El aumento de la velocidad, la capacidad y el bajo coste del almacenamiento digital permiten que cualquier persona, incluidas aquellas sin conocimientos técnicos avanzados, pueda crear una colección multimedia de gran tamaño. No obstante, coleccionar películas, juegos, series, música, libros electrónicos o fotografías es solo una parte del proceso. Para que una colección multimedia sea realmente útil, es fundamental que esté bien organizada. En este artículo se ofrece una serie de recomendaciones para ayudarte a organizar tu colección multimedia personal. Estas recomendaciones pueden aplicarse también a archivos de uso diario, como documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones.
¿Por qué optar por el formato digital?
Las colecciones digitales presentan varias ventajas frente a las colecciones físicas.
- Accesibilidad: se pueden consultar los materiales desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
- Eficiencia: gracias a las herramientas de búsqueda y a los metadatos, localizar colecciones digitales ahora resulta mucho más sencillo, así como recuperar elementos específicos.
- Durabilidad: los soportes magnéticos, como los videocasetes, las cintas de audio, los CD o los DVD tienen una vida útil limitada. Los libros y las fotografías también sufren daños con el tiempo, en especial si se almacenan en condiciones de calor y humedad elevadas. Almacenar archivos en formato digital y contar con la posibilidad de crear copias y copias de seguridad permite proteger la colección del paso del tiempo e incluso ante catástrofes naturales.
- Escalabilidad: las colecciones digitales requieren mucho menos espacio físico que las versiones físicas.
Las colecciones o archivos digitales suelen estructurarse a través de sus metadatos; es decir, información sobre su origen, fecha de creación, formato, etc. Al crear y organizar tu colección multimedia digital, asegúrate de incluir los distintos metadatos.
- Metadatos descriptivos: datos útiles para el usuario, como el título, el autor o incluso una descripción.
- Metadatos administrativos: detalles sobre el elemento en sí, como el tamaño del archivo, el formato o la fecha de digitalización.
- Metadatos técnicos: información sobre el proceso de digitalización, como el dispositivo utilizado o la resolución del archivo.
Cómo empezar tu colección
Al empezar a crear tu colección, es importante decidir qué contenidos vas a incluir. ¿Vas a dar prioridad a las fotografías y los vídeos familiares de eventos especiales, como bodas y eventos importantes? ¿Vas a guardar también fotografías de las vacaciones? ¿A qué miembros de tu familia invitarás para que añadan contenido a la colección? ¿Vas a dar prioridad a la adición de archivos cuyas copias físicas se estén deteriorando o archivos que creas que vas a utilizar con más frecuencia?
En el caso de los medios físicos en mal estado, los archivos en formatos analógicos, como los casetes de audio, deben digitalizarse para poder integrarlos a la colección digital. La manera más sencilla de digitalizar videocasetes es mediante un dispositivo conocido como tarjeta capturadora. Al conectar la tarjeta capturadora al VCR (con los cables necesarios para ello que, por lo general, se trata de un cable compuesto a HDMI), podrás usar un programa como OBS o software equivalente para capturar y guardar contenido VHS.
Otro aspecto relevante es decidir qué formatos de archivo vas a utilizar y planificar las copias de seguridad.
- Formatos de archivo: deben seleccionarse en función de su compatibilidad y durabilidad a largo plazo, como MP4 para vídeos o TIFF para imágenes.
- Redundancia: para proteger tu colección multimedia frente a desastres o fallos de hardware, es recomendable contar con varias copias de seguridad en ubicaciones distintas.
Mantenimiento de tu colección
Llevar un inventario de tu colección multimedia te permitirá tener un mayor control de los elementos almacenados en ella, lo que facilitará la identificación de archivos que estén dañados o que hayan desaparecido. Este inventario debe estar organizado por tipo de soporte (DVD, CD, cintas VHS, etc.) e incluir información relevante, como el título, la fecha de creación, la fecha de carga y la ubicación, entre otros.
Plantéate la posibilidad de utilizar una aplicación de catalogación de discos, como WinCatalog (o, en el caso de usuarios de Mac, DiskCatalogMaker). Estas aplicaciones son especialmente útiles si trabajas con varias unidades externas, extraíbles o en red, ya que analizan el contenido de todas las unidades, generan un catálogo de búsqueda en tu unidad principal y permiten identificar en qué unidad se encuentra cada archivo. A continuación, puedes conectar esa unidad y evitar así la necesidad de tener que conectarte y buscar en cada unidad manualmente. Se recomienda establecer un recordatorio mensual para actualizar el catálogo de todos tus discos.
Una colección digital debe facilitar la búsqueda, la exploración y la recuperación de archivos por parte de los usuarios. Asegúrate de que la plataforma que vayas a utilizar permita realizar búsquedas por fecha, autor, palabras clave u otros parámetros relevantes. Si otras personas van a tener acceso a tu colección, conviene limitar el acceso a determinadas partes de la colección o quién puede cargar o descargar archivos.
Aunque crear una colección multimedia digital puede ser una actividad interesante y útil, mantenerla en el tiempo es igual de importante para que continúe siendo funcional. Se recomienda revisar periódicamente los dispositivos de almacenamiento para detectar posibles signos de desgaste o fallos, así como realizar copias de seguridad de los datos para evitar pérdidas. Te recomendamos también que te acostumbres a revisar y eliminar archivos obsoletos, duplicados o innecesarios para que tu colección se mantenga organizada y actualizada. A medida que avanza la tecnología de hardware, conviene actualizar el equipo para mejorar la velocidad, la capacidad, la durabilidad y la eficiencia del sistema. El mantenimiento proactivo tanto del hardware como del contenido garantizará que tu colección multimedia siga estando organizada, accesible y sostenible a largo plazo.
Organiza tu colección para uso familiar
Si tu colección multimedia la van a utilizar varios miembros de tu familia, es posible que prefieras almacenar determinados archivos multimedia en ubicaciones a las que los más pequeños no puedan acceder. Algunos padres tienen razones para preferir que sus hijos no escuchen música ni vean películas que no consideren apropiadas para su edad. Proteger con contraseña los medios clasificados para mayores de 13 o 17 años es una manera de mantener tu colección digital adaptada a todas las edades.
No caigas en la trampa de asumir que todos los medios de tu colección deben organizarse de la misma manera. La música puede clasificarse por género y, dentro de esta clasificación, por título o artista. En cambio, no tendría sentido organizar los álbumes de fotografías familiares o videojuegos de la misma manera. Tiene más sentido ordenarlos por orden cronológico o, al menos, tener la posibilidad de ordenarlos así. También tienes la opción de ordenarlos por fecha de creación o por fecha de carga en la colección. Otras formas útiles de organizarlos sería por tipo de archivo, por clasificación por edad o por idioma. Aquellas familias en las que convivan varios idiomas podrían contar con la opción de filtrar el contenido por idioma (español, hindi, coreano u otros). Los filtros por edad permiten limitar el acceso de los menores a contenidos que no se consideren adecuados para su edad.
Organizar los archivos de tu colección requiere tener en cuenta un par de aspectos.
- Una jerarquía de carpetas: tu carpeta principal necesitará contar con subcarpetas y, si es necesario, con subcarpetas adicionales.
- Coherencia en la organización: tu colección multimedia puede estar compuesta por cientos, incluso miles de archivos. Si los nombres de los archivos son claros, concisos y coherentes, te resultará mucho más fácil localizarlos (así como reubicar los archivos que estén desorganizados).
En el caso de documentos confidenciales, es aconsejable almacenarlos en unidades Flash USB cifradas. Una opción práctica es crear carpetas independientes para cada miembro de la familia y, luego, clasificar los archivos dentro de ellas por naturaleza: información fiscal, escaneos de pasaportes y carnés de conducir, datos sobre criptomonedas, información bancaria, registros médicos, contratos y otros archivos confidenciales importantes. Este nivel de organización permite acceder rápidamente a la información que necesitas en el momento adecuado. Se trata de una práctica habitual entre profesionales y trabajadores gubernamentales para organizar sus archivos confidenciales.
