BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ DÀNH CHO NHÀ CUNG CẤP CỦA KINGSTON

Công ty Kingston Technology Company, Inc. và các cơ sở của công ty trên toàn thế giới (sau đây gọi chung là “Kingston”) cam kết áp dụng bộ quy tắc về Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Bộ quy tắc này được thiết lập nhằm đảm bảo rằng các điều kiện làm việc trong tổ chức của chúng tôi là an toàn và các hoạt động kinh doanh được thực hiện có trách nhiệm với môi trường. Kingston tin rằng bằng cách áp dụng và kết hợp Bộ quy tắc này vào các hoạt động kinh doanh, chúng tôi có thể thúc đẩy và duy trì tính toàn vẹn trong mọi lĩnh vực kinh doanh của mình. Kingston mong muốn các nhà cung cấp tuân thủ các chính sách được quy định trong Bộ quy tắc về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp này, trong đó đặt ra các tiêu chuẩn liên quan đến bảo vệ môi trường, mối quan hệ với xã hội, thực hành có đạo đức, quyền riêng tư dữ liệu, chất lượng và sự an toàn của sản phẩm, sức khỏe và sự an toàn của nhân viên và hệ thống quản lý. Các tiêu chuẩn này là một trong nhiều yếu tố mà Kingston sử dụng để lựa chọn nhà cung cấp của mình.

Các nhà cung cấp cần triển khai một hệ thống nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn được nêu trong Bộ quy tắc này, cũng như tất cả các luật và quy định hiện hành. Nếu vi phạm Bộ quy tắc này, Kingston có thể chấm dứt hoạt động kinh doanh của mình với nhà cung cấp đó. Các nhà cung cấp cần hợp tác với quy trình đánh giá hoạt động của Kingston dựa theo Bộ quy tắc này trong một thời gian hợp lý.

A. LAO ĐỘNG

Các tiêu chuẩn về lao động bao gồm:

  1. Quyền tự do lựa chọn việc làm

    Không được sử dụng lao động cưỡng bức hay ràng buộc (bao gồm lao động lệ thuộc vì nợ), lao động giao kèo, lao động tù lao cưỡng bức, hình thức nô lệ hoặc buôn người. Điều này bao gồm vận chuyển, chứa chấp, tuyển dụng, chuyển giao hoặc tiếp nhận người bằng các biện pháp đe dọa, vũ lực, ép buộc, bắt cóc hoặc lừa đảo để có được lao động hoặc dịch vụ. Không được phép hạn chế một cách vô lý đối với quyền tự do đi lại của người lao động trong cơ sở cũng như đối với việc ra vào các cơ sở do công ty cung cấp. Trong quá trình tuyển dụng, người lao động phải được cung cấp hợp đồng lao động dưới dạng văn bản bằng ngôn ngữ áp dụng, có mô tả các điều khoản và điều kiện làm việc trước khi người lao động rời khỏi quốc gia xuất xứ của họ, đồng thời không được thực hiện (các) nội dung thay thế hoặc sửa đổi vào hợp đồng lao động khi người lao động đến quốc gia tiếp nhận trừ khi những thay đổi đó là nhằm đáp ứng các điều luật địa phương và đưa ra các điều khoản bình đẳng hoặc tốt hơn. Mọi việc làm đều phải là tự nguyện và người lao động được phép tự do nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động của họ bất kì lúc nào. Bên sử dụng lao động và đại lý không được giữ hoặc tiêu hủy, che giấu, tịch thu hoặc từ chối cho nhân viên tiếp cận giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ di trú của họ, chẳng hạn như căn cước, hộ chiếu hoặc giấy phép lao động do chính phủ cấp, trừ khi luật pháp yêu cầu phải giữ lại giấy phép lao động. Người lao động không phải trả phí tuyển dụng cho người sử dụng lao động hoặc đại lý hoặc các khoản phí tổng hợp khác. Nếu phát hiện bất kỳ khoản phí nào như vậy là do người lao động đã trả, thì khoản phí đó sẽ được hoàn trả cho người lao động.

  2. Lao động trẻ tuổi

    Không được sử dụng lao động trẻ em trong bất kỳ giai đoạn sản xuất nào. Thuật ngữ “trẻ em” dùng để chỉ bất kỳ người nào được tuyển dụng dưới 15 tuổi, dưới độ tuổi hoàn thành chương trình giáo dục bắt buộc hoặc dưới độ tuổi lao động tối thiểu của quốc gia đó, tùy thuộc độ tuổi nào là lớn nhất. Khuyến khích triển khai các chương trình đào tạo chính đáng tại nơi làm việc, tuân thủ tất cả các điều luật và quy định. Người lao động dưới 18 tuổi (Lao động trẻ tuổi) không được làm những công việc có thể gây nguy hại cho sức khỏe hoặc sự an toàn của họ, bao gồm làm ca đêm và tăng ca. Các nhà cung cấp phải đảm bảo quản lý một cách phù hợp nhóm nhân viên là học sinh/sinh viên bằng cách duy trì hồ sơ thích hợp về học sinh/sinh viên, thẩm định nghiêm ngặt các đối tác giáo dục và bảo vệ quyền lợi của học sinh/sinh viên theo luật và quy định hiện hành. Các nhà cung cấp phải hỗ trợ và đào tạo thích hợp cho tất cả các nhân viên là học sinh/sinh viên. Trong trường hợp không có luật địa phương, mức lương cho lao động là học sinh/sinh viên, thực tập sinh và người học nghề ít nhất phải bằng mức lương của những lao động có trình độ sơ cấp khác làm những công việc tương đương hoặc tương tự.

  3. Giờ làm việc

    Giờ làm việc không được vượt quá mức tối đa mà luật pháp địa phương quy định. Hơn nữa, thời gian làm việc không được quá 60 giờ mỗi tuần, bao gồm cả giờ làm thêm, trừ trường hợp khẩn cấp hoặc được miễn trừ. Cứ mỗi bảy ngày, người lao động được phép nghỉ ít nhất một ngày

  4. Tiền lương và phúc lợi

    Lương thưởng được chi trả cho người lao động phải tuân thủ tất cả các luật về tiền lương hiện hành, bao gồm các luật liên quan đến mức lương tối thiểu, giờ làm thêm và các quyền lợi được ủy quyền hợp pháp. Mọi khoản khấu trừ lương do bị kỷ luật phải tuân theo luật pháp địa phương. Trong mỗi kỳ trả lương, người lao động phải được cung cấp một bảng kê khai tiền lương kịp thời, dễ hiểu và có đầy đủ thông tin để xác minh mức lương chính xác cho công việc đã thực hiện. Mọi hoạt động sử dụng lao động tạm thời, điều động và thuê ngoài đều phải nằm trong giới hạn của luật pháp địa phương.

  5. Đối xử nhân đạo

    Không được đối xử thô bạo và vô nhân đạo với người lao động, bao gồm bất kỳ hành vi quấy rối tình dục, lạm dụng tình dục, trừng phạt thân thể, cưỡng bức tinh thần hoặc thể chất, lạm dụng bằng lời nói hoặc đe dọa sẽ thực hiện bất kì hành vi nào kể trên. Các chính sách và quy trình kỷ luật nhằm hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu này phải được quy định và thông báo rõ ràng cho người lao động.

  6. Không phân biệt đối xử

    Các nhà cung cấp phải cam kết duy trì một lực lượng lao động không bị quấy rối và phân biệt đối xử bất hợp pháp. Các nhà cung cấp không được có hành vi phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, tuổi tác, giới tính, khuynh hướng tình dục, biểu hiện và bản dạng giới tính, dân tộc hoặc nguồn gốc quốc gia, khuyết tật, tôn giáo, đảng phái chính trị, thành viên công đoàn, tình trạng cựu chiến binh được hưởng trợ cấp, thông tin di truyền được bảo vệ hoặc tình trạng hôn nhân trong thực tiễn tuyển dụng và việc làm như tiền lương, thăng chức, khen thưởng và khả năng tiếp cận các chương trình đào tạo. Người lao động phải được tạo điều kiện hợp lý để thực hành hoạt động tôn giáo. Ngoài ra, lao động hoặc lao động tiềm năng không phải tuân theo việc khám sức khỏe hoặc xét nghiệm y tế mà có thể dẫn đến việc người lao động bị đối xử bất công dựa trên kết quả xét nghiệm.

  7. Quyền tự do hiệp hội

    Theo luật pháp địa phương, các bên tham gia phải tôn trọng quyền của người lao động được thành lập và tham gia các tổ chức công đoàn do họ lựa chọn, được thương lượng tập thể và tham gia hội họp một cách hòa bình cũng như tôn trọng quyền từ chối tham gia các hoạt động đó của người lao động. Người lao động và/hoặc đại diện của họ được trao đổi cởi mở và chia sẻ các ý kiến và lo ngại với cấp quản lý về điều kiện làm việc và thực tiễn quản lý mà không sợ bị phân biệt đối xử, trả thù, đe dọa hoặc quấy rối.

B. SỨC KHỎE và AN TOÀN

Các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn bao gồm:

  1. An toàn lao động

    Khả năng người lao động phải tiếp xúc với các rủi ro về an toàn (ví dụ: hóa chất, điện và các nguồn năng lượng khác, hỏa hoạn, xe cộ và nguy cơ té ngã) phải được xác định, đánh giá và được kiểm soát thông qua các biện pháp thiết kế, kỹ thuật và kiểm soát hành chính thích hợp, quy trình bảo trì phòng ngừa và làm việc an toàn (bao gồm lockout - khóa an toàn/tagout - thẻ cảnh báo) và hoạt động đào tạo liên tục về an toàn. Trong trường hợp không thể kiểm soát thích hợp các mối nguy hiểm bằng các biện pháp này, người lao động phải được cung cấp các thiết bị bảo hộ cá nhân thích hợp và trong điều kiện tốt, cùng các tài liệu giáo dục về các rủi ro mà họ phải đối mặt liên quan đến các mối nguy hiểm này. Ngoài ra, cần thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo phụ nữ mang thai/bà mẹ cho con bú không làm việc trong các điều kiện có nguy cơ cao, loại bỏ hoặc giảm thiểu mọi rủi ro về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc đối với phụ nữ mang thai và đang cho con bú, kể cả những rủi ro liên quan đến công việc của họ, cũng như cần tạo điều kiện hợp lý cho các bà mẹ đang cho con bú.

  2. Chuẩn bị ứng phó khẩn cấp

    Đối với các tình huống và sự kiện khẩn cấp tiềm ẩn, cần phải tiến hành xác định, đánh giá và có hành động giảm thiểu tác động thông qua các kế hoạch và quy trình ứng phó khẩn cấp, bao gồm: báo cáo khẩn cấp, quy trình thông báo và sơ tán người lao động, đào tạo và diễn tập cho người lao động, thiết bị phát hiện và dập lửa thích hợp, lối ra thông thoáng và không bị cản trở, các phương tiện thoát hiểm đầy đủ và kế hoạch phục hồi. Các kế hoạch và quy trình như vậy cần tập trung giảm thiểu tổn hại đến cuộc sống, môi trường và tài sản.

  3. Thương tật và bệnh tật nghề nghiệp

    Phải có sẵn các quy trình và hệ thống để quản lý, theo dõi và báo cáo thương tật và bệnh nghề nghiệp, bao gồm các điều khoản để: khuyến khích người lao động báo cáo; phân loại, ghi chép các trường hợp thương tật và bệnh tật; cung cấp điều trị y tế cần thiết; điều tra các vụ việc và thực hiện các hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân sự cố và tạo điều kiện cho người lao động trở lại làm việc.

  4. Vệ sinh trong sản xuất công nghiệp

    Khả năng người lao động phải tiếp xúc với các tác nhân hóa học, sinh học và vật lý phải được xác định, đánh giá và kiểm soát theo hệ thống phân cấp kiểm soát. Các mối nguy tiềm ẩn phải được loại bỏ hoặc kiểm soát thông qua các biện pháp thiết kế, kỹ thuật và kiểm soát hành chính phù hợp. Khi các mối nguy hiểm không thể được kiểm soát thích hợp bằng các biện pháp đó, người lao động phải được cung cấp và sử dụng các thiết bị bảo hộ cá nhân thích hợp và được bảo dưỡng tốt. Các chương trình bảo vệ phải bao gồm các tài liệu giáo dục về các rủi ro liên quan đến các mối nguy hiểm này.

  5. Công việc nặng về thể chất

    Cần xác định, đánh giá và kiểm soát việc người lao động phải thực hiện với các công việc nặng về thể chất, bao gồm xử lý vật liệu thủ công và nâng hạ vật nặng, đứng lâu và các công việc lắp ráp có tính lặp lại cao hoặc phải dùng nhiều sức.

  6. Bảo vệ máy móc

    Các rủi ro về an toàn trong hoạt động sản xuất và máy móc khác phải được đánh giá. Các bộ phận bảo vệ vật lý, khóa liên động và rào chắn phải được cung cấp và bảo dưỡng thích hợp ở những máy móc mà công nhân sử dụng.

  7. Vệ sinh, thực phẩm và nhà ở

    Người lao động phải luôn được tiếp cận những khu vực nhà vệ sinh sạch sẽ, nguồn nước uống được và các thiết bị hợp vệ sinh để chuẩn bị, bảo quản thực phẩm và ăn uống. Khu ký túc xá công nhân do Nhà cung cấp hoặc đại lý lao động cung cấp phải được duy trì trong tình trạng sạch sẽ và an toàn, có lối thoát hiểm khẩn cấp thích hợp, nước nóng để tắm bồn và tắm vòi sen, hệ thống sưởi ấm và thông gió thích hợp, không gian riêng tư và an toàn để cất giữ vật dụng cá nhân và có giá trị, cũng như không gian cá nhân hợp lý cùng các đặc quyền ra vào hợp lý.

  8. Cung cấp thông tin về sức khỏe và an toàn

    Các nhà cung cấp phải cung cấp cho người lao động những thông tin phù hợp về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc, đồng thời đào tạo bằng ngôn ngữ của người lao động hoặc bằng ngôn ngữ mà họ có thể hiểu được về tất cả các mối nguy hiểm tại nơi làm việc mà người lao động phải tiếp xúc, bao gồm nhưng không giới hạn ở các rủi ro về cơ học, điện, hóa chất, hỏa hoạn và vật lý. Thông tin liên quan đến sức khỏe và an toàn phải được niêm yết rõ ràng trong cơ sở hoặc được đặt ở vị trí mà người lao động có thể nhận biết và tiếp cận được. Mọi cá nhân người lao động cần phải được đào tạo trước khi bắt đầu công việc và thường xuyên về sau. Cần khuyến khích người lao động báo cáo khi có mối lo ngại về an toàn.

C. MÔI TRƯỜNG

Các nhà cung cấp phải tuân thủ tất cả các luật, quy định và tiêu chuẩn hiện hành về môi trường, đồng thời nhìn nhận những tác động xấu đến môi trường khi tiến hành hoạt động kinh doanh. Các tiêu chuẩn tối thiểu để bảo vệ môi trường được nêu ra như sau:

  1. Giấy phép và báo cáo về môi trường

    Phải xin và cập nhật tất cả các giấy phép (ví dụ: giám sát xả thải), phê duyệt và đăng ký bắt buộc về môi trường, đồng thời tuân thủ yêu cầu về hoạt động và báo cáo của các loại giấy tờ này.

  2. Ngăn ngừa ô nhiễm và giảm sử dụng tài nguyên

    Hoạt động phát thải, xả thải các chất ô nhiễm và phát sinh chất thải phải được giảm thiểu hoặc loại bỏ tại nguồn hoặc bằng các biện pháp như bổ sung thiết bị kiểm soát ô nhiễm; sửa đổi quy trình sản xuất, bảo trì và quản lý cơ sở vật chất hoặc các biện pháp khác. Các nguồn tài nguyên thiên nhiên, bao gồm nước, nhiên liệu hóa thạch, khoáng sản và lâm sản nguyên sinh, phải được bảo tồn hoặc sử dụng theo các phương pháp như sửa đổi quy trình sản xuất, bảo trì và quản lý cơ sở vật chất, thay thế vật liệu, tái sử dụng, bảo tồn, tái chế hoặc các biện pháp khác.

  3. Các chất độc hại

    Hóa chất và các vật liệu gây nguy hiểm khác nếu thải ra môi trường phải được xác định và quản lý để đảm bảo việc xử lý, vận chuyển, lưu trữ, tái chế hoặc tái sử dụng và thải bỏ an toàn.

  4. Rác thải rắn

    Nhà cung cấp cần triển khai một phương pháp có hệ thống trong xác định, quản lý, cắt giảm, thải bỏ có trách nhiệm hoặc tái chế chất thải rắn (không độc hại).

  5. Khí thải

    Khí thải chứa các hóa chất hữu cơ dễ bay hơi, sol khí, chất ăn mòn, hạt, hóa chất làm suy giảm tầng ô-zôn và các sản phẩm phụ của quá trình đốt cháy phát sinh từ các hoạt động phải được xác định đặc tính, thường xuyên theo dõi, kiểm soát và xử lý theo yêu cầu trước khi xả thải. Bên tham gia phải thường xuyên giám sát hiệu quả của các hệ thống kiểm soát khí thải của mình.

  6. Hạn chế về nguyên vật liệu

    Các nhà cung cấp phải tuân thủ tất cả các luật, quy định hiện hành và yêu cầu của khách hàng về việc cấm hoặc hạn chế các chất cụ thể trong sản phẩm và sản xuất, bao gồm việc dán các nhãn tái chế và thải bỏ. Kingston đã lập ra Chương trình quản lý các chất độc hại để qua đó xác định tất cả các yêu cầu và quy định của công ty về vấn đề này. Các nhà cung cấp phải tuân thủ chương trình này.

  7. Quản lý nguồn nước

    Các nhà cung cấp phải thực hiện một chương trình quản lý nguồn nước, trong đó triển khai hoạt động ghi chép, mô tả và giám sát các nguồn nước cùng việc sử dụng và xả thải; tìm kiếm cơ hội để bảo tồn nguồn nước và kiểm soát các kênh ô nhiễm. Tất cả nước thải phải được xác định đặc điểm, giám sát, kiểm soát và xử lý theo yêu cầu trước khi xả hoặc thải bỏ. Bên tham gia phải thường xuyên giám sát hoạt động của các hệ thống xử lý và cô lập nước thải của mình để đảm bảo hiệu suất tối ưu và tuân thủ quy định.

  8. Tiêu thụ năng lượng và phát thải khí nhà kính

    Hoạt động tiêu thụ năng lượng và phát thải khí nhà kính phải được theo dõi và ghi chép, ở cấp cơ sở và/hoặc công ty. Các nhà cung cấp phải tìm kiếm các phương pháp hiệu quả về chi phí để nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng và giảm thiểu mức tiêu thụ năng lượng cũng như phát thải khí nhà kính.

D. ĐẠO ĐỨC

Để đáp ứng trách nhiệm xã hội trong các giao dịch kinh doanh, các Nhà cung cấp phải duy trì các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất bao gồm:

  1. Kinh doanh liêm chính

    Các tiêu chuẩn cao nhất về tính liêm chính phải được duy trì trong tất cả các hoạt động kinh doanh. Các nhà cung cấp phải có chính sách không khoan nhượng nhằm nghiêm cấm bất kỳ và tất cả các hình thức hối lộ, tham nhũng, tống tiền và biển thủ. Tất cả các giao dịch kinh doanh phải được thực hiện một cách minh bạch và phản ánh chính xác trên sổ sách và hồ sơ kinh doanh của Nhà cung cấp. Các quy trình giám sát và thực thi phải được thực hiện để đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng.

  2. Không chiếm đoạt lợi thế không chính đáng

    Không được hứa hẹn, đề nghị, ủy quyền, trao hoặc nhận hối lộ hoặc các phương tiện khác để đạt được lợi thế không chính đáng. Quy định này cũng nghiêm cấm việc hứa hẹn, đề nghị, ủy quyền, trao hoặc nhận bất cứ thứ gì có giá trị, dù là trực tiếp hay gián tiếp thông qua một bên thứ ba, để đạt được hoặc duy trì hoạt động kinh doanh, điều khiển hoạt động kinh doanh có lợi cho bất kỳ người nào hoặc đạt được lợi thế không chính đáng. Các quy trình giám sát và thực thi phải được thực hiện để đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng.

  3. Tiết lộ thông tin

    Thông tin liên quan đến nhân công của bên tham gia, sức khỏe và an toàn, quy trình hoạt động vì môi trường, hoạt động kinh doanh, cơ cấu, tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động phải được tiết lộ theo các quy định và thông lệ ngành hiện hành. Không chấp nhận việc làm sai lệch hồ sơ hoặc trình bày sai các điều kiện hoặc thực tiễn trong chuỗi cung ứng.

  4. Quyền sở hữu trí tuệ

    Quyền sở hữu trí tuệ phải được tôn trọng; công nghệ và bí quyết phải được chuyển giao theo cách thức bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ; đồng thời thông tin khách hàng phải được bảo vệ.

  5. Kinh doanh, quảng cáo và cạnh tranh công bằng

    Các tiêu chuẩn về kinh doanh, quảng cáo và cạnh tranh công bằng phải được duy trì. Phải có các biện pháp thích hợp để bảo vệ thông tin khách hàng.

  6. Bảo vệ danh tính và không trả đũa

    Các chương trình đảm bảo tính bí mật, ẩn danh và bảo vệ những nhân viên đứng ra tố giác phải được duy trì, trừ khi bị ngăn cấm theo quy định của pháp luật. Các nhà cung cấp cần thông báo rõ ràng về quy trình báo cáo để nhân viên có thể nêu lên bất kỳ mối lo ngại nào mà không sợ bị trả thù.

    Nhân viên của nhà cung cấp có thể gửi báo cáo bí mật về các hành vi vi phạm đạo đức tiềm ẩn, các mối lo ngại và khiếu nại giữa nhân viên của nhà cung cấp và Kingston thông qua các phương thức sau:

    Địa điểm Hoa Kỳ, CA
    Đường dây nóng 1(888)435-5453
    Email [email protected]
    Địa chỉ 17600 Newhope Street, Thung lũng Fountain Valley, CA 92708
  7. Tìm kiếm nguồn cung khoáng sản có trách nhiệm

    Để hỗ trợ những nỗ lực trong toàn ngành nhằm xác định, giảm thiểu và tiến gần hơn đến loại bỏ việc sử dụng khoáng sản xung đột, các nhà cung cấp phải đảm bảo rằng tất cả các nguyên vật liệu cung cấp cho Kingston đều không chứa khoáng sản xung đột từ Công-gô và các quốc gia láng giềng hoặc bất kỳ khu vực xung đột nào trực tiếp hoặc gián tiếp tài trợ hoặc làm lợi cho các nhóm vũ trang là thủ phạm của các vụ vi phạm nhân quyền nghiêm trọng. Khoáng sản xung đột bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các kim loại hiếm như quặng thiếc, wolframite, coltan, vàng và các dẫn xuất của các kim loại hiếm này, đặc biệt là vàng (Au), tantali (Ta), thiếc (Sn), vonfram (W) và coban (Co), từ các khu vực xung đột. Do đó, quá trình khai thác, tinh chế, định hình và mọi quy trình sản xuất hoặc chế biến khoáng sản xung đột nào khác không được diễn ra ở các khu vực xung đột. Các nhà cung cấp phải tiến hành thẩm định chi tiết về nguồn gốc và chuỗi hành trình sản phẩm của các khoáng sản này, củng cố quản lý chuỗi cung ứng của mình, thiết lập các chính sách và/hoặc thủ tục liên quan để phát hiện và theo dõi hiệu quả các nguồn nguyên liệu thô, đảm bảo tính hợp pháp của các nguồn nguyên liệu thô và ngăn chặn việc sử dụng khoáng sản xung đột. Kingston có thể sẽ tiến hành đánh giá các biện pháp thẩm định của nhà cung cấp liên quan đến nguồn nguyên vật liệu. Khi có yêu cầu từ Kingston, nhà cung cấp phải trả lời trung thực các bảng câu hỏi điều tra cùng với các thông tin liên quan khác và đảm bảo tính trung thực, đúng đắn và đầy đủ trong câu trả lời cho các bảng câu hỏi và thông tin cung cấp cho Kingston. Kingston có thể sẽ cung cấp cho khách hàng và các tổ chức khác mà Kingston hợp tác các bảng câu hỏi và thông tin điều tra hoàn chỉnh nêu trên.

  8. Quyền riêng tư

    Các nhà cung cấp phải cam kết đáp ứng những kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư đối với thông tin cá nhân của tất cả những người mà họ tương tác trong kinh doanh, bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, người tiêu dùng và nhân viên. Các nhà cung cấp phải tuân thủ luật riêng tư và bảo mật thông tin và các yêu cầu theo quy định khi thông tin cá nhân được thu thập, lưu trữ, xử lý, truyền và chia sẻ.

F. HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Các nhà cung cấp cần áp dụng hoặc thiết lập một hệ thống quản lý có phạm vi tương quan với nội dung của Bộ quy tắc này. Hệ thống quản lý này được thiết kế nhằm đảm bảo: (a) tuân thủ luật, quy định hiện hành và các yêu cầu của khách hàng liên quan đến hoạt động và sản phẩm của Nhà cung cấp; (b) tuân thủ Bộ quy tắc này; và (c) xác định và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động liên quan đến Bộ quy tắc này.

Hệ thống quản lý này bao gồm các yếu tố sau:

  1. Cam kết của công ty

    Tuyên bố về chính sách thực hiện trách nhiệm xã hội và môi trường của doanh nghiệp, trong đó khẳng định cam kết của Nhà cung cấp về tuân thủ và cải tiến liên tục, được ban giám đốc điều hành xác nhận và được niêm yết tại cơ sở bằng ngôn ngữ địa phương.

  2. Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình của cấp quản lý

    Nhà cung cấp xác định rõ (các) giám đốc điều hành cấp cao và (các) đại diện của công ty chịu trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện các hệ thống quản lý và các chương trình liên quan. Các quản lý cấp cao chịu trách nhiệm xem xét tình trạng của hệ thống quản lý một cách thường xuyên.

  3. Yêu cầu pháp lý và yêu cầu của khách hàng.

    Một quy trình để xác định, giám sát và hiểu các luật, quy định hiện hành và các yêu cầu của khách hàng, bao gồm các yêu cầu của Bộ quy tắc này

  4. Đánh giá và quản lý rủi ro

    Một hệ thống để xác định các rủi ro về tuân thủ pháp luật, môi trường, sức khỏe và an toàn cũng như thực hành lao động và đạo đức liên quan đến hoạt động của Nhà cung cấp. Cần xác định tầm quan trọng tương đối của từng rủi ro và thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp bằng vật lý và quy trình để đảm bảo tuân thủ các quy định và kiểm soát các rủi ro đã xác định.

  5. Mục tiêu cải tiến

    Các mục tiêu và chỉ tiêu hoạt động cùng kế hoạch thực hiện, được soạn bằng văn bản, nhằm cải thiện hoạt động xã hội và môi trường của Nhà cung cấp, bao gồm đánh giá định kỳ về hiệu quả của Nhà cung cấp trong việc đạt được các mục tiêu đó.

  6. Đào tạo

    Hoạt động đào tạo cho các nhà quản lý và người lao động về các chương trình, chính sách, thủ tục và mục tiêu cải tiến của công ty, cũng như để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành.

  7. Cung cấp thông tin

    Quy trình truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác về các chính sách, thực hành, kỳ vọng và hiệu quả hoạt động của Nhà cung cấp cho người lao động, nhà cung cấp và khách hàng.

  8. Phản hồi, sự tham gia và kiếu nại của người lao động

    Các quy trình liên tục, bao gồm cơ chế khiếu nại hiệu quả, để đánh giá sự hiểu biết của nhân viên và thu thập phản hồi hoặc hành vi vi phạm về các thực hành và điều kiện được quy định trong Bộ quy tắc này và để thúc đẩy cải tiến liên tục.

  9. Kiểm tra và đánh giá

    Quy trình tự đánh giá định kỳ để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, nội dung của Bộ quy tắc này và các yêu cầu theo hợp đồng của khách hàng liên quan đến trách nhiệm xã hội và môi trường.

  10. Quy trình thực hiện hành động khắc phục

    Cần quản lý một quy trình nhằm kịp thời khắc phục các thiếu sót được xác định thông qua hoạt động đánh giá, kiểm tra, điều tra và xem xét của nội bộ hoặc bên ngoài.

  11. Tài liệu và hồ sơ

    Tạo lập và duy trì các tài liệu và hồ sơ để đảm bảo tuân thủ quy định và phù hợp với các yêu cầu của công ty, đồng thời duy trì tính bảo mật thích hợp để bảo vệ quyền riêng tư.

  12. Trách nhiệm của nhà cung cấp

    Một quy trình để thông báo về các yêu cầu của Bộ quy tắc và giám sát sự tuân thủ của nhà cung cấp.

Cũng cần phải tiến hành các cuộc đánh giá hệ thống quản lý đó, bao gồm đại diện của Kingston đích thân đến kiểm tra tại các cơ sở của nhà cung cấp hoặc có đầy đủ quyền tiếp cận với các đợt kiểm tra từ bên thứ ba đã xác thực, trong đó bao gồm các hệ thống quản lý nói trên. Nhà cung cấp cần duy trì các tài liệu cần thiết để chứng minh sự tuân thủ của mình đối với Bộ quy tắc này và cần cung cấp cho Kingston quyền tiếp cận các tài liệu đó khi Kingston có yêu cầu.

Để biết thêm thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh của chúng tôi trong tình hình Covid-19, vui lòng truy cập tại đây.