El aumento de la velocidad, la capacidad y la economía del almacenamiento digital permite, incluso a aquellos que no se consideran expertos en tecnología, crear una importante colección de medios digitales. Sin embargo, coleccionar películas, juegos, programas de televisión, música, libros electrónicos y fotos es solo la mitad de la batalla. Para que una colección de medios sea útil, debe estar bien organizada. Este artículo ofrece consejos sobre cómo organizar tu colección personal de medios. Estos consejos pueden aplicarse incluso a archivos cotidianos como documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
¿Por qué digitalizarse?
Las colecciones de medios digitales tienen varias ventajas sobre las colecciones de medios físicos.
- Accesibilidad: la capacidad de acceder a los materiales desde cualquier lugar con conexión a Internet.
- Eficiencia: con herramientas de búsqueda y metadatos, en las colecciones digitales es más fáciles buscar y recuperar elementos específicos.
- Preparadas para el futuro: los medios magnéticos, como los videocasetes y las cintas de audio, tienen una vida útil limitada, al igual que los CD y DVD más antiguos. Los libros y las fotos también se degradan con el tiempo, especialmente si se mantienen en zonas de mayor calor y humedad. Almacenar digitalmente tus archivos con la capacidad de hacer copias y respaldos, significa que tu colección puede sobrevivir al paso del tiempo e incluso a eventos como desastres naturales.
- Escalabilidad: las colecciones digitales ofrecen limitaciones de espacio físico mucho menores que las versiones físicas.
Las colecciones o archivos digitales suelen organizarse a través de sus metadatos: información sobre su origen, fecha de creación, formato, etc. Cuando crees y organices tu colección de medios digitales, asegúrate de incluir los diferentes metadatos.
- Metadatos descriptivos: datos útiles para el usuario, como el título, el creador o incluso la descripción.
- Metadatos administrativos: detalles sobre el elemento en sí, como el tamaño del archivo, el formato del archivo y la fecha de digitalización.
- Metadatos técnicos: información sobre el proceso de digitalización, como el equipo utilizado y la resolución del archivo.
Creando una colección
Al comenzar tu colección, considera qué incluir. ¿Estás priorizando las fotos y los videos familiares de eventos especiales, como bodas y cumpleaños importantes? ¿Guardarás también las fotos de las vacaciones? ¿A qué miembros de la familia pedirás que contribuyan? ¿Darás prioridad a la adición de archivos cuyas copias físicas se están deteriorando o archivos que crees que tienen más probabilidades de estar en demanda?
Hablando de medios físicos en deterioro, los archivos en formatos analógicos como los casetes de audio tendrán que ser digitalizados para ser parte de una colección digital. La forma más fácil de hacer esto para los videocasetes es con una pieza de hardware llamada tarjeta de captura. Usando la tarjeta de captura y un VCR (y los cables necesarios para conectar tu VCR a tu PC, generalmente un cable compuesto a HDMI), puedes usar OBS o un software equivalente para capturar imágenes de VHS.
Otra consideración importante para la recopilación de medios digitales es qué formatos de archivo usar y cómo manejar las copias de seguridad.
- Formatos de archivo: deben elegirse para un amplio soporte y longevidad, como MP4 para videos o TIFF para imágenes.
- Redundancia: para proteger tu colección de medios de desastres o problemas de hardware, es importante tener múltiples copias de seguridad en más de una ubicación. Una copia de seguridad externa, una solución de almacenamiento en la nube, múltiples unidades NAS sincronizadas u otros servidores externos podrían ayudar. Asegúrate de mantenerte al día con las copias de seguridad periódicas.
El mantenimiento de tu colección
Un inventario de medios te ayudará a realizar un seguimiento de tu colección, lo que facilitará la identificación de archivos faltantes o dañados. Tu inventario debe estar ordenado por tipo (DVD, CD, cintas VHS, etc.) e incluir información distintiva como el título, la fecha de creación, la fecha de carga y la ubicación, entre otros.
Considera usar una aplicación de catalogación de discos como WinCatalog (o, para los usuarios de Mac, DiskCatalogMaker). Si utiliza varias unidades externas, extraíbles o dispositivos en red, una aplicación de catalogación de discos puede ahorrarte tiempo. Esta analiza todas tus unidades, crea un catálogo de búsqueda en tu unidad principal y te indica en qué unidad se encuentra un archivo. Luego puedes conectar esa unidad, evitando la necesidad de conectarte y buscar cada unidad manualmente. Establece un recordatorio mensual para catalogar todos tus discos.
Una colección digital debe facilitar a los usuarios la búsqueda, exploración y recuperación de archivos. Asegúrate de que la plataforma que estás considerando te permita buscar por fecha, autor, palabras clave y potencialmente otros campos también. También es una buena idea, si otros van a tener acceso a tu colección, restringir el acceso a partes de la colección o la posibilidad de descargar o subir nuevos archivos.
Si bien crear una colección de medios digitales puede ser divertido y gratificante, mantenerla en el tiempo es igual de importante para que siga prosperando. He aquí un buen planteamiento: revisa periódicamente tus dispositivos de almacenamiento en busca de desgaste o fallas y haz copias de seguridad de los datos para evitar pérdidas. Convierte en un hábito revisar y eliminar archivos obsoletos, duplicados o innecesarios para mantener tu colección optimizada y relevante. A medida que avanza la tecnología de hardware, considera actualizar tu equipo para mejorar la velocidad, la capacidad, la durabilidad y la eficiencia. Al mantener de forma proactiva tanto tu hardware como tu contenido, te asegurarás de que tu colección de medios se mantenga organizada, accesible y sostenible a largo plazo.
Organizar tu colección para uso familiar
Si tu colección de medios va a ser disfrutada por varios miembros de su familia, es posible que desees almacenar ciertos archivos multimedia donde tus hijos no puedan acceder a ellos. Los padres tienen razones para preferir que sus hijos no escuchen música ni vean películas que puedan considerar inapropiadas. La protección con contraseña de los medios con clasificación PG-13 o R es un método para que tu colección sea amigable para los niños.
No caigas en la trampa de asumir que todos los medios de tu colección deben organizarse de la misma manera. La música se puede organizar por género y luego por título o, más probablemente, por artista. Sin embargo, no tendría sentido organizar álbumes de fotos familiares o videojuegos de la misma manera. Tiene sentido ordenar por orden cronológico o al menos tenerlo como un filtro por el que se puede ordenar. Considera opciones en la colección como ordenar por fecha de creación o fecha de carga. Otras categorías organizativas adecuadas son: el tipo de archivo, la clasificación por edad o incluso el idioma. Las familias multilingües pueden querer la flexibilidad de filtrar por español, hindi, coreano u otros medios lingüísticos. Los filtros de edad son útiles para garantizar que los usuarios jóvenes no tengan acceso a medios inapropiados para su edad.
Organizar los archivos de tu colección requiere algunas cosas.
- Una jerarquía de carpetas: tu carpeta principal necesitará subcarpetas, posiblemente con sus propias subcarpetas.
- Consistencia en la organización: tu colección de medios puede tener cientos, incluso miles de archivos. Si los nombres de los archivos son claros, concisos y coherentes, será más fácil localizar los archivos (así como reubicar los archivos que están fuera de lugar).
Piensa cómo organizar los documentos confidenciales, que podrías almacenar en unidades flash USB encriptadas. Puedes crear carpetas separadas para cada miembro de la familia y luego clasificar los archivos dentro de ellas: información fiscal, escaneos de pasaportes y licencias de conducir, datos de criptomonedas, información bancaria, registros médicos, contratos importantes y otros archivos confidenciales. Este nivel de organización garantiza que puedas localizar rápidamente lo que necesitas cuando lo necesites. Esta es una práctica utilizada por profesionales y trabajadores del gobierno para organizar sus archivos confidenciales.
