デジタルストレージの速度が高まり、容量が増加し、価格が低下しているため、テクノロジーに明るくないユーザーでさえ、しっかりとデジタルメディアのデータを整理できるようになっています。ただし、映像、ゲーム、テレビ番組、音楽、e ブック、写真のデータを集める作業は、ほんの一部にすぎません。メディアデータを活用するには、適切に整理する必要があります。この記事では、個人用メディアデータをまとめる方法について説明します。これらのヒントは、テキスト、文書、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、日常的に使用するファイルにも適用できます。
デジタル化する理由
デジタルメディアのデータは、物理的メディアのデータよりもメリットがあります。
- アクセス性：インターネット接続があれば場所を選ばず資料にアクセスできます。
- 効率性：検索ツールやメタデータを使用すれば、デジタルデータを簡単に検索して特定のデータを取得できます。
- 長期的な安定性：ビデオカセットやカセットテープなどの磁気メディアは、寿命に限りがあります。古いCDやDVDも同様です。書籍や写真も経年劣化します。特に温度や湿度が高くなる場所に保管していると劣化します。ファイルをデジタルに保存し、コピーとバックアップを作成することで、自然災害などの問題が生じてもデータを長期間守ることができます。
- 拡張性： デジタルデータは、物理的な保管よりはるかに小さな空間に保管できます。
通常、デジタルデータやアーカイブは、元データに関する情報、作成日、フォーマットなどのメタデータを介してまとめられます。デジタルメディアデータを整理する際は、各種のメタデータを含めてください。
- 記述的メタデータ： タイトル、作成者、さらに説明もユーザーにとって有益なメタデータです。
- 管理メタデータ： ファイルサイズ、ファイルフォーマット、デジタル化した日付など、データそのものの詳細情報です。
- 技術メタデータ： 使用した機器、ファイル解像度などデジタル化のプロセスに関する情報です。
データの収集とまとめ
収集とまとめを開始する場合、まずは何を含めるかを決めます。結婚式や節目となる誕生日など特別なイベントの写真やビデオに優先順位を付けていますか?休暇の写真を保管しますか?家族に手伝ってもらう予定ですか?物理コピーが劣化しているファイルや、より必要と思われるファイルの追加を優先しますか?
劣化した物理メディア、カセットテープなどのアナログファイル形式については、デジタルデータに含める前にデジタル化する必要があります。ビデオテープをデジタル化する最も簡単な方法は、キャプチャカードと呼ばれるハードウェアを使用することです。キャプチャカードと VCR (および VCR に接続するためのケーブル、通常はコンポジット - HDMI 変換ケーブル) を使用し、OBS や同等のソフトウェアを使用すれば、VHS の映像を取得できます。
デジタルメディアデータでその他に考慮すべき重要な点は、使用するファイルフォーマットとバックアップの取り扱い方法です。
- ファイルフォーマット： 動画向けの MP4 や画像向けの TIFF など、広範にかつ長期間にわたってサポートされている形式を選択する必要があります。
- 冗長性： メディアデータを災害やハードウェアの問題から保護するには、1 つの場所ではなく複数のバックアップを用意することが重要です。オフサイトバックアップ、クラウドストレージソリューション、複数の同期 NAS ドライブ、その他の外部サーバーが役立ちます。定期的なバックアップでデータを最新の状態に保つようにします。
データのメンテナンス
メディアの目録を使用すればデータを追跡でき、欠落したファイルや損傷したファイルを簡単に特定できます。目録はタイプごと (DVD、CD、VHS テープなど) に保管し、タイトル、作成日、アップロード日、場所などの識別情報を含める必要があります。
WinCatalog (Mac ユーザーの場合は DiskCatalogMaker) など、ディスクカタログ作成アプリケーションの使用を検討してください。複数の 外部ドライブ , (リムーバブルドライブやネットワークドライブ) を使用する場合、ディスクカタログ作成アプリケーションで時間を節約できます。このアプリケーションは、すべてのドライブをスキャンし、プライマリドライブ内で検索可能なカタログを作成するため、ファイルがどのドライブに保存されているかわかります。対象のドライブに接続すれば、各ドライブを手作業で接続して検索する必要がなくなります。ディスクのカタログを作成するため、毎月のリマインダーを設定します。
デジタルデータを収集してまとめれば、ファイルの検索、参照、取得が簡単になります。採用を検討しているプラットフォームで、日付、作成者、キーワード、その他のフィールドでも検索が可能なことを確かめます。他のユーザーがデータにアクセスする場合、一部へのアクセス権や、新規ファイルのダウンロードやアップロード機能を制限することが推奨されます。
デジタルメディアのデータを収集してまとめる作業は楽しくてやりがいがありますが、データを常に最適な状態に保つため、長期間にわたり管理することも重要です。定期的にストレージデバイスの磨耗や損傷を確認し、損失を防ぐためにデータをバックアップすることが最適な方法です。古いデータ、重複したファイルや不要なファイルがないか確認し、消去することを習慣にして、データを整合させ、関連性のあるものに保つようにします。ハードウェア技術の進歩に応じて、速度、容量、堅牢性、効率性を向上させた機器にアップグレードすることを検討してください。ハードウェアとコンテンツの両方を能動的に維持すれば、メディアデータを常に整理でき、アクセス可能で長期間持続可能な状態を維持できます。
家族も使用できるようなデータの収集とまとめ
メディアデータを家族と一緒に楽めるようにする場合は、特定のメディアファイルを子供がアクセスできない場所に保存することをお勧めします。保護者は、子供に不適切だと思われる音楽や映画を視聴させたくないでしょう。PG-13 や R 指定のメディアをパスワードで保護すれば、データを子供にも安心なものに保てます。
すべてのメディアデータを同じ方法でまとめなければならない、という考えにとらわれないでください。音楽はジャンルごとにまとめてから、タイトルやさらにアーティストごとにまとめることができます。ただし、家族写真やゲームを同じ方法でまとめるのは賢明ではありません。時系列で並べ替えたり、少なくともソートするためのフィルターとして使用するのが賢明です。作成日やデータのアップロード日付で並べ替える方法も検討してください。整理に便利なカテゴリには、ファイルタイプ、年齢制限や言語などもあります。複数の言語を使用している家族は、スペイン語、ヒンズー語、韓国語、その他の言語メディアに対応する柔軟なフィルターが必要になる可能性があります。年齢フィルターを使えば、若い家族が年齢に不適切なメディアにアクセスできなくなります。
データのファイルをまとめるには、いくつかの条件があります。
- フォルダ階層： メインフォルダには、サブフォルダ (そのフォルダ独自のサブフォルダがある可能性) が必要になります。
- 一貫した構造： メディアデータには、数百、数千ものファイルが含まれている可能性があります。ファイル名が明確で、簡潔で、一貫している場合、ファイルの検索が簡単になります (また、場所が変わったファイルを再配置しやすくなります)。
他人には見せたくない資料をまとめる方法を検討してください。 暗号化された USB フラッシュドライブに保存するなどです. 家族のメンバーごとに個別のフォルダを作成し、フォルダ内でファイルを分類できます。税務情報、パスポートや運転免許証のスキャン、暗号通貨の詳細、銀行情報、医療記録、重要な連絡先、その他の機密ファイルなどに分類できます。このようにまとめると、必要な時に必要なものをすぐに見つけることができます。これは、専門家や政府職員が機密ファイルを整理するために実践している方法です。
