Coraz większa szybkość, pojemność i dostępność pamięci masowej sprawia, że nawet osoby, które nie są ekspertami w dziedzinie technologii, mogą zgromadzić pokaźną cyfrową kolekcję multimedialną. Jednak samo posiadanie zbioru filmów, gier, programów telewizyjnych, muzyki, e-booków i zdjęć to dopiero połowa sukcesu. Aby był on w pełni użyteczny, powinien być dobrze zorganizowany. W tym artykule znajdziesz wskazówki, jak uporządkować swoją kolekcję multimediów. Możesz je wykorzystać także w przypadku plików codziennego użytku, takich jak dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne czy prezentacje.
Dlaczego warto przejść na format cyfrowy?
Cyfrowa kolekcja multimediów ma szereg zalet w porównaniu ze zbiorem analogowym.
- Dostępność: możliwość dostępu do materiałów z dowolnego miejsca, gdzie jest połączenie z Internetem.
- Efektywność: dzięki narzędziom do wyszukiwania i metadanym przeszukiwanie zbiorów cyfrowych i dostęp do zasobów są znacznie łatwiejsze.
- Rozwiązanie na przyszłość: nośniki magnetyczne, takie jak kasety wideo i taśmy audio, mają ograniczoną trwałość – podobnie jak starsze płyty CD i DVD. Książki i zdjęcia z czasem się niszczą, zwłaszcza gdy są narażone na działanie wysokiej temperatury i wilgoci. Przechowując swoje zasoby w postaci cyfrowej, z możliwością tworzenia kopii i kopii zapasowych, będziesz mieć pewność, że Twoja kolekcja przetrwa upływ czasu, a nawet klęski żywiołowe.
- Skalowalność: kolekcje cyfrowe wymagają znacznie mniej przestrzeni niż te w postaci analogowej.
Kolekcje lub archiwa cyfrowe zwykle porządkuje się w oparciu o metadane zasobów: informacje o ich pochodzeniu, dacie utworzenia, formacie itp. Tworząc i organizując kolekcję multimediów cyfrowych, pamiętaj o uwzględnieniu różnych metadanych.
- Metadane opisowe: przydatne dane dla użytkownika, takie jak tytuł, twórca czy opis treści.
- Metadane administracyjne: szczegóły dotyczące samego zasobu, takie jak rozmiar pliku, jego format czy data digitalizacji.
- Metadane techniczne: informacje o procesie digitalizacji, np. o użytym sprzęcie i rozdzielczości pliku.
Tworzenie kolekcji
Przystępując do tworzenia swojej kolekcji, zastanów się, co chcesz w niej uwzględnić. Czy priorytet będą mieć rodzinne zdjęcia i filmy z takich wydarzeń, takich jak śluby i urodziny? Czy będziesz przechowywać także zdjęcia z wakacji? Których członków rodziny poprosisz o pomoc? Czy w pierwszej kolejności będziesz dodawać pliki, których fizyczne kopie mogą ulec zniszczeniu, czy te, które Twoim zdaniem będą cieszyć się największym zainteresowaniem?
Skoro mowa o niszczejących nośnikach fizycznych, to zasoby w postaci analogowej, np. na kasetach audio, należy uprzednio zdigitalizować, aby mogły stać się częścią kolekcji cyfrowej. Najprostszym sposobem na digitalizację kaset wideo jest wykorzystanie urządzenia zwanego kartą przechwytującą. Za pomocą karty przechwytującej oraz magnetowidu i odpowiednich kabli umożliwiających podłączenie magnetowidu do komputera (zwykle przewodu composite–HDMI) można przy użyciu programu OBS lub podobnego oprogramowania przechwycić nagrania z kasety VHS.
Kolejną ważną kwestią związaną z tworzeniem cyfrowej kolekcji multimediów jest to, jakie wybrać formaty plików i jak tworzyć kopie zapasowe.
- Formaty plików: najlepiej wybrać takie, które są powszechnie używane i zapewniają długoterminową kompatybilność – np. MP4 dla materiałów wideo lub TIFF dla zdjęć.
- Nadmiarowość: aby zabezpieczyć swoją kolekcję multimediów przed awariami sprzętu lub innymi nieprzewidzianymi zdarzeniami, warto posiadać kilka kopii zapasowych w różnych lokalizacjach. Pomocne może być przechowywanie ich poza domem, w chmurze, na kilku zsynchronizowanych dyskach NAS lub innych zewnętrznych serwerach. Oczywiście należy pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych.
Zarządzanie kolekcją
Inwentaryzacja multimediów pomoże Ci zachować porządek w swojej kolekcji, dzięki czemu łatwiej zidentyfikujesz brakujące lub uszkodzone pliki. Zbiór należy uporządkować według typów nośników (DVD, CD, kasety VHS itp.) oraz uzupełnić o dodatkowe informacje, takie jak tytuł, data utworzenia, data digitalizacji, lokalizacja pliku itp.
Warto rozważyć użycie programu do katalogowania nośników, takiego jak WinCatalog (lub DiskCatalogMaker w przypadku użytkowników komputerów Mac). Jeśli korzystasz z wielu nośników zewnętrznych, dysków wymiennych lub sieciowych, aplikacja do katalogowania pomoże Ci zaoszczędzić czas. Skanuje ona wszystkie nośniki, tworząc przeszukiwalny katalog na dysku głównym, aby w razie potrzeby wskazać, na którym z nich znajduje się potrzebny plik. Pozwala to uniknąć podłączania kolejno wszystkich nośników i ich ręcznego przeszukiwania. Warto także ustawić comiesięczne przypomnienie o katalogowaniu wszystkich nośników.
Użytkownicy powinni mieć możliwość łatwego wyszukiwania, przeglądania i dostępu do plików znajdujących się w zbiorach cyfrowych. Upewnij się, że platforma, którą bierzesz pod uwagę, umożliwia wyszukiwanie według daty, autora, słów kluczowych i innych pól. Dobrym pomysłem – zwłaszcza jeśli z kolekcji będą korzystać także inne osoby – jest ograniczenie dostępu do wybranych jej części lub możliwości pobierania lub dodawania nowych plików.
Choć tworzenie cyfrowej kolekcji multimediów może być przyjemne i satysfakcjonujące, równie istotne jest systematyczne zarządzanie jej zawartością, aby dobrze pełniła swoją funkcję. Dobrym rozwiązaniem jest regularne sprawdzanie nośników pamięci pod kątem zużycia lub usterek oraz tworzenie kopii zapasowych, aby zapobiec utracie danych. Warto wyrobić w sobie nawyk przeglądania i usuwania nieaktualnych, zduplikowanych lub niepotrzebnych plików, aby kolekcja była uporządkowana i aktualna. W miarę rozwoju technologii można rozważyć modernizację sprzętu, aby korzystać z rozwiązań zapewniających większą szybkość działania, pojemność, trwałość i efektywność. Aktywnie dbając o sprzęt i zarządzanie treściami, zyskasz pewność, że Twoja kolekcja multimediów będzie uporządkowana, łatwo dostępna i bezpieczna na dłużej.
Przygotowanie kolekcji do użytku rodzinnego
Jeśli z kolekcji multimediów będzie korzystać cała rodzina, warto rozważyć przechowywanie niektórych plików w miejscu niedostępnym dla dzieci. Rodzice często mają powody, dla których nie chcą, aby dzieci słuchały określonej muzyki czy oglądały nieodpowiednie dla nich filmy. Jednym z dostępnych rozwiązań jest zabezpieczenie hasłem nośników z treściami przeznaczonymi dla starszych odbiorców.
Błędem jest przyjmowanie założenia, że wszystkie multimedia w kolekcji muszą być zorganizowane w ten sam sposób. Muzykę można sortować według gatunków, tytułów lub – co najczęściej spotykane – według wykonawców. Nie miałoby jednak sensu porządkowanie w ten sposób rodzinnych albumów ze zdjęciami czy gier wideo. Można je za to uporządkować chronologicznie lub przynajmniej zapewnić możliwość ich filtrowania według daty. Warto rozważyć różne opcje porządkowania, np. według daty utworzenia lub dodania do kolekcji. Inne przydatne kategorie to typ pliku, klasyfikacja wiekowa lub język. W przypadku rodzin wielojęzycznych sensowne może być filtrowanie plików według języka – polskiego, angielskiego, hiszpańskiego itp. Przydatne są także filtry wiekowe, które dają pewność, że młodzi użytkownicy nie będą mieć dostępu do multimediów nieodpowiednich dla ich wieku.
Porządkowanie plików w kolekcji wymaga kilku elementów, takich jak:
- Hierarchia folderów: w folderze głównym powinny znajdować się podfoldery – w razie potrzeby z kolejnymi podfolderami.
- Spójność systemu organizacji: kolekcja multimediów może zawierać setki, a nawet tysiące plików. Jeśli nazwy plików będą jasne, zwięzłe i spójne, łatwiej będzie je zlokalizować (a także przenieść te, które znajdują się w niewłaściwym miejscu).
Zastanów się, jak przechowywać poufne dokumenty. Warto rozważyć zapisanie ich na szyfrowanych nośnikach flash USB. Możesz utworzyć osobne foldery dla każdego z członków rodziny, a następnie posegregować w nich pliki – np. informacje podatkowe, skany paszportów i praw jazdy, szczegóły dotyczące kryptowalut, informacje bankowe, dokumentację medyczną, ważne umowy i inne poufne pliki. Dzięki takiej organizacji w każdej chwili łatwo znajdziesz wszystkie potrzebne dokumenty. To metoda porządkowania poufnych plików, którą stosują profesjonaliści i pracownicy instytucji rządowych.
