L’évolution de la vitesse, de la capacité et du prix du stockage numérique permet aujourd’hui à tout un chacun de se constituer une importante collection de médias numériques. Cependant, collectionner des films, des jeux, des séries télévisées, de la musique, des livres électroniques et des photos ne représente que la moitié du travail. Pour qu’une collection multimédia soit utile, elle doit être bien organisée. Cet article donne des conseils pour organiser ta collection multimédia personnelle. Ces conseils peuvent également s’appliquer à des fichiers courants tels que des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations.
Pourquoi passer au numérique ?
Les collections multimédia numériques présentent plusieurs avantages par rapport aux collections physiques.
- Accessibilité : possibilité d’accéder aux contenus depuis n’importe quel lieu disposant d’une connexion Internet.
- Efficacité : grâce aux outils de recherche et aux métadonnées, les collections numériques sont plus faciles à parcourir et permettent de retrouver plus facilement des éléments spécifiques.
- Pérennité : les supports magnétiques, tels que les cassettes vidéo et audio, ont une durée de vie limitée, tout comme les anciens CD et DVD. Les livres et les photos se détériorent également avec le temps, en particulier s’ils sont conservés dans des endroits exposés à des niveaux de chaleur et à d’humidité élevés. Le stockage numérique des fichiers permet d’effectuer des copies et des sauvegardes, ce qui permet à votre collection de survivre à l’épreuve du temps et même à des événements tels que les catastrophes naturelles.
- Évolutivité : les collections numériques présentent des contraintes d’espace physique bien moindres que les versions physiques.
Les collections ou archives numériques sont généralement organisées à l’aide de métadonnées : informations sur leur origine, leur date de création, leur format, etc. Lorsque tu constitues et organise ta collection de médias numériques, veille à inclure ces différentes métadonnées.
- Métadonnées descriptives : données utiles pour l’utilisateur, telles que le titre, le créateur ou même une description.
- Métadonnées administratives : détails sur l’élément lui-même, tels que la taille du fichier, le format du fichier et la date de numérisation.
- Métadonnées techniques : informations sur le processus de numérisation, telles que l’équipement utilisé et la résolution du fichier.
Constituer une collection
Lorsque tu commences ta collection, réfléchis à ce que tu souhaites y inclure. Vas-tu privilégier les photos et les vidéos de famille prises lors d’événements spéciaux, comme les mariages et les anniversaires importants ? Vas-tu également stocker tes photos de vacances ? À quels membres de ta famille vas-tu demander de participer ? Vas-tu privilégier les fichiers dont les copies physiques se détériorent ou ceux qui, selon toi, sont susceptibles d’être les plus utilisés ?
En parlant de supports physiques qui se détériorent, les fichiers sur des formats analogiques tels que les cassettes audio devront être numérisés pour faire partie d’une collection numérique. Pour les cassettes vidéo, le moyen le plus simple est d’utiliser un matériel appelé « carte d’acquisition ». À l’aide de la carte d’acquisition et d’un magnétoscope (ainsi que des câbles nécessaires pour connecter le magnétoscope au PC, généralement un câble composite vers HDMI), tu peux utiliser OBS ou un logiciel équivalent pour capturer des séquences VHS.
Un autre élément important à prendre en compte pour la collecte de médias numériques est le choix des formats de fichiers à utiliser et la manière de gérer les sauvegardes.
- Formats de fichiers : il convient de choisir des formats largement pris en charge et pérennes, tels que MP4 pour les vidéos ou TIFF pour les images.
- Redondance : afin de protéger ta collection multimédia contre les catastrophes ou les problèmes matériels, il est important de disposer de plusieurs sauvegardes à différents endroits. Par exemple, une sauvegarde hors site, une solution de stockage dans le cloud, plusieurs disques NAS synchronisés ou d’autres serveurs externes. Veille à effectuer régulièrement des sauvegardes afin de rester à jour.
Maintenance de la collection
Un inventaire multimédia permet de garder une trace de la collection, ce qui facilitera l’identification des fichiers manquants ou endommagés. L’inventaire doit être trié par type (DVD, CD, cassettes VHS, etc.) et inclure des informations distinctives telles que le titre, la date de création, la date de téléchargement et l’emplacement, entre autres.
L’utilisation d’une application de catalogage de disques telle que WinCatalog (ou, pour les utilisateurs Mac, DiskCatalogMaker) peut s’avérer utile. Si tu utilises plusieurs disques externes, amovibles ou en réseau, une application de catalogage de disques peut te faire gagner du temps. Elle analyse tous les disques, crée un catalogue consultable sur le disque principal et indique sur quel disque se trouve un fichier en particulier. Tu peux ensuite connecter ce disque, ce qui t’évite de devoir connecter chaque disque pour y rechercher le fichier souhaité manuellement. Définis un rappel mensuel pour cataloguer tous tes disques.
Une collection numérique doit permettre aux utilisateurs de rechercher, parcourir et récupérer facilement leurs fichiers. Assure-toi que la plateforme que tu envisages d’utiliser permet d’effectuer des recherches par date, auteur, mots-clés et éventuellement via d’autres champs. Si d’autres personnes ont accès à ta collection, il est également judicieux de restreindre l’accès à certaines parties ou de limiter la possibilité de télécharger ou de charger de nouveaux fichiers.
La création d’une collection de médias numériques peut être amusante et enrichissante, mais il est essentiel de la maintenir au fil du temps pour qu’elle reste attrayante. Voici une excellente approche : vérifie régulièrement l’état de tes appareils de stockage et sauvegarde tes données pour éviter toute perte. Prends l’habitude de passer en revue et de supprimer les fichiers obsolètes, en double ou inutiles afin que ta collection reste propre et actuelle. À mesure que la technologie matérielle progresse, envisage de mettre ton équipement à niveau pour en améliorer la vitesse, la capacité, la durabilité et l’efficacité. Une maintenance proactive de ton matériel et de ton contenu, permet de maintenir ta collection multimédia organisée, accessible et durable à long terme.
Organiser ta collection pour un usage familial
Si ta collection multimédia est destinée à être utilisée par plusieurs membres de votre famille, tu peux stocker certains fichiers multimédias dans un emplacement auquel tes enfants ne peuvent pas accéder. Les parents ont souvent des raisons de ne pas vouloir que leurs enfants écoutent de la musique ou regardent des films qu’ils jugent inappropriés. La protection par mot de passe des fichiers multimédias classés PG-13 ou R est un moyen de rendre ta collection accessible aux enfants.
Tous les fichiers multimédias ne doivent pas être organisés de la même manière. La musique peut être classée par genre, puis par titre ou, plus probablement, par artiste. Mais cette logique ne s’applique pas aux albums photos de famille ou aux jeux vidéo. Mieux vaut les classer par ordre chronologique ou, au moins, d’utiliser ce critère comme filtre de tri. Tu peux par exemple les trier par date de création ou par date d’ajout à la collection. Le type de fichier, la classification par âge ou la langue sont autant d’autres options valides. Pour les familles multilingues, il peut s’avérer utile de pouvoir filtrer les médias selon la langue. Les filtres par âge garantissent que les jeunes utilisateurs n’ont pas accès à des médias inappropriés pour leur âge.
Pour organiser les fichiers de ta collection, il faut respecter quelques règles.
- Une hiérarchie de dossiers : le dossier principal devra comporter des sous-dossiers, qui pourront eux-mêmes comporter des sous-dossiers.
- Une organisation cohérente : une collection multimédia peut compter des centaines, voire des milliers de fichiers. Si les noms de fichiers sont clairs, concis et cohérents, il sera plus facile de les retrouver (et de déplacer ceux qui ne sont pas à leur place).
Réfléchis à la manière dont tu souhaites organiser les documents sensibles. Tu peux par exemple les stocker sur des clés USB chiffrées. Tu peux créer des dossiers distincts pour chaque membre de la famille, puis classer les fichiers dans ces dossiers : informations fiscales, scans de passeports et de permis de conduire, détails sur les cryptomonnaies, informations bancaires, dossiers médicaux, contrats importants et autres fichiers sensibles. Ce niveau d’organisation te permettra de trouver rapidement ce dont tu as besoin au moment où tu en as besoin. Cette pratique est utilisée par les professionnels et les fonctionnaires pour organiser leurs fichiers confidentiels.
