Diventando sempre più veloce, ampio ed economico, lo storage digitale permette di costruire una sostanziosa raccolta multimediale digitale anche a coloro che non si definirebbero esperti di tecnologia. Tuttavia, non basta accumulare film, giochi, programmi TV, musica, eBook e foto. Affinché una raccolta multimediale risulti utile, è essenziale che sia ben organizzata. Questo articolo offre consigli preziosi su come andrebbe organizzata la propria raccolta multimediale personale. Si tratta di suggerimenti applicabili anche ai file generati nel quotidiano, come documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni.
Perché passare al digitale?
Le raccolte multimediali digitali presentano numerosi vantaggi rispetto alle versioni realizzate su supporti fisici.
- Accessibilità: è possibile accedere ai materiali da qualsiasi luogo dotato di una connessione Internet.
- Efficienza: usando strumenti di ricerca e metadati, è più facile eseguire ricerche ed estrarre contenuti specifici da una raccolta digitale.
- A prova di futuro: i supporti magnetici, come videocassette e nastri audio, hanno una durata limitata, così come ce l'hanno i CD e i DVD meno recenti. Anche libri e foto si degradano nel tempo, specialmente se conservati in aree affette da calore e umidità. L'archiviazione digitale dei file, con la possibilità di fare copie e backup, significa che la propria raccolta può sopravvivere al passare del tempo e anche a eventi come disastri naturali.
- Scalabilità: le raccolte digitali non hanno gli stessi limiti di spazio fisico delle versioni fisiche.
Le raccolte o gli archivi digitali in genere vengono organizzati tramite metadati: informazioni sulla sorgente, data di creazione, formato, ecc. Quando si dà vita e si struttura la propria raccolta multimediale digitale, bisogna assicurarsi di includere i diversi metadati.
- Metadati descrittivi: dati utili per l'utente, come titolo, creatore o anche descrizione.
- Metadati amministrativi: dettagli sull'elemento stesso, come dimensione del file, formato del file e data di digitalizzazione.
- Metadati tecnici: informazioni sul processo di digitalizzazione, come l'attrezzatura utilizzata e la risoluzione del file.
Allestire una raccolta
Quando si inizia una raccolta, occorre pensare bene cosa includere. Si vuole dare priorità a foto e video familiari di eventi speciali, come matrimoni e compleanni importanti? Andranno conservate anche le foto delle vacanze? Quali membri della famiglia contribuiranno ad arricchire la raccolta? Si vorrà dare priorità a file che costituiscono copie di supporti fisici in via di deterioramento oppure a file che per qualche motivo saranno più richiesti di altri?
A proposito di supporti fisici a rischio di deterioramento, i contenuti presenti su formati analogici come le audiocassette dovranno essere digitalizzati per entrare a far parte di una raccolta digitale. Nel caso delle videocassette, la soluzione più semplice consiste nell'uso di un dispositivo hardware chiamato scheda di acquisizione. Utilizzando la scheda di acquisizione e un VCR (e i cavi necessari per collegare il VCR al PC, solitamente un cavo composito-HDMI) si può utilizzare OBS o un software equivalente per catturare filmati VHS.
Altri aspetti importanti da valutare quando si crea una raccolta multimediale digitale sono i formati di file utilizzare e le modalità di gestione dei backup.
- Formati di file: andrebbero scelti in base all'ampiezza e alla longevità del supporto, come MP4 per i video o TIFF per le immagini.
- Ridondanza: per proteggere la propria raccolta multimediale da disastri o problemi hardware, è importante avere backup multipli in più di una località. Un backup offsite, una soluzione di cloud storage, più unità NAS sincronizzate, o altri server esterni sono tutte soluzioni utili. L'importante è mantenere costantemente aggiornati i backup.
Manutenzione della propria raccolta
Cerare un inventario multimediale aiuterà a gestire la propria raccolta, rendendo più facile identificare file mancanti o danneggiati. L'inventario andrebbe ordinato per tipo (DVD, CD, cassette VHS ecc.) e includere informazioni distintive come, ad esempio, titolo, data di creazione, data di caricamento e posizione.
Potrebbe essere conveniente usare applicazioni di catalogazione dei dischi come WinCatalog (o, per utenti Mac, DiskCatalogMaker). Se si utilizzano più drive esterni, rimovibili o di rete, un'applicazione di catalogazione dei dischi può far risparmiare tempo, perché scansiona tutti i drive, creando un catalogo ricercabile sull'unità primaria, e indica su quale unità si trovano i singoli file. A quel punto si può connettere quell'unità, evitando di dover connettere e cercare manualmente in ogni unità. Impostare un promemoria mensile per catalogare tutti i dischi.
Una raccolta digitale dovrebbe consentire agli utenti di cercare, sfogliare e recuperare facilmente i file. Assicuratevi che la piattaforma che state pensando di usare permetta di eseguire ricerche per data, autore, parole chiave e, possibilmente, anche altri campi. Nel caso in cui altre persone avranno accesso alla raccolta, è una buona idea limitare l'accesso ad alcune parti della raccolta o regolamentare il permesso di scaricare o caricare nuovi file.
Sebbene creare una raccolta multimediale digitale possa sembrare divertente e gratificante, è importante curarne la manutenzione nel tempo per farla crescere. Ecco un approccio che può rivelarsi valido: controllare regolarmente i propri dispositivi di storage per accertarsi che non presentino segnali di usura o malfunzionamento ed eseguire regolarmente backup dei dati per prevenire perdite. Prendere l'abitudine di esaminare ed eliminare file obsoleti, duplicati o non necessari per mantenere la propria raccolta snella e non ridondante. Man mano che la tecnologia hardware si evolve, valutare l'upgrade dell'attrezzatura per migliorare velocità, capacità, durabilità ed efficienza. Curando in modo proattivo la manutenzione sia dell'hardware che dei contenuti, ci si regalerà la sicurezza che la propria collezione multimediale rimanga organizzata, accessibile e sostenibile a lungo termine.
Organizzare la propria collezione per l'uso familiare
Se la propria raccolta multimediale verrà utilizzata da diversi membri della famiglia, si potrebbe presentare l'esigenza di conservare alcuni file multimediali in posizioni a cui i propri figli non possono accedervi. I genitori hanno ragioni per preferire che i loro figli non ascoltino musica o guardino film che potrebbero ritenere inappropriati. La protezione mediante password per contenuti multimediali di tipo PG-13 o R-rated è un metodo per far sì che la propria raccolta sia fruibile anche dai bambini.
Non cadere nella trappola di ritenere che tutti i contenuti della propria raccolta debbano essere organizzati allo stesso modo. La musica può essere organizzata per genere e poi per titolo o, come più spesso accade, per artista. Tuttavia, non avrebbe senso organizzare album fotografici familiari o videogiochi allo stesso modo. Ha senso ricorrere all'ordine cronologico o almeno usarlo come filtro. Si potrebbe adottare un ordine basato sulla data di creazione o sulla data di caricamento nella raccolta. Altre categorie utili in base a cui organizzare i file possono essere il tipo di file, la classificazione per età o anche la lingua. Le famiglie multilingue potrebbero trovare utile la possibilità di filtrare per spagnolo, hindi, coreano o altri media in lingua. I filtri per età sono invece utili a garantire che gli utenti più giovani non abbiano accesso a media inappropriati per la loro età.
L'organizzazione dei file nella propria raccolta non può prescindere da alcune cose.
- Una gerarchia di cartelle: la cartella principale avrà bisogno di sottocartelle, possibilmente con le ulteriori sottocartelle.
- Coerenza nell'organizzazione: la propria raccolta multimediale potrebbe finire per contenere centinaia, se non migliaia di file. Se i nomi dei file sono chiari, concisi e coerenti, sarà più facile trovare i file (così come ricollocare i file che sono fuori posto).
Prestare attenzione al modo in cui vengono organizzati i documenti sensibili, che andrebbero archiviati all'interno di unità flash USB crittografate. Potrebbe essere consigliabile creare cartelle separate per ogni membro della famiglia, per poi categorizzare i file all'interno di quelle cartelle: dati fiscali, scansioni di passaporti e patenti di guida, dettagli di criptovalute, informazioni bancarie, documenti medici, contratti importanti e altri file sensibili. Questo livello di organizzazione garantisce di poter trovare rapidamente ciò che serve, quando serve. È così infatti che professionisti e dipendenti delle agenzie governative sono soliti organizzare i loro file riservati.
