Dengan meningkatnya kecepatan, kapasitas, dan efisiensi penyimpanan digital, pihak yang kurang paham teknologi sekalipun dapat membuat koleksi media digital yang besar. Namun, mengumpulkan film, game, acara TV, musik, e-book, dan foto-foto hanyalah sebagian dari proses ini. Agar koleksi media menjadi bermanfaat, diperlukan pengorganisasian yang baik. Artikel ini menawarkan saran tentang cara pengorganisasian koleksi media pribadi Anda. Berbagai tip ini juga dapat diterapkan pada file sehari-hari seperti dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi.
Mengapa beralih ke digital?
Koleksi media digital memiliki beberapa keunggulan dibandingkan koleksi media fisik.
- Aksesibilitas: kemampuan mengakses isi koleksi dari semua lokasi dengan koneksi internet.
- Efisiensi: dengan alat pencarian dan metadata, koleksi digital lebih mudah dicari dan bagian tertentu dari koleksi lebih mudah diambil.
- Siap untuk masa depan: media magnetik, seperti kaset video dan kaset audio, memiliki masa simpan yang terbatas, seperti halnya CD dan DVD lama. Kualitas buku dan foto juga akan menurun dari waktu ke waktu, terutama jika disimpan di tempat yang panas dan lembap. Penyimpanan file secara digital, dengan kemampuan membuat salinan dan cadangan, akan membuat koleksi Anda dapat bertahan seiring berjalannya waktu dan bahkan saat terjadi bencana alam.
- Skalabilitas: koleksi digital memberikan batas ruang fisik yang jauh lebih kecil daripada versi fisik.
Koleksi atau arsip digital biasanya diorganisasikan melalui metadatanya: informasi tentang asal, tanggal pembuatan, format, dan sebagainya. Saat Anda membuat dan mengorganisasikan koleksi media digital, pastikan untuk memasukkan berbagai metadatanya.
- Metadata deskriptif: data yang berguna bagi pengguna, seperti judul, pembuat, atau bahkan deskripsi.
- Metadata administratif: detail tentang butir file itu sendiri, seperti ukuran file, format file, dan tanggal digitisasi.
- Metadata teknis: informasi tentang proses digitisasi, seperti peralatan yang digunakan dan resolusi file.
Menyatukan koleksi
Saat memulai koleksi Anda, pertimbangkan media yang akan disertakan. Apakah Anda memprioritaskan foto dan video keluarga pada acara khusus, seperti pernikahan dan ulang tahun penting? Apakah Anda juga akan menyimpan foto liburan? Anggota keluarga mana yang akan Anda minta kontribusinya? Apakah Anda akan memprioritaskan penambahan file yang salinan fisiknya mulai rusak, atau file yang menurut Anda kemungkinan besar akan sering diminta?
Terkait dengan media fisik yang mulai rusak, file pada format analog seperti kaset audio perlu didigitisasi agar menjadi bagian dari koleksi digital. Cara termudah untuk melakukannya pada kaset video adalah dengan perangkat keras yang disebut capture card. Dengan capture card dan VCR (serta kabel yang diperlukan untuk menghubungkan VCR ke PC, yang biasanya adalah kabel komposit ke HDMI), Anda dapat menggunakan OBS atau perangkat lunak yang setara untuk mengambil rekaman VHS.
Pertimbangan penting lainnya untuk koleksi media digital adalah pilihan format file yang akan digunakan dan cara menangani pencadangan.
- Format file: harus dipilih yang berfitur dukungan yang luas dan ketahanan yang lama, seperti MP4 untuk video atau TIFF untuk gambar.
- Redundansi: untuk melindungi koleksi media dari bencana atau masalah perangkat keras, Anda harus memiliki beberapa cadangan di lebih dari satu lokasi. Metode yang dapat membantu adalah pencadangan di luar lokasi, solusi penyimpanan cloud, beberapa drive NAS yang tersinkronisasi, atau server eksternal lainnya. Pastikan untuk selalu memperbarui data cadangan dengan pencadangan rutin.
Pemeliharaan koleksi Anda
Inventori media akan membantu Anda melacak koleksi Anda sehingga memudahkan dalam mengidentifikasi file yang hilang atau rusak. Inventori Anda harus disortir berdasarkan jenis (DVD, CD, kaset VHS, dll.) serta informasi pembeda seperti, antara lain, judul, tanggal pembuatan, tanggal diunggah, dan lokasi.
Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pengatalog disk seperti WinCatalog (atau DiskCatalogMaker untuk pengguna Mac). Jika Anda menggunakan beberapa drive eksternal, drive yang dapat dilepas atau drive jaringan, aplikasi pengatalog disk dapat menghemat waktu Anda. Aplikasi tersebut akan memindai semua drive Anda, membuat katalog yang dapat dicari di drive utama, lalu memberikan informasi tentang drive tempat file berada. Anda kemudian dapat terhubung ke drive tersebut tanpa perlu menghubungkan dan mencari di setiap drive secara manual. Tetapkan pengingat bulanan untuk mengatalogkan semua disk Anda.
Koleksi digital harus memudahkan pengguna dalam mencari, menelusuri, dan mengambil berbagai file. Pastikan platform yang Anda pertimbangkan mendukung pencarian berdasarkan tanggal, pembuat file, kata kunci, dan mungkin bidang pencarian lainnya juga. Jika orang lain akan diberikan akses ke koleksi Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk membatasi akses ke bagian koleksi tertentu atau membatasi kemampuan dalam mengunduh atau mengunggah file baru.
Meskipun membuat koleksi media digital dapat menyenangkan dan bermanfaat, hal yang sama pentingnya adalah merawat koleksi dari waktu ke waktu agar koleksi tetap berkembang. Berikut pendekatan yang bagus: periksa perangkat penyimpanan Anda secara rutin untuk mengetahui jika ada keausan atau kerusakan, lalu cadangkan data untuk mencegah kehilangan data. Biasakan untuk meninjau dan menghapus file yang sudah usang, duplikat, atau file yang tidak diperlukan agar koleksi Anda tetap ringkas dan relevan. Seiring kemajuan teknologi perangkat keras, pertimbangkan untuk melakukan peningkatan pada peralatan Anda guna meningkatkan kecepatan, kapasitas, ketahanan, dan efisiensi. Dengan memelihara perangkat keras dan isinya secara proaktif, koleksi media Anda akan tetap terorganisasi, mudah diakses, dan berkelanjutan dalam jangka panjang.
Mengorganisasikan koleksi Anda untuk penggunaan keluarga
Jika koleksi media akan dinikmati oleh banyak anggota keluarga, Anda mungkin perlu menyimpan file media tertentu di lokasi yang tidak dapat diakses oleh anak-anak. Orang tua memiliki alasan untuk lebih memilih anak-anaknya tidak mendengarkan musik atau tidak menonton film yang dianggapnya tidak pantas. Perlindungan kata sandi untuk media berperingkat PG-13 atau R adalah salah satu metode untuk menjaga koleksi agar nyaman bagi anak..
Jangan terjebak pada asumsi bahwa semua media dalam koleksi Anda harus diorganisasikan dengan cara yang sama. Musik dapat diorganisasikan menurut genre, kemudian menurut judul atau artis. Namun, cara tersebut menjadi tidak sesuai jika digunakan untuk pengorganisasian album foto keluarga atau video game. Penyortiran menurut urutan kronologis atau setidaknya menggunakan urutan kronologis sebagai filter yang dapat diurutkan menjadi cara yang lebih sesuai. Pertimbangkan opsi seperti penyortiran menurut tanggal pembuatan, atau tanggal diunggah ke koleksi. Kategori pengorganisasi lainnya yang sesuai adalah jenis file, klasifikasi usia, atau bahkan bahasa. Keluarga penutur multibahasa mungkin menginginkan fleksibilitas untuk memfilter media menurut bahasa Spanyol, Hindi, Korea, atau bahasa lainnya. Filter usia berguna untuk memastikan pengguna di bawah umur tidak memiliki akses ke media yang tidak sesuai dengan usia mereka.
Pengorganisasian file dalam koleksi Anda memerlukan beberapa hal.
- Hierarki folder: folder utama Anda akan memerlukan beberapa subfolder, yang di dalamnya mungkin mengandung subfoldernya sendiri.
- Konsistensi pengorganisasian: koleksi media Anda dapat mencapai ratusan atau bahkan ribuan file. Nama file yang jelas, ringkas, dan konsisten akan mempermudah upaya menemukan file (serta memindahkan file yang berada di lokasi yang salah).
Pertimbangkan cara pengorganisasian dokumen yang sensitif, dengan mempertimbangkan penyimpanan pada flash disk USB yang terenkripsi. Anda dapat membuat folder terpisah untuk setiap anggota keluarga, lalu mengategorikan file-file dalam folder tersebut, misalnya, informasi pajak, pindaian paspor dan surat izin mengemudi, informasi detail mata uang kripto, informasi perbankan, rekam medis, kontrak yang penting, dan file sensitif lainnya. Pengorganisasian pada tingkat ini akan memastikan Anda menemukan hal yang Anda butuhkan dengan cepat pada saat diperlukan. Praktik ini digunakan oleh para profesional dan pekerja pemerintah dalam pengorganisasian file-file yang bersifat rahasia.
