Dijital veri saklama sistemlerinin artan hızı, kapasitesi ve ekonomikliği, kendilerini teknolojiye yatkın olarak görmeyenlerin bile önemli bir dijital medya koleksiyonu oluşturmasına olanak tanıyor. Ancak film, oyun, TV programları, müzik, e-Kitap ve fotoğraf toplamak işin sadece yarısıdır. Bir medya koleksiyonunun faydalı olabilmesi için iyi düzenlenmiş olması gerekir. Bu yazıda, kişisel medya koleksiyonunuzu nasıl düzenleyeceğiniz konusunda öneriler veriliyor. Bu ipuçları metin belgeleri, elektronik tablolar ve sunumlar gibi günlük dosyalar için de geçerlidir.
Neden dijitale geçilmeli?
Dijital medya koleksiyonlarının fiziksel medya koleksiyonlarına göre çeşitli avantajları vardır.
- Erişilebilirlik: İnternet bağlantısı olan herhangi bir yerden materyallere erişebilme yeteneği.
- Verimlilik: Arama araçları ve meta veriler sayesinde dijital koleksiyonlarda arama yapmak ve istenilen ögelere ulaşmak daha kolaydır.
- Geleceğin gereksinimlerine uygunluk: Video kasetler ve ses bantları gibi manyetik ortamlarda gibi CD ve DVD'lerin de sınırlı bir raf ömrü vardır. Kitaplar ve fotoğraflar, özellikle de ısı ve nemin arttığı alanlarda saklanıyorsa zamanla bozulur. Dosyaların dijital olarak saklanması, kopyaların ve yedeklerin alınabilmesi, koleksiyonunuzun zamanın yıpratıcılığına, hatta doğal afetler gibi olaylara karşı dayanıklı olmasını sağlar.
- Ölçeklenebilirlik: dijital koleksiyonlar, fiziksel versiyonlara göre çok daha küçük fiziksel alan sınırlamaları sunar.
Dijital koleksiyonlar veya arşivler genellikle meta verileri aracılığıyla düzenlenir: kaynakları, oluşturulma tarihleri, formatları vb. ile ilgili bilgiler. Dijital medya koleksiyonunuzu oluştururken ve düzenlerken, farklı meta verileri eklediğinizden emin olun.
- Tanımlayıcı meta veriler: kullanıcı için başlık, oluşturan kişi ve hatta açıklama gibi yararlı veriler.
- Yönetimle ilgili meta veriler: dosya boyutu, dosya biçimi ve dijitalleştirme tarihi gibi ögenin kendisiyle ilgili ayrıntılar.
- Teknik meta veriler: kullanılan ekipman ve dosya çözünürlüğü gibi dijitalleştirme süreci hakkında bilgiler.
Bir koleksiyonun bir araya getirilmesi
Koleksiyonunuza başlarken neleri dahil edeceğinizi değerlendirin. Düğünler ve önemli doğum günleri gibi özel etkinliklerin fotoğrafları ve aile videoları mı sizin için önemli? Tatil fotoğraflarını da saklayacak mısınız? Hangi aile üyelerinden katkıda bulunmalarını isteyeceksiniz? Koleksiyona fiziksel kopyaları bozulabilir dosyaları mı yoksa talep görme olasılığının daha yüksek olduğunu düşündüğünüz dosyaları mı eklemeye öncelik vereceksiniz?
Bozulabilir fiziksel medyadan bahsetmişken, ses kasetleri gibi analog formatlardaki dosyaların dijital bir koleksiyonun parçası olması için dijitalleştirilmesi gerekecektir. Video kasetler için bunu yapmanın en kolay yolu yakalama kartı adı verilen bir donanım kullanmaktır. Yakalama kartını ve bir VCR'yi (ve VCR'nizi PC'nize bağlamak için gerekli kabloları, genellikle bir kompozit-HDMI kablosunu) kullanarak VHS görüntülerini yakalamak için OBS veya benzeri bir yazılım kullanabilirsiniz.
Dijital medya koleksiyonu için bir diğer önemli husus da hangi dosya formatlarının kullanılacağı ve yedeklemelerin nasıl yapılacağıdır.
- Dosya formatları: Videolar için MP4 veya görüntüler için TIFF gibi geniş destek gören ve uzun ömürlü formatlar seçilmelidir.
- Yedeklilik: Medya koleksiyonunuzu felaketlerden veya donanım sorunlarından korumak için birden fazla konumda birden fazla yedekleme yapmanız önemlidir. Bulunduğunuz yer dışında yedek, bulut veri saklama çözümü, birden fazla senkronize NAS sürücüsü veya diğer harici sunucular işe yarayabilir. Düzenli yedeklemelerle arşivlerinizi güncel tuttuğunuzdan emin olun.
Koleksiyonunuzun bakımı
Bir medya envanteri, koleksiyonunuzu takip etmenize yardımcı olarak eksik veya bozuk dosyaları belirlemenizi kolaylaştıracaktır. Envanteriniz türe göre (DVD'ler, CD'ler, VHS kasetler vb.) sıralanmalı ve başlık, oluşturma tarihi, yükleme tarihi ve konum gibi ayırt edici bilgileri içermelidir.
WinCatalog (veya Mac kullanıcıları için DiskCatalogMaker) gibi bir disk kataloglama uygulaması kullanmayı değerlendirin. Birden fazla harici sürücü, çıkarılabilir veya ağa bağlı sürücü kullanıyorsanız, bir disk kataloglama uygulaması size zaman kazandırabilir. Tüm sürücülerinizi tarayarak birincil sürücünüzde arama yapılabilir bir katalog oluşturur ve bir dosyanın hangi sürücüde bulunduğunu görmenizi sağlar. Daha sonra bu sürücüyü bağlayarak sürücüleri tek tek manuel olarak bağlama ve arama ihtiyacını ortadan kaldırabilirsiniz. Tüm disklerinizi kataloglamak için aylık bir hatırlatıcı ayarlayın.
Dijital bir koleksiyon, kullanıcıların dosyaları araması, taraması ve geri getirmesi işlemlerinin kolayca yapılmasını sağlamalıdır. Değerlendirdiğiniz platformun tarihe, yazara, anahtar kelimelere ve potansiyel olarak diğer alanlara göre arama yapmanıza olanak tanıdığından emin olun. Başkalarının koleksiyonunuza erişimi olacaksa, koleksiyonun bazı bölümlerine erişimi veya yeni dosya indirme veya yükleme olanaklarını kısıtlamak da iyi olabilir.
Dijital bir medya koleksiyonu oluşturmak eğlenceli ve ödüllendirici olsa da, zaman içinde bu koleksiyonu korumak da gelişmesini sağlamak kadar önemlidir. İşte harika bir yaklaşım: veri saklama cihazınızı yıpranma veya arızaya karşı düzenli olarak kontrol edin ve kayıpları önlemek için verileri yedekleyin. Koleksiyonunuzu düzenli ve ilgili tutmak için eski, tekrar eden veya gereksiz dosyaları gözden geçirmeyi ve temizlemeyi alışkanlık haline getirin. Donanım teknolojisi ilerledikçe, ekipmanlarınızı gelişmiş hız, kapasite, dayanıklılık ve verimlilik için yükseltmeyi değerlendirin. Hem donanımlarınızın hem de içeriğinizin bakımını proaktif bir şekilde yaparak medya koleksiyonunuzun düzenli, erişilebilir ve uzun süre sürdürülebilir kalmasını sağlayabilirsiniz.
Koleksiyonunuzu ailenizin kullanımı için düzenlemek
Medya koleksiyonunuz ailenizin diğer üyeleri tarafından kullanılacaksa, belirli medya dosyalarını çocuklarınızın erişemeyeceği bir yerde saklamak isteyebilirsiniz. Ebeveynlerin çocuklarının, uygunsuz olduğunu düşündükleri müzikleri dinlememelerini veya filmleri izlememelerini tercih etmek için nedenleri vardır. PG-13 veya R sınıflandırılmış medyaların parola ile korunması, koleksiyonunuzu çocuk dostu yapmak için kullanılabilecek bir yöntemdir.
Koleksiyonunuzdaki tüm medyanın aynı şekilde düzenlenmesi gerektiğini varsayma gibi bir tuzağa düşmeyin. Müzik, türe ve ardından adına veya daha büyük olasılıkla sanatçıya göre düzenlenebilir. Ancak, aile fotoğraf albümlerini veya video oyunlarını aynı şekilde düzenlemek mantıklı olmayacaktır. Kronolojik sıraya göre düzenlemek veya en azından buna göre düzenleyebileceğiniz bir filtre olması mantıklıdır. Oluşturulma tarihine veya koleksiyona yüklenme tarihine göre sıralama gibi seçenekleri göz önünde bulundurun. Diğer uygun düzenlemeye yönelik kategoriler dosya türü, yaş sınıflandırması ve hatta dildir. Birden fazla dilde konuşan aileler İspanyolca, Hintçe, Korece veya diğer dillerdeki medya için filtreleme esnekliği isteyebilir. Yaş filtreleri, genç kullanıcıların yaşlarına uygun olmayan medyaya erişmelerini engellemek açısından kullanışlıdır.
Koleksiyonunuzdaki dosyaları düzenlemek için birkaç şey gereklidir.
- Klasör hiyerarşisi: Ana klasörünüzün, alt klasörler, muhtemelen onların altında da başka klasörler içerecektir.
- Düzenlemede tutarlılık: Medya koleksiyonunuzda yüzlerce, hatta binlerce dosya olabilir. Dosya adları açık, kısa ve tutarlı olursa, dosyaların yerini bulmak daha kolay olacaktır (aynı zamanda yerinde olmayan dosyaların yerini değiştirmek de).
Şifrelenmiş USB flash sürücülerde saklamayı düşünebileceğiniz hassas belgeleri nasıl düzenlediğinizi değerlendirin. Her aile üyesi için ayrı klasörler oluşturabilir, ardından bu klasörlerdeki dosyaları kategorize edebilirsiniz: vergi bilgileri, pasaport ve sürücü belgesi taramaları, kripto para birimi ayrıntıları, banka bilgileri, tıbbi kayıtlar, önemli sözleşmeler ve diğer hassas dosyalar. Bu düzenleme seviyesi, ihtiyacınız olan şeyi ihtiyacınız olduğunda hızlı bir şekilde bulabilmenizi sağlar. Bu, profesyoneller ve devlet çalışanları tarafından gizli dosyaları düzenlemek için kullanılan bir uygulamadır.
