Рост скорости, емкости и доступности цифрового хранения данных позволяет даже тем, кто не считает себя технически подкованным, создавать персональные коллекции цифровых медиа. Однако коллекционирование фильмов, игр, сериалов, музыки, электронных книг и фотографий — это только половина дела. Для того чтобы медиаколлекция была полезной, она должна быть хорошо организована. Эта статья дает советы по организации вашей личной медиаколлекции. Эти рекомендации также подходят для повседневных файлов, таких как текстовые документы, таблицы и презентации.
Зачем переходить на цифровые технологии?
Цифровые медиаколлекции имеют несколько преимуществ перед физическими.
- Доступность: возможность доступа к материалам из любого места, имея подключение к интернету.
- Эффективность: с помощью инструментов поиска и метаданных в цифровых коллекциях легче находить и извлекать конкретные элементы.
- Готовность к будущему: магнитные носители, такие как видеокассеты и аудиокассеты, имеют ограниченный срок хранения, как и старые компакт-диски и DVD-диски. Книги и фотографии также портятся со временем, особенно если их хранить в местах с повышенной температурой и влажностью. Цифровое хранение файлов с возможностью создания копий и резервных копий позволяет коллекции пережить время и даже такие события, как стихийные бедствия.
- Масштабируемость: цифровые коллекции занимают гораздо меньше физического пространства, чем физические носители.
Цифровые коллекции или архивы обычно организуются с помощью метаданных: информации об их происхождении, дате создания, формате и т. д. При создании и организации своей цифровой медиаколлекции обязательно учитывайте различные метаданные.
- Описательные метаданные: полезные для пользователя данные, такие как название, создатель или даже описание.
- Административные метаданные: сведения о самом элементе, такие как размер файла, формат файла и дата оцифровки.
- Технические метаданные: информация о процессе оцифровки, например, используемое оборудование и разрешение файла.
Формирование коллекции
При создании коллекции подумайте о том, что в нее включить. Вы будете отдавать приоритет фотографиям и семейным видео с особых событий, таких как свадьбы и значимые дни рождения? Собираетесь ли вы хранить фотографии из отпуска? Каких членов семьи вы попросите внести вклад в коллекцию? Что для вас важнее: сохранить файлы с устаревающих носителей или оцифровать материалы, к которым вы будете чаще всего обращаться?
Говоря о стареющих физических носителях, рекомендуется оцифровать файлы на аналоговых форматах, таких как аудиокассеты, чтобы включить их в цифровую коллекцию. Самый простой способ сделать это для видеокассет — использовать устройство, называемое картой видеозахвата. Используя карту захвата и видеомагнитофон (и необходимые кабели для подключения видеомагнитофона к компьютеру, обычно — композитный или HDMI кабель), вы можете использовать OBS или эквивалентное программное обеспечение для оцифровки видео с кассет VHS.
Еще одним важным фактором при составлении коллекции цифровых медиафайлов является то, какие форматы файлов использовать и как обрабатывать резервные копии.
- Форматы файлов: следует выбирать форматы, которые широко распространены и обеспечивают долговечность, например, MP4 для видео или TIFF для изображений.
- Резервирование: для защиты коллекции мультимедиа от сбоев или проблем с оборудованием важно иметь несколько резервных копий в разных местах. Вариантами могут быть резервная копия, которая будет храниться в другом месте, облачное хранилище, несколько синхронизированных накопителей в NAS или другие внешние серверы. Не забывайте регулярно обновлять резервные копии.
Хранение вашей коллекции
Инвентаризация медиаколлекции поможет вам отслеживать ее состояние, облегчая выявление отсутствующих или повреждённых файлов. Опись должна быть отсортирована по типу (DVD-диски, компакт-диски, кассеты VHS и т. д.) и включать различную информацию, такую как название, дата создания, дата загрузки и местоположение и т. п.
Рассмотрите возможность использования приложения каталогизации дисков, такого как WinCatalog (или DiskCatalogMaker для пользователей Mac). Если вы используете несколько внешних дисков, съемных или сетевых дисков, приложение каталогизации дисков сэкономит ваше время. Оно сканирует все ваши диски, создавая каталог с возможностью поиска на вашем основном диске, и сообщает вам, на каком диске находится тот или иной файл. Затем вы можете подключить нужный диск, избегая необходимости подключать и искать файлы на каждом диске вручную. Установите ежемесячное напоминание, чтобы каталогизировать все ваши диски.
Цифровая коллекция задумана таким образом, чтобы позволять пользователям легко искать, просматривать и извлекать файлы. Убедитесь, что платформа, которую вы хотите выбрать, позволяет выполнять поиск по дате, автору, ключевым словам и, возможно, другим критериям. Если другие люди будут иметь доступ к вашей коллекции, хорошей идеей будет ограничить доступ к частям коллекции, а также возможность загружать и скачивать файлы.
Хотя создание цифровой медиаколлекции может быть увлекательным и полезным процессом, ее поддержка в течение времени не менее важна для ее сохранения. Вот отличный совет: регулярно проверяйте свои устройства хранения на износ или поломки и делайте резервные копии данных, чтобы предотвратить их потерю. Возьмите за привычку просматривать и очищать устаревшие файлы, дубликаты или уже ненужные файлы, чтобы ваша коллекция была упорядоченной и актуальной. По мере развития аппаратных технологий рассмотрите возможность обновления оборудования для повышения скорости, производительности, долговечности и эффективности. Своевременно следя как за оборудованием, так и за содержимым, вы обеспечите порядок, доступность и сохранность вашей медиаколлекции на долгие годы.
Организация коллекции для семейного использования
Если ваша коллекция мультимедиа будет доступна нескольким членам вашей семьи, вы можете хранить определенные мультимедийные файлы там, где дети не могут получить к ним доступ. У родителей есть причины предпочитать, чтобы их дети не слушали музыку или не смотрели фильмы, которые они считают неподобающими. Защита паролем мультимедийных материалов с рейтингом PG-13 или R — один из способов сделать коллекцию более безопасной для детей.
Не попадайтесь в ловушку предположения, что все медиа в вашей коллекции должны быть организованы одинаково. Музыка может быть организована по жанру, названию или исполнителю. Однако не имеет смысла организовывать семейные фотоальбомы или видеоигры подобным образом. Сортировка по хронологическому порядку или хотя бы возможность использовать этот фильтр для сортировки — хорошее начало. Рассмотрите такие варианты, как сортировка по дате создания или по дате загрузки в коллекцию. Другими подходящими организационными категориями являются тип файла, возрастной рейтинг или даже язык. Многоязычные семьи могут захотеть фильтровать медиа в зависимости от того, на каком языке они представлены (например, испанский, хинди, корейский и другие). Фильтры по возрасту полезны для того, чтобы молодые пользователи не имели доступа к материалам, неподобающим для их возраста.
Организация файлов в вашей коллекции требует выполнения нескольких шагов.
- Иерархия папок: вашей основной папке понадобятся вложенные папки, возможно, с их собственными вложенными папками.
- Последовательность в организации: ваша медиаколлекция может содержать сотни, а то и тысячи файлов. Если имена файлов понятны, лаконичны и последовательны, будет легче найти файлы (а также переместить те из них, которые находятся не на месте).
Подумайте, как организовать конфиденциальные документы, которые можно хранить на USB-накопителях с шифрованием. Вы можете создать отдельные папки для каждого члена семьи, а затем классифицировать файлы внутри них: например, налоговая информация, сканы паспортов и водительских прав, данные, относящиеся к криптовалюте, банковская информация, медицинские записи, важные контракты и другие конфиденциальные файлы. Этот уровень организации обеспечивает быстрый доступ к нужным файлам в любой момент. Такой подход используется профессионалами и государственными служащими для организации своих конфиденциальных файлов.
