Vista dall’alto di una persona che lavora su un laptop, tenendo in mano una tazza e accarezzando un cane Vista dall’alto di una persona che lavora su un laptop, tenendo in mano una tazza e accarezzando un cane

7 semplici suggerimenti per incrementare la produttività quando si lavora da casa

ott 2020
Blog Casa

L’esperienza di lavoro da casa può rappresentare un cambiamento positivo rispetto alla solito tragitto casa-ufficio. Tuttavia lavorare da casa comporta alcune complicazioni, pur nel comfort della propria abitazione. È possibile diventare il proprio peggior nemico, quando non si deve rendere conto a nessuno dei propri risultati, immersi nelle proprie routine quotidiane e nelle distrazioni causate dagli altri membri della famiglia, compagni di stanza, bambini, animali e da altre persone circolano all’interno dell’abitazione. Pertanto, è necessario definire alcune regole e strutturare la propria giornata in modo tale da creare un ambiente di lavoro produttivo, limitando le distrazioni al fine di concentrarsi sulle attività lavorative. La sezione seguente include 7 suggerimenti che vi aiuteranno a migliorare la produttività mentre lavorate da casa.

1. Creare uno spazio di lavoro dedicato

Computer su una scrivania

Quando si lavora da casa, disporre di uno spazio dedicato rappresenta quasi un lusso. Alcuni di noi dispongono di una stanza adibita ad ufficio presso le loro abitazioni, mentre molti altri, inclusi molti dipendenti di Kingston, devono arrangiarsi con ciò che hanno a disposizione, indipendentemente dal fatto che si tratti di lavorare dal ripiano di una cucina o da qualunque altra superficie piatta che funga da scrivania improvvisata.

A prescindere dalla situazione abitativa, è importante cercare di trovare il punto ideale da trasformare in uno spazio di lavoro presso la propria abitazione. Potrebbe trattarsi della vostra stanza o della cucina. Oppure anche del soggiorno. È sufficiente individuare un punto della casa in cui non vi siano distrazioni e nel quale sia possibile concentrarsi sul proprio lavoro.

Evitare di giocare dove si lavora e viceversa. Separare in maniera netta le aree in cui si lavora e quelle in cui ci si rilassa è un aspetto cruciale al fine di creare un ambiente che suggerisca che è venuto il momento di lavorare e svolgere le attività prefissate.

Lo scopo è quello di separare vita lavorativa e vita domestica, anche se si lavora da casa. Separare vita lavorativa e relax dedicando spazi appositi per il lavoro, vi aiuterà a mantenere la produttività, limitando le distrazioni.

2. Strutturare e prioritizzare la propria giornata lavorativa

Quando ci si reca in ufficio, si crea un ritmo naturale che scandisce la giornata e aiuta la mente a creare una routine. Tutti i piccoli preparativi che avvengono dietro le quinte e che aiutano a iniziare la giornata contribuiscono a sviluppare una sorta di programma personale. La vostra routine quotidiana prima di recarvi in ufficio consente di preparare la mente per la giornata lavorativa.

Laptop su una scrivania

Con la transizione di massa verso il lavoro da casa, tale routine è cambiata. La struttura che imponeva alla mente di eseguire determinate attività entro un certo tempo è venuta a mancare. Ricreare tali limiti svolge un ruolo importante al fine di mantenere la salute mentale, ed evitare casi di burnout o stress da lavoro.

Pertanto, è importante cercare di creare un programma che separi nettamente le ore di lavoro da quelle dedicate alla vita privata. Se si lavora meglio la mattina, cercare di ottimizzare il proprio programma in modo tale da massimizzare le ore di produttività durante la mattina. Se si preferisce lavorare il pomeriggio, definire un programma che concentri le attività lavorative nel pomeriggio, in modo tale da lavorare sempre al meglio.

Inoltre, è necessario non scordarsi delle pause durante il lavoro. Specialmente la pausa pranzo. È importante massimizzare la produttività durante le ore lavorative. Ma è anche molto importante fare delle pause in modo tale da consentire a mente e corpo di riposare. Sebbene il lavoro da casa dia l’impressione che i livelli di stress siano inferiori, è molto facile eccedere con le ore di lavoro. Ecco perché è importante concedersi pause di lavoro per mantenere la propria salute e massimizzare la produttività.

3. Lasciare “l’ufficio” alla fine della giornata

Orologio

Talvolta si ha l’impressione che lavorare da casa consenta di ottenere un miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa. In realtà, dato che si lavora da casa, è facile lasciarsi prendere la mano dalle attività lavorative e dimenticarsi di “lasciare l’ufficio” alla fine della giornata. Pertanto, tenere traccia del tempo trascorso a lavorare, concedendosi l’opportunità di terminare la giornata lavorativa all’ora prestabilita e lasciarsi alle spalle le attività lavorative alla fine della giornata.

Mantenersi consapevoli del fatto che esiste un orario limite per le attività lavorative vi aiuterà a massimizzare le ore di lavoro e la produttività. Se si trascorre l’intera giornata al lavoro, senza alcun limite, con tutta probabilità ci si ritroverà stressati e con sintomi di burnout senza aver conseguito alcun risultato significativo. Progetti e attività importanti con scadenze pressanti diventeranno impossibili da completare se non si impongono dei limiti.

Quando si è in ufficio, è facile ricordarsi che è arrivata l’ora di andare a casa, osservando come i colleghi si preparano anch'essi a lasciare l’ufficio. Ma quando si lavora da casa, non esistono neppure “rituali collettivi” a rammentarci che è arrivato il momento di staccare la spina e andare a casa. Non è necessario terminare la giornata lavorativa tutti i giorni alla stessa ora. Ma è tuttavia necessario imporsi dei limiti in termini di orari lavorativi, al fine di essere consapevoli di quando è venuto il momento di lasciare la postazione di lavoro e rilassarsi, preparandosi per la giornata successiva.

4. Utilizzare gli strumenti adatti

Comunicazioni e collaborazione sono diventati più importanti che mai, ora che tutti lavorano da casa. Molti di noi utilizzano chiamate video e audio per restare in contatto con i colleghi e per organizzare riunioni e incontri virtuali con i colleghi. Alcuni strumenti essenziali, come tastiere, mouse, adattatori USB, display, microfoni e cuffie, possono svolgere un ruolo importante al fine di aiutarvi a garantire la massima efficienza e produttività, senza dovervi preoccupare troppo dei piccoli problemi.

Vista dall’alto di un computer

Disporre anche di monitor esterno aggiuntivo oltre al vostro laptop consente di avere una migliore visibilità, per una configurazione ottimale. È possibile disporre di programmi differenti e di molteplici applicazioni e finestre aperte simultaneamente sullo schermo, per rendere la vostra attività più pratica e gestibile.

Utilizzare una tastiera full-size e un mouse aggiunge un tocco extra di comfort, mentre si lavora per lunghi periodi di tempo davanti al computer. In apparenza, potrebbe apparire irrilevante; ma l’uso di una tastiera full-size e un mouse, anziché utilizzare la tastiera e il mousepad del laptop possono contribuire a migliorare notevolmente la produttività, velocizzando il flusso di lavoro e il comfort.

Inoltre, l’uso di cuffie per le chiamate video e audio può fare la differenza. Esistono numerosi modelli di cuffie wireless dotate di connettività Bluetooth, che non richiedono alcun cavo o filo extra. Inoltre, non è necessario utilizzare microfoni aggiuntivi in quanto le cuffie sono già dotate di microfoni integrati. Alcuni modelli li hanno integrati, mentre altri sono rimovibili.

Alcuni dei nostri prodotti preferiti per il lavoro da casa includono drive USB crittografati e l’Hub Nucleum USB-C. Un drive USB crittografato rende più rapido e semplice il trasferimento di dati da e verso altri dispositivi, oltre a garantire la massima sicurezza dei dati, salvaguardando le vostre informazioni. Se è assolutamente necessario recarsi al lavoro per recuperare i file necessari, vale la pena considerare un drive USB crittografato, per garantire la sicurezza dei dati.

Nucleum è l’hub per definizione. Il dispositivo consente di utilizzare un mouse, un display e altri dispositivi USB, svolgendo anche la funzione di alimentatore per la ricarica dei dispositivi collegati. Ciò consente di massimizzare le funzionalità per tutti gli accessori a cui ci siamo affezionati, unitamente ai nostri notebook, facendone il compagno perfetto per creare uno spazio di lavoro domestico ideale.

5. La comunicazione è la chiave

Gruppo di persone in videochat con un laptop

Comunicare è essenziale quando si tratta di lavorare da casa. Comunicare con i colleghi su progetti in corso e per tenerli aggiornati in relazione alle più recenti attività e disponibilità è importante al fine di preservare un’esperienza di lavoro da casa fluida e semplice.

L’obiettivo di operare da remoto è quello di tenersi connessi con il mondo esterno nonostante l’isolamento fisico dai propri colleghi. Esistono numerose applicazioni e strumenti progettati per restare connessi con i membri del proprio team e utilizzare lo strumento corretto per voi e per i vostri colleghi può fare la differenza per mantenere la produttività mentre si lavora da casa.

Presso Kingston, utilizziamo Asana e Microsoft Teams per tenerci in contatto e gestire attività e progetti. Quando si tratta di comunicare e semplificare la distribuzione di dettagli lavorativi, utilizziamo Microsoft Teams per le chat e le videoconferenze. Per gestire le attività utilizziamo Asana, che ci consente di effettuare l’upload e la condivisione di file, allocare progetti e pianificare le scadenze.

Utilizziamo anche Zoom per tenere eventi sociali, come game night e happy hour. Si tratta di metodi straordinari per tenersi in contatto e socializzare con i membri dei team anche fuori dagli orari di lavoro, partecipando ad attività divertenti che consolidano anche la coesione del gruppo.

Cane al computer

6. Limitare le distrazioni

Lavorare da casa rappresenta senza dubbio un’esperienza più confortevole. Ma ciò non significa che si tratti dell’ambiente di lavoro ideale. Le distrazioni sono uno dei principali problemi quando si lavora da casa. Tutto ciò che si desidera fare dopo una lunga giornata di lavoro in ufficio è ora a portata di mano, in qualunque ora della giornata. È già abbastanza difficile tenersi concentrati al lavoro, ma a casa diventa una vera e propria sfida.

L’esecuzione delle altre attività durante le pause è accettabile, come mettere gli indumenti sporchi nella lavatrice o consumare un breve snack, facendo però attenzione a evitare troppe distrazioni. Evitare attività che richiedono troppo tempo e focus.

L’uso di timer per le pause può aiutare a evitare di perdere troppo tempo con le distrazioni, ricordandovi anche quando è venuto il momento di tornare al lavoro. Dato che i nostri colleghi non si trovano in ufficio con noi per tenerci sotto controllo, è ancora più importante fare leva sul nostro senso di responsabilità e porre maggiore impegno al fine di evitare le distrazioni.

7. Socializzazione e coinvolgimento

Utente di un laptop durante una videochat che tiene una birra in mano

Con la transizione verso il lavoro da casa, abbiamo perso la fisicità delle interazioni sociali che producevano familiarità, mitigando anche la monotonia del lavoro e promuovendo la prosocialità. Ora non è più possibile chiacchierare del più e del meno con i colleghi e gli unici casi in cui la nostra esistenza diventa meno banale risiede nella speranza che la fine della giornata arrivi il più presto possibile.

Per compensare il problema della distanza, è possibile chiacchierare con i colleghi utilizzando applicazioni di messaggistica come Slack o Microsoft Teams, oppure con programmi di videoconferenza, come Skype o Zoom. Brevi interazioni e chiacchierate online a fini di socializzazione, possono avere effetti estremamente positivi per mitigare il senso di solitudine e di isolamento. Mantenere i contatti con i colleghi e una rete di relazioni sociali con gli altri membri del team.

Tutto ciò non è applicabile solo ai vostri colleghi. Anche se non è possibile incontrarsi fisicamente, è sempre possibile organizzare eventi virtuali durante i quali chiacchierare con gli amici o i parenti. Si tratta di un ottimo modo per mantenere la socialità e i contatti con gli altri. Anche se si sta a casa, è sempre importante comunicare, connettersi e condividere le nostre esistenze.

#KingstonIsWithYou

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