A velocidade, capacidade e economia crescentes do armazenamento digital permitem que até mesmo quem não se considera experiente em tecnologia crie uma coleção substancial de mídia digital. No entanto, colecionar filmes, jogos, programas de TV, músicas, e-books e fotos é apenas metade da batalha. Para que uma coleção de mídia seja útil, ela deve ser bem organizada. Este artigo oferece conselhos sobre como organizar sua coleção de mídia pessoal. Essas dicas também podem ser aplicadas a arquivos cotidianos, como documentos de texto, planilhas e apresentações.
Por que optar pelo digital?
Coleções de mídia digital têm várias vantagens sobre as coleções físicas.
- Acessibilidade: a capacidade de acessar os materiais de qualquer local com conexão à internet.
- Eficiência: com ferramentas de busca e metadados, coleções digitais são mais fáceis de pesquisar e localizar itens específicos.
- Pronto para o futuro: mídias magnéticas, como fitas de vídeo e áudio, têm vida útil limitada, assim como CDs e DVDs mais antigos. Livros e fotos também se degradam com o tempo, especialmente se armazenados em locais com maior calor e umidade. Armazenar arquivos digitalmente, com a possibilidade de fazer cópias e backups, significa que sua coleção pode sobreviver ao tempo e até a eventos como desastres naturais.
- Escalabilidade: coleções digitais apresentam limitações de espaço físico muito menores do que versões físicas.
Coleções ou arquivos digitais geralmente são organizados por meio de metadados: informações sobre sua origem, data de criação, formato etc. Ao montar e organizar sua coleção de mídia digital, inclua os diferentes tipos de metadados.
- Metadados descritivos: dados úteis para o usuário, como título, criador ou até uma descrição.
- Metadados administrativos: detalhes sobre o item em si, como tamanho do arquivo, formato e data de digitalização.
- Metadados técnicos: informações sobre o processo de digitalização, como equipamentos usados e resolução do arquivo.
Montando uma coleção
Ao começar sua coleção, pense no que incluir. Você está priorizando fotos e vídeos de família de eventos especiais, como casamentos e aniversários marcantes? Vai armazenar também fotos de viagens? Quais familiares você vai convidar para contribuir? Vai priorizar arquivos cujas cópias físicas estão se deteriorando ou arquivos que acha que serão mais necessários?
Falando em mídia física em deterioração, arquivos em formatos analógicos (como fitas cassete) precisarão ser digitalizados para entrar na coleção digital. A maneira mais fácil de fazer isso com videocassetes é usando um hardware de captura (como uma placa de captura). Utilizando a placa de captura, um VCR e os cabos necessários (geralmente um cabo composto-para-HDMI), você pode usar o OBS ou um software equivalente para capturar o conteúdo do VHS.
Outra consideração importante é quais formatos de arquivo usar e como lidar com backups.
- Formatos de arquivo: escolha opções com ampla compatibilidade e longevidade, como MP4 para vídeos ou TIFF para imagens.
- Redundância: para proteger sua coleção de desastres ou falhas de hardware, é importante manter múltiplos backups em locais diferentes. Um backup externo, armazenamento em nuvem, vários NAS sincronizados ou outros servidores podem ajudar. Mantenha seus backups sempre atualizados.
Manutenção da sua coleção
Um inventário de mídia ajudará você a monitorar sua coleção, facilitando a identificação de arquivos ausentes ou danificados. Seu inventário deve ser organizado por tipo (DVDs, CDs, fitas VHS etc.) e incluir informações distintivas, como título, data de criação, data de upload e localização, entre outros.
Considere usar um aplicativo de catalogação de discos, como o WinCatalog (ou, para usuários de Mac, o DiskCatalogMaker). Se você usa vários discos externos, removíveis ou em rede, um aplicativo de catalogação pode economizar tempo. Ele escaneia todos os seus discos, criando um catálogo pesquisável no seu disco principal e indica em qual disco um arquivo está localizado. Assim, você pode conectar apenas o disco necessário, evitando a busca manual em cada um. Defina um lembrete mensal para catalogar todos os seus discos.
Uma coleção digital deve ser fácil de pesquisar, navegar e recuperar arquivos. Certifique-se de que a plataforma escolhida permita buscas por data, autor, palavras-chave e outros campos relevantes. Se outras pessoas tiverem acesso à sua coleção, é uma boa ideia restringir o acesso a partes dela ou a permissão de download/upload de novos arquivos.
Embora criar uma coleção de mídia digital seja divertido e gratificante, mantê-la ao longo do tempo é igualmente importante para garantir sua longevidade. Aqui está uma ótima abordagem: Verifique regularmente seus dispositivos de armazenamento quanto a desgaste ou falhas e faça backup dos dados para evitar perdas. Crie o hábito de revisar e remover arquivos desatualizados, duplicados ou desnecessários, mantendo sua coleção enxuta e relevante. À medida que a tecnologia de hardware avança, considere atualizar seus equipamentos para melhorar velocidade, capacidade, durabilidade e eficiência. Ao manter proativamente tanto o hardware quanto o conteúdo, você garantirá que sua coleção de mídia permaneça organizada, acessível e sustentável a longo prazo.
Organizando sua coleção para uso familiar
Se sua coleção de mídia será usada por vários membros da família, você pode querer armazenar certos arquivos onde crianças não tenham acesso. Pais podem preferir restringir o acesso a músicas ou filmes considerados inadequados. A proteção por senha de mídias classificadas como R ou PG-13 é um método para manter a coleção apropriada para crianças.
Não caia na armadilha de achar que toda a mídia deve ser organizada da mesma forma. Músicas podem ser organizadas por gênero e depois por título ou, mais provavelmente, por artista. No entanto, não faria sentido organizar álbuns de fotos de família ou vídeo games da mesma forma. É mais útil classificar por ordem cronológica, ou pelo menos ter isso como um filtro. Considere opções como ordenar por data de criação ou data de upload para a coleção. Outras categorias organizacionais úteis incluem o tipo de arquivo, classificação etária ou idioma. Famílias multilíngues podem querer a flexibilidade de filtrar mídias em espanhol, hindi, coreano etc. Filtros por idade são úteis para evitar que usuários jovens acessem conteúdo inadequado para a idade.
Organizar os arquivos da sua coleção exige algumas coisas.
- Hierarquia de pastas: sua pasta principal deve ter subpastas, possivelmente com suas próprias subdivisões.
- Consistência na organização: coleções podem ter centenas ou milhares de arquivos. Nomes de arquivos claros e padronizados facilitam a localização (e recolocação de arquivos fora do lugar).
Considere como organizar documentos sensíveis, que você pode armazenar de forma segura em USBs criptografados. Você pode criar pastas separadas por membro da família e depois criar subcategorias como impostos, passaportes, carteiras de motorista, detalhes de criptomoedas, informações bancárias, registros médicos, contratos importantes e outros arquivos sensíveis. Esse nível de organização garante que você encontre rapidamente o que precisa na hora que precisar. Esta é uma prática usada por profissionais e funcionários públicos para gerenciar arquivos confidenciais.
