隨著數位儲存裝置提升了速度和儲存容量並降低成本，即使不是科技通，也能建立起數量相當可觀的數位媒體收藏。不過，收集電影、遊戲、電視節目、音樂、電子書和照片，只完成了一半的工作。如果想讓媒體收藏真正實用，就必須經過良好整理。本文將提供整理個人媒體收藏的建議。這些提示甚至也適用於日常的文字文件、試算表和簡報等檔案。
為什麼選擇數位化？
相較於實體媒體收藏，數位媒體收藏具有多項優勢。
- 可存取性：只要有網際網路連線，就能隨時隨地存取資料。
- 效率性：透過搜尋工具和中繼資料，更輕鬆搜尋數位收藏並擷取特定項目。
- 未來適用性：錄音帶和卡式錄音帶等磁性媒體，以及較舊的 CD 和 DVD，其保存壽命有限。書籍和照片也會隨著時間劣化，特別是存放於高溫潮濕的環境中。將檔案以數位方式儲存並搭配備份和複製功能，可讓您的收藏歷久彌新，甚至在天災中倖免於難。
- 擴充性：比起實體收藏，數位收藏幾乎不受實體空間限制。
數位收藏或封存檔案通常是透過中繼資料來整理：來源、建立日期、格式等資訊。在建立與整理數位媒體收藏時，請務必包含這些不同類型的中繼資料。
- 描述性中繼資料：對使用者有幫助的資料，例如標題、建立者或說明。
- 管理中繼資料：關於檔案本身的詳細資料，例如檔案大小、格式和數位化日期。
- 技術性中繼資料：關於數位化流程的資訊，例如使用的設備和檔案解析度。
建立收藏
在開始建立收藏時，請思考要收錄哪些內容。您是否會優先整理婚禮、特別生日等具有紀念意義的照片與家庭影片？您是否也會收錄渡假照片？您會請哪些家庭成員一起提供素材？您會優先新增那些實體檔案已逐漸損壞的資料？還是您認為需求較高的檔案？
說到式微的實體媒體，卡式錄音帶這類類比格式的檔案需要先數位化，才能納入數位收藏。對於錄影帶來說，最簡單的數位化方式是使用叫做擷取卡的硬體裝置。您可以使用擷取卡和 VCR（加上將 VCR 連接至電腦的必要連接線，通常是 Composite 輸出轉 HDMI）並搭配 OBS 等錄製軟體，將 VHS 片段擷取下來。
另一項關於數位媒體收藏的重要考量，是選擇適合的檔案格式，以及如何妥善進行備份。
- 檔案格式：應選擇支援度高且使用壽命長的格式，例如 MP4 影片或 TIFF 影像。
- 冗餘：為了防止災害或硬體故障，請務必在多個不同地點建立多個備份。異地備份、雲端儲存解決方案、多台同步的 NAS 磁碟機或其他外部伺服器都是可行的選項。請務必定期更新備份，保持最新狀態。
收藏維護
媒體清單有助於掌握您的收藏狀況，更容易發現遺失或損壞的檔案。庫存應依照類型（如 DVD、CD、VHS 等）分類，並包含標題、建立日期、上傳日期、儲存位置等各類資訊。
考慮使用光碟編目應用程式，例如 WinCatalog（Mac 使用者可用 DiskCatalogMaker）。如果您使用多個 外接式硬碟、可移除式磁碟機或網路磁碟機，光碟編目應用程式可節省您的時間。這類軟體會掃描所有磁碟機，在主磁碟機上建立可搜尋的目錄，並標示出每個檔案所屬的磁碟機。這樣就只需要連接對應磁碟機即可，不需要一一手動連接並搜尋。設定每月提醒，將所有磁碟機完成編目。
數位收藏應該方便使用者搜尋、瀏覽和擷取檔案。請確保您考慮使用的平台可根據日期、作者、關鍵字及其他可能的欄位進行搜尋。如果其他人也能使用您的收藏，建議限制部分內容的存取權，或限制上傳或下載新檔案的權限。
建立數位媒體收藏雖然既有趣又充滿成就感，但若想長久維持，其後續的整理與維護同樣不可忽視。以下是很實用的方法：定期檢查儲存裝置是否損壞或異常，並備份資料以防遺失。養成定期檢閱的習慣，清理過時、重複或不必要的檔案，能讓您的收藏保持精簡有序且具備關聯性。隨著硬體技術進步，也可以考慮升級設備，以提升速度、儲存容量、耐用性和效率。只要積極維護硬體和內容，您的媒體收藏就能長期保持井然有序、方便存取且具持續性。
為家庭使用整理收藏內容
如果媒體收藏將由多名家庭成員共享，您可能會希望將特定媒體檔案儲存在孩童無法存取的位置。家長有理由不希望孩子聆聽或觀看某些他們認為不適當的內容。針對 PG-13 或 R 級內容加上密碼保護，是維持收藏內容適齡化的方式之一。
不要陷入「所有媒體都必須用相同方式整理」的思維陷阱。音樂可以依照曲風分類，再用歌名或（更常見的）歌手整理。但是，如果將家庭相簿或電玩遊戲以相同邏輯整理，就不太合理了。依時間順序排序，或至少設有可依照時間排序的篩選條件，才是合理的作法。考慮以建立日期或上傳至收藏的日期作為排序依據。其他適合的分類方式還包括檔案類型、年齡分級，甚至語言。多語言家庭可能會想彈性地篩選西班牙語、印地語、韓語或其他語言的媒體內容。年齡篩選條件可有效避免年幼使用者接觸不適齡的媒體內容。
整理收藏中的檔案需要注意幾項重點：
- 資料夾階層結構：您的主資料夾應包含子資料夾，甚至子資料夾底下還有子資料夾。
- 整理方式保持一致：您的媒體收藏可能包含數百甚至上千個檔案。如果檔案名稱清楚、簡潔且一致，不但能更容易地找到檔案，也能快速整理錯置的檔案。
思考如何整理敏感文件，這類資料可考慮儲存在 加密 USB 隨身碟.您可以為每位家庭成員建立獨立的資料夾，並在各自的資料夾中依類別進行整理，例如：稅務資訊、護照與駕照的掃描檔、加密貨幣相關資料、銀行資訊、醫療紀錄、重要合約，以及其他敏感檔案。這樣的整理層級可讓您在需要時迅速找到所需的資料。這也是許多專業人士和政府機構用來整理機密檔案的做法。
