Los proveedores deberán disponer de un sistema que garantice el cumplimiento de las normas estipuladas en este Código, así como de las leyes y reglamentos vigentes. Si se observasen vulneraciones de este Código, Kingston podría dejar de hacer negocios con dicho proveedor. Cuando proceda, los proveedores deberán cooperar con Kingston en la evaluación del cumplimiento del presente Código.

A. ASUNTOS LABORALES

Las normas laborales son:

  1. Empleo libremente elegido

    No se utilizará trabajo en régimen forzoso, de servidumbre (incluyendo servidumbre por deudas) u obligado, así como el trabajo involuntario de presidiarios, la esclavitud y el tráfico de personas. Ello incluye el transporte, el alojamiento, la captación, la transferencia o recepción de personas mediante amenazas, fuerza, coacción, secuestro o fraude en trabajo o servicios. No habrá restricciones injustificadas para la libertad de movimiento de los trabajadores en las instalaciones, ni restricciones injustificadas para entrar a, o salir de, las instalaciones de la empresa. Como parte del proceso de contratación, se proporcionará a los trabajadores un contrato de empleo por escrito, en el idioma pertinente, que contendrá una descripción de los términos y condiciones de empleo antes de que el trabajador abandone su país de origen, y no se admitirán sustituciones o cambios en el contrato de empleo a la llegada al país de destino, salvo que se efectúen en cumplimiento de la normativa local y ofrezcan condiciones iguales o mejores. Todo el trabajo será voluntario y los trabajadores serán libres de abandonar el trabajo o rescindir su empleo en cualquier momento. Los empleadores o agentes no podrán retener ni destruir, ocultar, confiscar o denegar a los empleados acceso a sus documentos de identidad o inmigración, como las identificaciones expedidas por los gobiernos, pasaportes o permisos de trabajo, salvo que la retención de permisos de trabajo se haga por imperativo legal. No se exigirá a los trabajadores pagar tasas de contratación a empleadores o agentes, como tampoco otro tipo de tasas. Si se determina que los trabajadores han pagado dichas tasas, se las deberán devolver.

  2. Trabajadores jóvenes

    No se empleará trabajo infantil en ninguna fase de fabricación. Por “menores” se entenderá a las personas empleadas menores de 15 años, de edad inferior a la de conclusión de la educación obligatoria o de menos de la edad mínima para empleo en cada país, la que resulte mayor. Se respaldará el uso de programas de capacitación laboral legítimos que cumplan todas las leyes y reglamentos vigentes. Los obreros menores de 18 años (Trabajadores jóvenes) no realizarán tareas susceptibles de poner en peligro su salud o seguridad, incluyendo turnos nocturnos y horas extraordinarias. Los proveedores deberán garantizar la gestión adecuada de los trabajadores en formación mediante un adecuado mantenimiento de sus expedientes de capacitación, rigurosos procedimientos de debida diligencia de los formadores y protección de los derechos de los alumnos de conformidad con la normativa vigente. Los proveedores prestarán el debido apoyo y capacitación a todos los trabajadores en formación. En ausencia de normativa local, los salarios de los trabajadores en formación, becarios y aprendices serán como mínimo los mismos que otros obreros principiantes que realicen las mismas o similares tareas.

  3. Horarios de trabajo

    Los horarios de trabajo no excederán de los máximos establecidos por la normativa local. Además, la semana laboral no superará las 60 horas, incluyendo horas extras, salvo en casos de emergencia o situaciones de excepción. Los trabajadores dispondrán de al menos un día libre por cada siete días de trabajo

  4. Salarios y prestaciones

    La remuneración pagada a los trabajadores se atendrá a todas las leyes laborales vigentes, incluyendo las relativas a salarios mínimos, horas extraordinarias y prestaciones obligatorias. Las deducciones salariales por motivos disciplinarios se ajustarán a la normativa local. De cada período de paga, se proporcionará puntualmente a los trabajadores una nómina comprensible que incluya suficiente información como para verificar que la remuneración es la adecuada como contraprestación por el trabajo realizado. El uso de mano de obra eventual, subcontratada y temporeros se ajustará a los límites de la legislación local.

  5. Trato humano

    No se admitirán tratos inadecuados e inhumanos, incluyendo acoso y abuso sexual, castigos físicos, coacción psicológica o física, abuso verbal o amenazas de los mismos. Las políticas y procedimientos disciplinarios para implementar estos requisitos estarán claramente definidos y se comunicarán debidamente a los trabajadores.

  6. No discriminación

    Los proveedores se comprometen a ofrecer condiciones de trabajo libre de hostigamientos y discriminación ilícita. Los proveedores no practicarán discriminación por raza, color, edad, sexo, orientación sexual, identidad y expresión de género, origen étnico o nacional, discapacidad, religión, afiliación política y sindical, antecedentes militares, información genética protegida o estado civil a la hora de contratación y prácticas de empleo, como salarios, ascensos, compensaciones y acceso a la capacitación. Los trabajadores dispondrán de instalaciones razonables para sus prácticas religiosas. Además, no se someterá a los trabajadores o potenciales trabajadores a pruebas médicas o exámenes físicos susceptibles de utilizarse de manera discriminatoria.

  7. Libertad de asociación

    De conformidad con la legislación local, los participantes protegerán los derechos de los trabajadores de constituir y/o de afiliarse a sindicatos de su propia elección, a negociar colectivamente y a reunirse pacíficamente; asimismo, respetarán el derecho de los trabajadores de abstenerse de dichas actividades. Los trabajadores y/o sus representantes deberán poder comunicar y compartir libremente sus ideas e inquietudes con los directivos en materia de condiciones de trabajo y prácticas de gestión, sin temor a discriminación, represalias, intimidación o acoso.

B. HIGIENE y SEGURIDAD

Las normas de higiene y seguridad son:

  1. Seguridad laboral

    Se identificarán y evaluarán las posibles exposiciones a riesgos para la seguridad (es decir, químicos, eléctricos y otras fuentes de energía; incendios, vehículos y peligros de caída), controlándose mediante el diseño y los controles de ingeniería y administrativos adecuados, así como procedimientos de mantenimiento preventivo y trabajo seguro (incluyendo bloqueo y etiquetado de maquinaria), y capacitación permanente en seguridad. Si los riesgos no pudiesen controlarse adecuadamente con estos medios, se proporcionará a los trabajadores equipos de protección personal adecuados y en buen estado de mantenimiento, así como material educativo acerca de los riesgos a los que estén expuestos. Asimismo, se adoptarán medidas razonables para retirar a mujeres embarazadas/lactantes de condiciones de trabajo de alto riesgo, se eliminarán o reducirán los riesgos de salud y seguridad laborales para embarazada y lactantes, incluyendo los asociados a sus tareas. Además, se facilitarán instalaciones adecuadas para las madres lactantes.

  2. Preparativos para emergencias

    Se identificarán y evaluarán las posibles situaciones e incidencias de emergencia, y se reducirán sus repercusiones implementando planes de emergencia y procedimientos de respuesta a los mismos, incluyendo: comunicación de situaciones de emergencia, procedimientos para la notificación y evacuación de los trabajadores, capacitación de los empleados y simulacros, equipos de detección y extinción de incendios adecuados, salidas de emergencia despejadas y sin obstáculos, y planes de recuperación. Dichos planes y procedimientos se centrarán en reducir al mínimo los riesgos para la vida, el medio ambiente, las instalaciones y equipos.

  3. Lesiones y enfermedades laborales

    Existirán procedimientos y sistemas para gestionar, llevar un seguimiento y comunicar lesiones y enfermedades laborales, incluyendo medidas para: instar a los trabajadores a comunicarlas; clasificar y registrar los casos de lesiones y enfermedades; prestar el tratamiento médico necesario; investigar casos e implementar medidas correctivas para eliminar sus causas; y facilitar el retorno al trabajo de los empleados.

  4. Higiene industrial

    Se identificará, evaluará y controlará la exposición de los trabajadores a agentes químicos, biológicos y físicos, de conformidad con la jerarquía de controles. Se eliminarán o controlarán los posibles peligros mediante procedimientos adecuados de diseño, ingeniería y administrativos. Si los peligros no pudiesen controlarse adecuadamente con estos medios, se facilitará a los trabajadores equipos de protección personal adecuados, bien mantenidos y de uso obligatorio. Los programas de protección incluirán materiales educativos acerca de los riesgos asociados con estos peligros.

  5. Tareas físicamente exigentes

    Se identificará, evaluará y controlará la exposición de los trabajadores a tareas físicamente exigentes, incluyendo la manipulación manual de materiales e izada de componentes pesados, trabajo de pie prolongado y tareas de montaje altamente repetitivas o forzadas.

  6. Protección de maquinaria

    Se evaluarán los riesgos de seguridad de los equipos de producción y demás maquinaria. Se instalarán y mantendrán adecuadamente las protecciones físicas, los enclavamientos y las barreras necesarios en la maquinaria utilizada por los trabajadores.

  7. Saneamiento, alimentación y vivienda

    Los trabajadores dispondrán de acceso directo a instalaciones sanitarias limpias, agua potable y sitios higiénicos para comer, almacenar y preparar alimentos. Los dormitorios facilitados por el proveedor o por la agencia de trabajo se mantendrán en condiciones limpias y seguras, con salidas de emergencia apropiadas, agua caliente para ducharse y lavarse, ventilación y calefacción adecuadas, medios con llave para guardar artículos personales y de valor, y espacio personal suficiente, con privilegios de entrada y salida razonables.

  8. Comunicaciones en materia de higiene y seguridad laboral

    Los proveedores proporcionarán a los trabajadores información y capacitación adecuadas en materia de higiene y seguridad laboral, en el idioma del trabajador o en aquel idioma que el trabajador pueda entender, identificando los riesgos laborales a lo que se exponen, incluyendo, entre otros, peligros mecánicos, eléctricos, químicos, físicos y de incendio. La información de higiene y seguridad se expondrá claramente en las instalaciones o en lugares identificables y accesibles para los trabajadores. Se proporcionará capacitación a todos los trabajadores antes de empezar a trabajar y, con posterioridad, de manera periódica. Se alentará a los trabajadores a dar a conocer sus inquietudes en materia de seguridad.

C. MEDIO AMBIENTE

Los proveedores cumplirán todas las leyes, reglamentos y normas medioambientales, y evaluarán los efectos perjudiciales para el medio ambiente cuando realicen sus actividades. Las normas mínimas de protección del medio ambiente son las siguientes:

  1. Permisos e informes medioambientales

    Se obtendrán y mantendrán vigentes todos los permisos, autorizaciones y registros medioambientales obligatorios (por ejemplo, monitorización de emisiones), así como sus requisitos operativos y de información.

  2. Prevención de la contaminación y reducción del uso de recursos

    Se reducirán al mínimo, o se eliminarán, las emisiones y descargas de contaminantes, tanto en origen como mediante la implantación de prácticas como la incorporación de equipos de control de contaminación, modificando los procesos de producción, mantenimiento y conservación, u otros medios. Se restringirá el uso de recursos naturales —como agua, combustibles fósiles, minerales y productos silvícolas vírgenes—, o se aplicarán métodos como la modificación de procesos de producción, mantenimiento y conservación, la sustitución de materiales, la reutilización, el reciclado u otros.

  3. Sustancias peligrosas

    Las sustancias químicas que supongan un riesgo en caso de emisión al medio ambiente se identificarán y gestionarán para propiciar su manipulación, movimiento, almacenamiento, reciclado, reutilización y vertido seguros.

  4. Residuos sólidos

    El Proveedor implementará un método sistemático para identificar, gestionar, reducir y verter o reciclar de manera responsable los residuos sólidos (no peligrosos).

  5. Emisiones atmosféricas

    Se caracterizarán, monitorizarán, controlarán y tratarán debidamente las emisiones de sustancias químicas orgánicas volátiles, aerosoles, corrosivos, partículas, materiales nocivos para la capa del ozono y subproductos de combustión generados por las operaciones. Los proveedores mantendrán una monitorización de rutina del funcionamiento de sus sistemas de control de emisiones atmosféricas.

  6. Restricciones de materiales

    Los proveedores cumplirán todas las leyes, reglamentos y requisitos de clientes relativos a la prohibición o restricción de sustancias específicas en productos y procesos de fabricación, incluyendo el etiquetado para reciclaje y vertido. Kingston ha establecido un programa de Gestión de sustancias peligrosas, en el cual se definen todos los requisitos y normas. Los proveedores deberán cumplirlo.

  7. Gestión del agua

    Los proveedores implementarán un programa de gestión del agua que documente, caracterice y monitorice los recursos hídricos, su uso y vertido, que estudie oportunidades para conservar el agua y que controle los canales de contaminación. Las aguas residuales serán caracterizadas, monitorizadas, controladas y tratadas debidamente antes de su descarga o vertido. Los proveedores realizarán un seguimiento de rutina del funcionamiento de sus sistemas de tratamiento y contención de aguas residuales con el objeto de verificar su funcionamiento óptimo y el cumplimiento normativo.

  8. Consumo de energía y emisiones de gases de efecto invernadero

    Se realizará un seguimiento y se documentará el consumo de energía y las emisiones de los gases de efecto invernadero a niveles de instalaciones y/o corporativo. Los proveedores buscarán métodos para la mejora de la eficiencia energética y para minimizar el consumo de energía y las emisiones de gases de efecto invernadero.

D. ÉTICA

Para cumplir sus responsabilidades sociales en las transacciones comerciales, los proveedores mantendrán las más altas normas éticas, a saber:

  1. Honestidad comercial

    Se mantendrán las más altas normas de honestidad en todas las interacciones comerciales. Los proveedores mantendrán una política de tolerancia cero para prohibir todas las modalidades de soborno, corrupción, extorsión y malversación. Todas las transacciones comerciales se efectuarán de manera transparente y se reflejarán con exactitud en los libros y registros contables. Se implementarán procedimientos de supervisión y control para garantizar el cumplimiento de las leyes anticorrupción.

  2. Ventajas indebidas

    No se prometerán, ofrecerán, autorizarán, darán ni aceptarán sobornos u otros métodos de obtención de ventajas indebidas. Esta prohibición incluye la promesa, oferta, autorización, entrega o aceptación de nada de valor, tanto directa como indirectamente a través de terceros, para obtener o mantener negocios, favorecer negocios para cualquier persona o conseguir una ventaja indebida de cualquier otra manera. Se implementarán procedimientos de supervisión y control para garantizar el cumplimiento de las leyes anticorrupción.

  3. Divulgación de información

    La información relativa a los trabajadores, higiene y seguridad, prácticas ambientales, actividades y estructuras comerciales, situación financiera y cumplimiento del proveedor se divulgará de conformidad con la normativa vigente y las prácticas habituales del sector. Se considerarán inaceptables la falsificación de registros o la falsedad en la presentación de las condiciones o prácticas de la cadena de suministro.

  4. Propiedad intelectual

    Se respetarán en todo momento los derechos de propiedad intelectual. Las transferencias de tecnologías y conocimientos se realizarán de manera que queden protegidos los derechos de propiedad intelectual. Asimismo, se protegerá la información del cliente.

  5. Comercio justo, publicidad veraz y competencia leal

    Se mantendrán normas de comercio justo, publicidad veraz y competencia leal. Existirán medios adecuados para la protección de la información de los clientes.

  6. Protección de identidad y no represalias

    Se mantendrán programas que protejan la confidencialidad, anonimato y protección de los empleados denunciantes, salvo que esté prohibido por ley. Los proveedores deberán contar con procesos comunicados para que su personal puede presentar inquietudes o denuncias sin temor a represalias.

    Los empleados de los proveedores deberán poder presentar denuncias confidenciales de potenciales vulneraciones éticas, inquietudes y quejas de los proveedores y de Kingston a través de los siguientes métodos:

    Ubicación EE.UU., CA
    Línea telefónica 1(888)435-5453
    Correo electrónico [email protected]
    Dirección 17600 Newhope Street, Fountain Valley, CA 92708, EE.UU.
  7. Obtención responsable de minerales

    Para apoyar las iniciativas del sector tendentes a identificar, reducir y abastecerse en las proximidades con el objeto de eliminar el uso de minerales conflictivos, los proveedores deberán garantizar que todos los materiales suministrados a Kingston no contengan minerales conflictivos del Congo y de sus países vecinos, o cualesquiera otras regiones en conflicto, que financien o beneficien directa o indirectamente grupos armados perpetradores de graves abusos contra los recursos humanos. Entre los materiales conflictivos se incluyen, entre otros, metales raros como casiterita, wolframita, coltán, oro y sus derivados, en especial oro (Au), tántalo (Ta), estaño (Sn), tungsteno (W) y cobalto (Co), de regiones en conflicto. En consecuencia, la extracción, refinado, modelado y demás procedimientos de fabricación o procesamiento de estos minerales no se realizarán en regiones de conflicto. Los proveedores ejercitarán medidas de debida diligencia sobre el origen y cadena de custodia de estos minerales, reforzarán la gestión de su cadena de suministro, establecerán políticas y/o procedimientos relevantes para una detección y seguimiento eficaz de materias primas, garantizando la legalidad de las fuentes de las mismas y prohibiendo el uso de minerales conflictivos. Kingston podrá auditar las medidas de debida diligencia de los proveedores en cuanto a los orígenes de los materiales que utilicen. A pedido de Kingston, el proveedor responderá fielmente a cuestionarios de investigación y aportará cualquier otra información relevante, y garantizará que las respuestas y la información que proporcione a Kingston sean verdaderas, correctas y completas. Kingston podrá facilitar los citados cuestionarios e información a sus clientes y demás organizaciones colaboradoras.

  8. Privacidad

    Los proveedores se comprometen a proteger las expectativas de privacidad razonables de los datos personales de todos con quienes hagan negocios, incluyendo proveedores, clientes, consumidores y empleados. Los proveedores cumplirán los requisitos de las leyes y reglamentos en materia de protección y privacidad toda vez que recojan, almacenen, traten, transmitan y compartan datos personales.

F. SISTEMA DE GESTIÓN

Los proveedores adoptarán o establecerán un sistema de gestión cuyo ámbito esté relacionado con el contenido de este Código. El sistema de gestión se diseñará para garantizar: (a) el cumplimiento de las normas, reglamentos y requisitos de clientes vigentes en relación con las operaciones y productos del proveedor; (b) el cumplimiento de este Código; y (c) la identificación y mitigación de los riesgos de explotación relacionados con este Código.

El sistema de gestión habrá de contener los siguientes elementos:

  1. Compromiso de la empresa

    Una declaración de política de responsabilidad social y ambiental corporativa, manifestando el compromiso del proveedor con el cumplimiento y mejoras continuas, refrendado por la dirección ejecutiva y publicado en las instalaciones en idioma local.

  2. Responsabilidad y rendición de cuentas de los directivos

    El proveedor identificará claramente a los altos ejecutivos y representantes de la empresa responsables de garantizar la implantación de los sistemas de gestión y de los programas asociados. Los altos directivos evaluarán periódicamente la situación del sistema de gestión.

  3. Requisitos legales y de los clientes

    Un procedimiento para identificar, monitorizar y entender las leyes, reglamentos y requisitos de los clientes aplicables, incluyendo los requisitos del presente Código.

  4. Evaluación y gestión de riesgos

    Un sistema para identificar el cumplimiento en materia legal, ambiental, sanitario, seguridad y laboral, y riesgos éticos asociados con las operaciones del Proveedor. Se determinará la importancia relativa de cada riesgo y la implantación de controles procedurales y físicos adecuados para garantizar el cumplimiento normativo con el objeto de limitarlos.

  5. Objetivos de mejora

    Objetivos y metas de rendimiento, así como sus planes de implantación, por escrito para mejorar el desempeño social y ambiental del proveedor, incluyendo una evaluación periódica de su evolución en la consecución de dichos objetivos.

  6. Formación

    Formación para gerentes y trabajadores en los programas, políticas, procedimientos y objetivos de mejora de la empresa, y para satisfacer los requisitos legales y reglamentarios vigentes.

  7. Comunicaciones

    Un proceso para comunicar a trabajadores, proveedores y clientes información clara y precisa acerca de las políticas, prácticas, expectativas y rendimiento.

  8. Comentarios, participación y denuncias de los trabajadores

    Procesos continuos, incluyendo un mecanismo efectivo de denuncias, para evaluar la comprensión de los trabajadores y obtener comentarios sobre vulneraciones de las prácticas y condiciones tratadas en este Código, y para fomentar la mejora continua.

  9. Auditorías y evaluaciones

    Autoevaluaciones periódicas para garantizar la conformidad de los requisitos legales y reglamentarios, los contenidos de este Código y los requisitos contractuales de los clientes en materia de responsabilidad social y ambiental.

  10. Procedimiento de medidas correctivas

    Se implementará un procedimiento para la corrección puntual de deficiencias identificadas en evaluaciones, inspecciones, investigaciones y reseñas internas o externas.

  11. Documentación y registros

    Creación y mantenimiento de documentos y registros para garantizar el cumplimiento normativo y la conformidad con los requisitos de la empresa, conjuntamente con las medidas de confidencialidad adecuadas para proteger la confidencialidad.

  12. Responsabilidad del proveedor

    Un proceso para comunicar los requisitos del Código a los proveedores y monitorizar su cumplimiento por parte de los mismos.

Dicho sistema de gestión estará abierto a inspecciones, incluyendo las de las instalaciones del proveedor por parte de representantes de Kingston, o el pleno acceso a auditorías externas validadas de todos los sistemas de gestión citados. El proveedor mantendrá la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de este Código, y permitirá a Kingston el acceso a dicha documentación cuando así se le solicite.

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