Widok od góry osoby pracującej przy laptopie, trzymającej w dłoni kubek i głaszczącej psa

Siedem prostych wskazówek, jak zwiększyć wydajność pracy w domu

Doświadczenie pracy zdalnej może być przyjemną odmianą od codziennych dojazdów do biura, ale wiązać się z tym może wiele utrudnień, nawet jeśli praca odbywa się w domowym zaciszu. Przy braku nadzoru i codziennej rutyny człowiek pracujący może stać się wrogiem sam dla siebie, a do tego dochodzą jeszcze „rozpraszacze” w postaci zwierząt domowych, współlokatorów, członków rodziny, dzieci czy innych osób, które pozostają w domu. Ustanawiając pewne podstawowe zasady i strukturę dnia, można stworzyć wydajne warunki pracy, które ograniczają źródła rozproszeń i zapewniają nam motywację do realizacji zadań. Oto siedem wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć wydajność pracy w domu.

1. Przygotowanie idealnego miejsca pracy

Komputer na biurku

Przygotowanie dedykowanego miejsca do pracy w domu jest samo w sobie luksusem. Niektórzy mogą już posiadać taki zakątek, niestety wiele osób, w tym część pracowników z firmy Kingston, musi sobie radzić z tym, co ma — nierzadko pracując przy blacie w kuchni lub korzystając z płaskiej powierzchni, jaką zapewniają meble przypominające biurka.

Bez względu na swoją sytuację, spróbuj odnaleźć takie miejsce w domu, które da się przekształcić w dedykowane stanowisko pracy. Może nim być Twój własny pokój lub kuchnia. A być może będzie to salon. Ważne, aby było to miejsce, które pozwala się odciąć od źródeł rozproszenia i skoncentrować na pracy.

Nie zajmuj się rozrywką tam, gdzie pracujesz, ani na odwrót. Zachowanie jasno wyznaczonej granicy między miejscem do relaksu i stanowiskiem pracy jest kluczem do stworzenia warunków, w których poczujesz, że nadeszła pora na wypełnienie obowiązków służbowych.

Celem jest oddzielenie pracy od życia domowego, nawet jeśli jest to praca w domu. Nakreślenie granicy między pracą i relaksem przez wyznaczenie przestrzeni do pracy pozwoli Ci zachować wydajność, ograniczając jednocześnie rozproszenia.

2. Wyznaczenie struktury i priorytetów w dniu pracy

Przyjście do biura nadaje naturalny rytm całemu dniu, co pozwala zachować rutynę. Wszystkie małe przygotowania w tle, które przyczyniają się do rozpoczęcia dnia, pomagają w stworzeniu osobistego planu działania. Poranne zwyczaje przed wyjściem do pracy pozwalają przygotować się psychicznie do wykonywania obowiązków.

Laptop na biurku

Uległo to zmianie, gdy praca została przeniesiona do trybu zdalnego. Zanikła struktura, która wymaga wykonywania pewnych czynności w określonym czasie. Przywrócenie takich granic jest konieczne do zachowania zdrowia psychicznego — w przeciwnym razie grozi Ci przepracowanie lub całkowite wypalenie.

TSpróbuj rozpisać plan dnia, który jasno definiuje godziny pracy w domu. Jeśli praca rano wydaje się łatwiejsza, spróbuj tak dostosować harmonogram, aby zmaksymalizować wydajność działań do południa. Jeśli pracuje Ci się lepiej popołudniu, dostosuj plan dnia z myślą o późniejszych godzinach — tak aby wydajność wtedy była maksymalna.

Nie zapominaj również o przerwach w pracy. Szczególnie o przerwie na obiad. Ważne jest zmaksymalizowanie wydajności w godzinach pracy, ale równie istotne będzie robienie sobie przerw, aby ciało i umysł doznały relaksu. Chociaż praca z domu może sprawiać wrażenie mniej obciążającej, łatwo jest się przepracować, dlatego dla zachowania wydajności, przerwy są tak samo ważne.

3. Wychodzenie z „biura” na koniec dnia

Zegar

Można mieć wrażenie, że praca z domu pozwala zachować lepszą równowagę między obowiązkami służbowymi i życiem prywatnym. Będąc w komfortowych warunkach domowych, łatwo jest zapędzić się w pracy i nigdy jej nie kończyć. Sprawdzaj godzinę i daj sobie szansę na zakończenie dnia pracy, odkładając ją na bok.

Świadomość tej linii końcowej pozwoli Ci zmaksymalizować wydajność w godzinach pracy. Jeśli pozwolisz sobie na pracę bez jasno wyznaczonego końca, prawdopodobnie przepracujesz się i wypalisz, osiągając znikome rezultaty. Wymagające projekty i zadania z goniącymi terminami będą Cię prześladować, jeśli nie wyznaczysz właściwych granic.

W biurze łatwo o przypomnienie, kiedy już pora kończyć pracę — każdy się wtedy pakuje i wychodzi do domu. Gdy jesteś w domu, nie funkcjonuje żaden system przypominania o tym, że zbliża się „fajrant”. Nie musisz kończyć pracy każdego dnia o tej samej godzinie, ale wyznaczenie granic dla czasu pracy i przestrzeni na inne zajęcia w ciągu dnia pozwoli Ci w porę opuścić stanowisko i się zrelaksować, a także przygotować na kolejny dzień.

4. Korzystanie z właściwych narzędzi

Komunikacja i współpraca są jeszcze ważniejsze, ponieważ każdy pracuje osobno z domu. Wielu z nas korzysta z połączeń głosowych i wideokonferencji, aby zachować kontakt ze współpracownikami i organizować spotkania czy kontrolę obecności. Niektóre z podstawowych narzędzi, jak standardowa klawiatura czy mysz, adaptery USB, monitory, mikrofony czy słuchawki, mogą znacząco pomóc w zachowaniu wydajności bez martwienia się o drobnostki.

Widok od góry biurka z komputerem

Oprócz laptopa przydatny będzie dodatkowy monitor, który zwiększa możliwości naszej służbowej konfiguracji. Możesz otworzyć jednocześnie więcej programów i aplikacji, wyświetlając wiele okien na ekranie, dzięki czemu łatwiej i wygodniej zarządza się zadaniami.

Korzystanie z pełnowymiarowej klawiatury i myszy zwiększa na dłuższą metę komfort pracy przed komputerem. Być może nie wydaje się to istotne, ale wybór pełnowymiarowych klawiatury i myszy zamiast klawiatury czy trackpada w laptopie może zwiększyć wydajność i komfort, przyspieszając przepływ zadań.

Korzystną różnicę w pracy można także odczuć po założeniu słuchawek na czas połączeń głosowych i wideokonferencji. Dostępne są słuchawki bezprzewodowe wyposażone w technologię Bluetooth — nie trzeba się wówczas zajmować dodatkowymi przewodami. Jako że większość słuchawek posiada już mikrofon, nie musisz kupować go oddzielnie. Niektóre są wbudowane, zaś inne można odłączać.

Do naszych ulubionych produktów używanych w pracy z domu należą m.in. szyfrowane pamięci USB i koncentratory Nucleum USB-C. Szyfrowane pamięci USB pozwalają szybko i łatwo przenosić dane między urządzeniami, a także zapewniają wyjątkowe bezpieczeństwo zapisanych informacji. Jeśli w celu pobrania plików absolutnie konieczne jest wyjście do biura, weź pod uwagę użycie szyfrowanej pamięci USB, która ochroni Twoje dane.

Nucleum to koncentrator, który pozwala zarządzać wszystkimi urządzeniami. Dzięki niemu możesz używać myszy, monitora i pamięci USB, a nawet zasilać podłączone urządzenia. Korzystając z komputera przenośnego, możesz przywrócić przydatność wszystkich akcesoriów, które tak bardzo lubisz — czyni go to idealnym kompanem do utworzenia pożądanych warunków zdalnej pracy w domu.

5. Komunikacja to podstawa

Ludzie w wideokonferencji na laptopie

Komunikacja jest bardzo ważna w przypadku pracy z domu. Kontaktowanie się z innymi pracownikami w sprawie projektów i zapewnianie im bieżących informacji o zadaniach czy dostępności to klucz do utrzymania sprawnej pracy z domu.

Celem pracy zdalnej jest utrzymanie kontaktów pomimo fizycznego odizolowania od pozostałych pracowników. Istnieje wiele aplikacji i narzędzi, które ułatwiają pozostawanie w kontakcie z członkami zespołu, a skorzystanie z tych odpowiednich może zadecydować o wydajności pracy zdalnej wszystkich pracowników.

W firmie Kingston korzystamy z aplikacji Asana i Microsoft Teams do komunikacji i zarządzania projektami czy zadaniami. Jeśli chodzi o komunikację i ułatwianie pracy, Microsoft Teams zapewnia funkcję czatu i wideokonferencji. Do zarządzania zadaniami korzystamy z narzędzia Asana, które pozwala przesyłać i udostępniać pliki, przydzielać projekty i wyznaczać terminy.

Używamy także programu Zoom do organizowania spotkań towarzyskich, np. nocnych sesji z grami czy wesołych pogawędek. To świetny sposób, aby utrzymać kontakt i towarzystwo innych osób w zespole po pracy, dający możliwość udziału w ciekawych aktywnościach integracyjnych.

Pies przy komputerze

6. Ograniczenie źródeł rozproszenia uwagi

Praca z domu to bez wątpienia bardziej komfortowe doświadczenie, ale nie oznacza to warunków idealnych. Zachowanie koncentracji to jedno z największych wyzwań, jeśli chodzi o taki sposób pracy. Wszystko, na co czekamy po zakończeniu pracy, staje się dostępne natychmiast. I tak jest trudno utrzymać koncentrację na pracy, a co dopiero w domu.

Wykonywanie innych czynności w przerwie na pracę, takich jak wrzucenie prania do pralki czy przygotowanie prostej potrawy, jest dopuszczalne, ale warto kontrolować takie źródła rozproszeń. Unikaj angażowania się w działania, które wymagają zbyt dużo uwagi lub czasu.

Ustawiając zegar mierzący czas przerwy, możesz ułatwić sobie zachowanie właściwego rytmu działania — w ten sposób przypomnisz sobie, kiedy przerwa dobiegła końca. Jako że nasi współpracownicy nie są w biurze i nie mogą kontrolować tego, jak wykonujemy obowiązki, tym ważniejsze jest wyeliminowanie wszelkich „rozpraszaczy”.

7. Dotrzymywanie towarzystwa i zaangażowanie w kontakty

Użytkownik laptopa w wideoczacie, z piwem w ręku

Od rozpoczęcia pracy w domu utraciliśmy wiele z tej interakcji z innymi ludźmi, do której przywykliśmy, a która pozwala przełamać monotonię i zachować poczucie wspólnej obecności. Nie prowadzimy już krótkich pogawędek ani nie doświadczamy wyjątkowych sytuacji, za sprawą których dzień wydawał się mniej żmudny i niejako przyspieszał koniec pracy.

Aby poradzić sobie z odległością, porozmawiaj ze współpracownikami za pomocą aplikacji do rozmów internetowych, takich jak Slack czy Microsoft Teams, lub programów do wideokonferencji, jak Skype czy Zoom. Nawet nieznaczna ilość interakcji w sieci może ograniczyć poczucie samotności i odizolowania. Pozostawaj w kontakcie ze współpracownikami i utrzymuj pozytywne relacje społeczne ze swoim zespołem.

Wszystko to nie musi odnosić się tylko do pracowników. Być może nie dasz rady spotkać się z nikim osobiście, ale organizowanie wirtualnych wydarzeń do nadrobienia zaległości w kontaktach z przyjaciółmi lub krewnymi to świetny sposób utrzymywania więzi społecznych. Pomimo pozostawania w domu nadal ważne jest, abyśmy wychodzili z inicjatywą, nawiązywali kontakt i dzielili się swoim życiem z innymi.

Szyfrowane pamięci flash USB

Aby dowiedzieć się, jak wirus COVID-19 wpłynął na działanie naszej firmy, kliknij tutaj.

Pozostańmy w kontakcie! Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj informacje o nowościach od firmy Kingston.