Dank der zunehmenden Geschwindigkeit, Kapazität und Wirtschaftlichkeit digitaler Speichermedien können auch diejenigen, die sich selbst nicht für technisch versiert halten, eine umfangreiche digitale Mediensammlung aufbauen. Doch das Zusammenstellen von Filmen, Spielen, Fernsehsendungen, Musik, eBooks und Fotos ist nur die halbe Miete. Damit eine Mediensammlung wirklich nützlich ist, muss sie gut organisiert sein. In diesem Artikel findest du Tipps, wie du deine persönliche Mediensammlung organisieren kannst. Diese Tipps gelten auch für Dateien, mit denen wir täglich umgehen, wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen.
Warum digital?
Digitale Mediensammlungen haben mehrere Vorteile gegenüber physischen Mediensammlungen.
- Zugänglichkeit: Die Möglichkeit, von jedem Ort mit einer Internetverbindung darauf zugreifen zu können.
- Effizienz: Mit Suchwerkzeugen und Metadaten sind digitale Sammlungen leichter zu durchsuchen und bestimmte Objekte abzurufen.
- Zukunftssicher: Magnetische Medien wie Videokassetten und Tonbänder haben eine begrenzte Lebensdauer, ebenso wie ältere CDs und DVDs. Auch Bücher und Fotos verblassen mit der Zeitt, vor allem, wenn sie an Orten mit hohen Temperaturen und Luftfeuchtigkeit aufbewahrt werden. Die digitale Speicherung von Dateien mit der Möglichkeit, Kopien und Backups zu erstellen, bedeutet, dass deine Sammlung den Lauf der Zeit und sogar Ereignisse wie Naturkatastrophen überstehen kann.
- Skalierbarkeit: Digitale Sammlungen haben viel weniger räumliche Beschränkungen als physische Versionen.
Digitale Sammlungen oder Archive werden normalerweise über ihre Metadaten organisiert: Informationen über ihre Herkunft, ihr Erstellungsdatum, ihr Format usw. Wenn du deine digitale Mediensammlung aufbaust und organisierst, solltest du darauf achten, dass die verschiedenen Metadaten mit einbezogen werden.
- Beschreibende Metadaten: Nützliche Daten für den Nutzer, wie Titel, Ersteller oder auch eine Beschreibung.
- Administrative Metadaten: Details zur Datei selbst, z.B. Dateigröße, Dateiformat und Datum der Digitalisierung.
- Technische Metadaten: Informationen über den Digitalisierungsprozess, z.B. das verwendete Gerät und die Dateiauflösung.
Zusammenstellung einer Sammlung
Überlege dir, was in deine Sammlung aufgenommen werden soll. Liegt dein Hauptaugenmerk auf Fotos und Familienvideos von besonderen Ereignissen wie Hochzeiten und runden Geburtstagen? Speicherst du auch Urlaubsfotos? Welche Familienmitglieder bittest du um ihren Beitrag? Sollen hauptsächlich Dateien hinzugefügt werden, deren physische Kopien altern, oder Dateien, von denen du annimmst, dass sie wichtiger sind?
Apropos alternde physische Medien: Dateien auf analogen Formaten wie Audiokassetten müssen digitalisiert werden, um Teil einer digitalen Sammlung zu werden. Bei Videokassetten ist dies am einfachsten mit einer so genannten Digitalisierungskarte möglich. Mit der Digitalisierungskarte und einem Videorecorder (und den erforderlichen Kabeln zum Anschluss des Videorecorders an den PC, normalerweise ein Composite-zu-HDMI-Kabel) kannst du OBS oder eine vergleichbare Software verwenden, um VHS-Material zu konvertieren.
Eine weitere wichtige Überlegung bei der Sammlung digitaler Medien ist die Frage, welche Dateiformate verwendet werden sollen sowie ob und wie Sicherungskopien erstellt werden sollen.
- Dateiformate: Diese sollten so gewählt werden, dass sie eine breite Unterstützung und Langlebigkeit bieten, z.B. MP4 für Videos oder TIFF für Bilder.
- Redundanz: Damit deine Mediensammlung bei Katastrophen oder Hardware-Problemen geschützt ist, ist es wichtig, mehrere Backups an mehreren Orten zu haben. Ein Backup, das sich nicht vor Ort befindet, eine Cloud-Speicherlösung, mehrere synchronisierte NAS-Laufwerke oder andere externe Server können dabei hilfreich sein. Sorge dafür, dass du bei den regelmäßigen Backups auf dem Laufenden bleibst.
Die Pflege deiner Sammlung
Eine Medieninventarliste hilft dir, den Überblick über deine Sammlung zu behalten, und macht es einfacher, fehlende oder beschädigte Dateien zu identifizieren. Deine Inventarliste sollte nach Art (DVDs, CDs, VHS-Kassetten usw.) sortiert sein und unter anderem Informationen wie Titel, Erstellungsdatum, Datum des Hochladens und Standort enthalten.
Außerdem kannst du möglicherweise ein Programm zur Katalogisierung von Datenträgern wie WinCatalog (oder, für Mac-Benutzer, DiskCatalogMaker) nutzen. Wenn du mehrere externe Laufwerke, Wechsellaufwerke oder Netzlaufwerke verwendest, kannst du mit einer Anwendung zur Katalogisierung von Laufwerken Zeit sparen. Sie durchsucht alle deine Laufwerke, erstellt einen durchsuchbaren Katalog auf deinem primären Laufwerk und gibt an, auf welchem Laufwerk sich eine Datei befindet. Dann kannst du dieses Laufwerk verbinden, damit du nicht jedes einzelne Laufwerk manuell anschließen und durchsuchen musst. Lege eine monatliche Erinnerung fest, alle deine Datenträger zu katalogisieren.
Eine digitale Sammlung sollte für Anwender einfach zu durchsuchen und die enthaltenden Dateien leicht abzurufen sein. Vergewissere dich, dass die Plattform, die du in Betracht ziehst, die Suche nach Datum, Autor, Schlüsselwörtern und möglicherweise auch anderen Abfragemöglichkeiten bietet. Wenn auch andere Personen Zugang zu deiner Sammlung haben sollen, empfiehlt es sich, den Zugang zu Teilen der Sammlung oder die Möglichkeit, neue Dateien herunter- oder hochzuladen, zu beschränken.
Auch wenn das Anlegen einer digitalen Mediensammlung Spaß machen und sich lohnen kann, ist es ebenso wichtig, sie im Laufe der Zeit zu pflegen, damit sie weiterhin aktuell bleibt. Hier ist ein guter Ansatz: Überprüfe deine Speichergeräte regelmäßig auf Verschleiß oder Ausfall und erstelle Sicherungskopien, um Datenverluste zu vermeiden. Mache es dir zur Gewohnheit, veraltete, doppelte oder überflüssige Dateien zu überprüfen und zu löschen, damit deine Sammlung übersichtlich und aktuell bleibt. Da sich die Hardwaretechnik weiterentwickelt, solltest du eine Aufrüstung deiner Geräte in Betracht ziehen, um Geschwindigkeit, Kapazität, Haltbarkeit und Effizienz zu verbessern. Wenn du sowohl deine Hardware als auch deine Inhalte proaktiv pflegst, stellst du damit sicher, dass deine Mediensammlung organisiert, zugänglich und langfristig haltbar bleibt.
Organisiere deine Sammlung für die Familie
Wenn deine Mediensammlung von mehreren Familienmitgliedern genutzt werden soll, sollten bestimmte Mediendateien so gespeichert werden, dass deine Kinder keinen Zugriff darauf haben. Eltern haben ihre Gründe, wenn sie entscheiden, dass ihre Kinder keine Musik hören oder Filme sehen, die sie für unangemessen halten. Der Passwortschutz von Medien mit Altersfreigabe ab 12 Jahren oder 16 Jahren ist eine Möglichkeit, deine Sammlung kinderfreundlich zu gestalten.
Außerdem müssen nicht alle Medien deiner Sammlung auf die gleiche Weise organisiert sein. Musik kann nach Genre und dann entweder nach Titel oder, was wahrscheinlicher ist, nach Künstler geordnet werden. Es ist aber nicht sinnvoll, Familienfotoalben oder Videospiele auf dieselbe Art und Weise zu organisieren. Eine Sortierung nach chronologischer Reihenfolge oder zumindest ein chronologischer Filter, nach dem man sortieren kann, ist sinnvoll. Mögliche Optionen könne auch die Sortierung nach dem Erstellungsdatum oder dem Datum des Hochladens in die Sammlung sein. Andere geeignete Organisationskategorien sind Dateityp, Altersfreigabe oder auch Sprache. Mehrsprachige Familien möchten vielleicht die Flexibilität haben, nach Spanisch, Hindi, Koreanisch oder anderen Sprachen zu filtern. Altersfilter sind nützlich, um sicherzustellen, dass junge Nutzer keinen Zugang zu Medien haben, die für ihr Alter ungeeignet sind.
Die Organisation der Dateien in deiner Sammlung erfordert auch Aufmerksamkeit.
- Ordnerhierarchie: dein Hauptordner benötigt Unterordner, möglicherweise wieder mit eigenen Unterordnern.
- Konsistenz bei der Organisation: deine Mediensammlung kann Hunderte oder sogar Tausende von Dateien umfassen. Wenn die Dateinamen klar, prägnant und einheitlich sind, lassen sich Dateien leichter finden (und Dateien, die am falschen Ort gespeichert sind, können leichter wiedergefunden werden).
Überlege dir, wie du sensible Dokumente organisierst. Vielleicht könnten sie auf verschlüsselten USB-Sticks. gespeichert werden. Für jedes Familienmitglied könnte ein eigener Ordner angelegt und die Dateien darin kategorisiert werden – Steuerinformationen, Scans von Pässen und Führerscheinen, Angaben zu Kryptowährungen, Bankdaten, medizinische Unterlagen, wichtige Verträge und andere sensible Dateien. Diese Art der Organisation gewährleistet, dass du schnell findest, was du suchst, wenn du es brauchst. Dies ist eine Vorgehensweise, die von Fachleuten und Behördenmitarbeitern für die Organisation ihrer vertraulichen Dateien verwendet wird.
