Prawnicy mogą pracować w biurze i w domu, ale zwykle są w ciągłym ruchu, gromadząc informacje do prowadzonych spraw lub odwiedzając klientów, partnerów i konsultantów. Podczas pracy poza siedzibą firmy, w takich miejscach, jak lotniska, hotele, kawiarnie itp., korzystanie z Internetu w celu uzyskania dostępu do chmury oznacza konieczność zaufania dostawcy i przekonania, że zapewnia odpowiednią ochronę i bezpieczeństwo poufnych informacji przechowywanych na jego serwerach. Wiąże się to z dużym ryzykiem naruszenia danych. Hakerzy są aktywni w wielu obszarach publicznych, szukając okazji do kradzieży danych, zablokowania plików za pomocą oprogramowania szyfrującego ransomware lub po prostu do całkowitego usunięcia dokumentów. Badanie dotyczące kosztów naruszeń danych, przeprowadzone w 2022 r. przez Ponemon Institute LLC, wykazało, że 45% naruszeń danych miało miejsce w chmurze, a średni całkowity koszt naruszenia wyniósł 4,35 miliona dolarów. Oznacza to ryzyko, które jest zbyt kosztowne, aby je lekceważyć.
Firmy muszą stosować odpowiednie protokoły bezpieczeństwa dotyczące korzystania z bezpiecznej technologii w celu ochrony danych przy uzyskiwaniu dostępu do informacji lub ich udostępnianiu. W badaniu dotyczącym cyberbezpieczeństwa, przeprowadzonym w 2022 r. przez American Bar Association, 89% respondentów odpowiedziało, że stosuje jedną lub więcej zasad regulujących bezpieczne korzystanie z technologii. Liczba ta może być jednak myląca, ponieważ w raporcie wskazano, że tylko 67% podmiotów stosuje zasady korzystania z poczty e-mail, 63% – zasady dopuszczalnego użytkowania komputera, 60% – zasady korzystania z Internetu, a 59% – zasady zdalnego dostępu.
W każdym z tych obszarów może dojść do zhakowania i naruszenia informacji, dlatego firmy muszą nie tylko dbać o to, aby stosowane przez nie zasady były zgodne z normami i nie ograniczały się stwarzającej pozory bezpieczeństwa warstwy werbalnej, ale także rozszerzać i budować bardziej solidny, kompleksowy standard bezpieczeństwa, który będzie stosowany w całej organizacji. Bezpieczeństwo zaczyna się od ludzi i przestrzegania przez nich określonych zasad, dlatego „higiena” bezpieczeństwa danych jest niezwykle ważna w przypadku firm prawniczych oraz współpracujących z nimi partnerów, podwykonawców, ekspertów i innych osób.
Rozwiązaniem jest pozostająca pod pełną kontrolą i zapewniająca bezpieczny dostęp do plików „chmura w kieszeni”, którą można nosić ze sobą bez obaw o jej zgubienie lub kradzież.
